Lorsqu’on travaille dans Excel, on souhaite toujours que les choses soient faites le plus rapidement et efficacement possible, sans perte de temps ni frustration. Cependant, il arrive souvent qu’Excel ne soit « pas coopératif » ou même que vous ne sachiez plus « où peut bien se cacher cette fonction ». Cela vous rappelle quelque chose ?
Il est grand temps de découvrir ces fonctionnalités pratiques d’Excel qui vous aideront sans aucun doute à tirer un meilleur parti du logiciel
1. Tell me
Quoi ?
« Dites-nous ce que vous voulez faire en Excel » : cette fonctionnalité se trouve en haut, à droite du ruban. Il s’agit simplement d’un champ de recherche dans lequel vous pouvez saisir une demande ou une commande. Elle vous suggère les fonctions ou commandes qui correspondent le plus à ce que vous recherchez. Il s’agit donc d’un raccourci pratique et brillant.
Comment ?
- Cliquez près de l’ampoule en haut dans le ruban.
- Saisissez une demande ou une commande, par exemple « Pivot ».
- Une liste de suggestions parmi lesquelles vous pouvez faire votre choix apparaît et vous permet d’accéder directement à la fonctionnalité souhaitée ou d’obtenir de l’aide pour un certain sujet.
2. Recherche intelligente
Quoi ?
La fonction Recherche intelligente est également appelée « Insights ». C’est en quelque sorte la « fonction Wikipédia » d’Office.
Comment ?
- Placez votre curseur sur un mot ou surlignez une phrase dans votre tableur.
- Faites un clic droit, sélectionnez « Recherche intelligente » dans la liste déroulante ; la fenêtre Insights s’ouvre à droite et vous fournit plus de photos et d’infos sur le sujet que vous avez sélectionné (puisées dans Bing, Wikipédia…).
3. Prévision
Quoi ?
Imaginez : vous avez une série de données liées entre elles par une chronologie et que vous pouvez placer sur une ligne temporelle. Et si vous pouviez, sur la base de ces données historiques, faire des prévisions en un seul clic en Excel ? Par exemple, calculer un pronostic ou un chiffre d’affaires attendu sans trop de calculs compliqués ? C’est à cela que sert la fonction Prévision. C’est cependant à vous de déterminer l’intervalle (mois, semaines…). Vous pouvez également choisir la manière dont les résultats seront affichés : graphique linéaire, graphique en colonnes… Brillant, n’est‑ce pas ?
Comment ?
- Placez votre curseur dans la liste ou le tableau avec les valeurs.
- Allez dans l’onglet « Données ».
- Choisissez l’option « Feuille de révision ».
Une fois dans le graphique, vous avez encore la possibilité de passer d’un graphique linéaire à en colonnes ou vice-versa ainsi que de définir la date limite (année/mois/semaine) de votre prévision.
4. Outils d’Analyse rapide
Quoi ?
Les outils d’Analyse rapide offrent un réel gain de temps. Ils permettent d’analyser vos données rapidement et simplement à l’aide de divers outils Excel, regroupés dans un seul menu.
Comment ?
- Une fois votre tableau de données complété, sélectionnez tout ce que vous souhaitez analyser.
- Vous verrez apparaître, dans le coin inférieur droit de votre sélection, une icône avec un symbole d’éclair.
- Si vous cliquez dessus, vous verrez apparaître un menu pop-up avec plusieurs options de traitement de votre tableau de données : format, graphiques, tableaux croisés dynamiques, totaux…
5. Supprimer les doublons
Quoi ?
Les doublons peuvent poser des problèmes lorsqu’on travaille avec des fichiers volumineux. Ce qui ressemble à une liste de 1 000 éléments peut n’en comporter que 70 si l’on supprime les doublons. Auparavant, il existait la fonction « EXACT » mais, depuis quelques années, Excel propose un outil simple qui supprime pour vous les valeurs doubles et assure que vous ne conserviez que des valeurs uniques. Attention, cet outil ne supprime que les doublons « exacts ».
Comment ?
- Placez-vous sur n’importe quelle cellule de votre liste ou tableau
- Allez dans l’onglet « Données » et choisissez, dans la partie « Outils de Données », l’option « Supprimer les doublons »
- Indiquez dans la fenêtre de choix dans quelle(s) colonne(s) les doublons doivent être supprimés
- Cliquez sur « OK »
- Une fenêtre d’information apparaît et indique le nombre de valeurs restantes (et supprimées)
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