Profitez encore plus d’Excel grâce à ces 7 fonctionnalités

Profitez encore plus d’Excel grâce à ces 7 fonctionnalités
Vous avez besoin d’aide pour apprendre certaines fonctions utiles d’Excel qui vous font gagner du temps ? Voici une liste de 7 fonctionnalités incontournables.

Microsoft Excel possède de nombreuses fonctionnalités qui peuvent faciliter vos tâches professionnelles. On ne présente plus les graphiques Excel, qui constituent un moyen pratique de visualiser des données. Mais Excel comporte des centaines d’autres fonctions que vous n’utilisez peut-être pas encore ou dont vous ignoriez l’existence. Les 7 fonctionnalités ci-dessous sont des fonctions de base bien connues d’Excel que vous avez peut-être déjà utilisées pour gagner du temps. Mais elles incluent toutes de nombreuses possibilités que vous pouvez encore découvrir.

1. Formules Excel

La base de toute feuille de calcul Excel, ce sont les formules et les fonctions. La puissance de calcul d’Excel permet d’effectuer des calculs complexes pour des centaines, voire des milliers de lignes de données en une fraction de seconde. SUM (SOMME) est probablement le plus connu. D’autres fonctions peuvent néanmoins vous aider à rechercher une valeur particulière, comme VLOOKUP (RECHERCHEV).

Bon nombre de ces formules existent depuis longtemps, mais Microsoft introduit une nouvelle fonctionnalité tous les deux ans, comme les tableaux dynamiques qui permettent de répartir le résultat d’une formule sur plusieurs cellules. Parmi les quelque 500 formules différentes, il y en a sans doute certaines que vous ne connaissez pas encore mais qui pourraient vous être très utiles.

2. Tableaux et filtres Excel

La possibilité d’utiliser des tableaux et des filtres est une autre fonctionnalité clé d’Excel. Grâce aux tableaux et filtres, vous pouvez organiser et isoler automatiquement vos données. Cela vous évite de devoir tout copier manuellement et réduit le risque d’erreurs.

Les tableaux vous permettent également d’en tirer meilleur parti qu’il n’y paraît à première vue. Vous pouvez activer automatiquement des filtres pour un tableau, intégrer des formules toutes les quelques lignes, renvoyer à des colonnes entières… Une fois que vous aurez maîtrisé toutes les possibilités de gain de temps offertes par les tableaux et filtres, vous pourrez fournir rapidement des rapports et analyses précis avec les données requises.

3. Tableaux croisés dynamiques

Leur nom suggère qu’il s’agit de tableaux très complexes. La plupart des utilisateurs d’Excel ne les utilisent donc pas. Or, les tableaux croisés dynamiques ne sont pas du tout compliqués. Ce sont essentiellement des rapports de synthèse qui ne nécessitent aucune formule. Quelques clics et glissements vous permettent d’obtenir un tableau de bord interactif avec des graphiques et filtres.

La faible courbe d’apprentissage des tableaux croisés dynamiques d’Excel facilite le passage à des outils de business intelligence plus avancés tels que Power Pivot, Power BI, Tableau et bien d’autres.

4. Power Query

Power Query est une autre paire de manches. Cet outil d’automatisation des données est utilisé pour préparer et importer des données dans Excel ou Power BI. Il est également un peu plus complexe, du moins si l’on en croit l’interface utilisateur déroutante. Mais l’automatisation permise par Power Query en vaut la peine, surtout si vous analysez des données. Et ici aussi, aucune connaissance en codage n’est requise. Une fois familiarisé(e) avec l’interface, vous pourrez nettoyer et transférer les données en quelques clics.

Power Query effectue en 5 minutes ce que vous pourriez réaliser en 4 à 8 heures sans automatisation. Le temps ainsi gagné peut alors être consacré à des tâches plus agréables et utiles. Il exclut également les erreurs humaines et réduit le stress. Il est donc plus qu’indiqué de se familiariser avec cet outil.

5. Formatage conditionnel

Cette fonctionnalité d’Excel vous permet de conditionner la mise en forme des cellules. Selon qu’un objectif a été atteint ou non, Excel peut automatiquement donner une couleur à une ligne. Si les valeurs changent, Excel ajustera lui-même la couleur. Avec des possibilités infinies à la clé.

Un avantage évident du formatage conditionnel est qu’il rend vos données plus lisibles. En un coup d’œil, vous visualisez les données importantes sans avoir à les filtrer. Une fonctionnalité particulièrement appréciée par vos collaborateurs ou votre patron, qui ne seront pas submergés par la grande quantité de données.

6. Power Pivot

Cet autre outil Excel avancé dont le nom contient le mot « Power » vous permet d’importer de grandes quantités de données provenant de différentes sources, tout en filtrant ces données et en renommant les colonnes et tables. Vous pouvez également l’utiliser pour écrire des formules plus avancées grâce à DAX (Data Analysis Expressions) et pour créer des KPI pour des tableaux croisés dynamiques.

Par exemple, si vous créez plusieurs tableaux pour vos revenus et votre budget, vous pouvez les comparer en fonction des périodes, des départements ou d’autres facteurs. Vous obtiendrez alors des rapports plus détaillés et plus personnalisés si vous les combinez avec les fonctions CUBE dans Excel.

7. Macros et autres codes

Vous pouvez étendre votre expérience d’Excel sans attendre les nouvelles fonctionnalités de Microsoft. Bien sûr, cela nécessite quelques connaissances en codage, car vous devrez travailler avec des macros. Des connaissances en JavaScript et OfficeScript sont également utiles si vous souhaitez ajouter vous-même de nouvelles fonctions. Par exemple, il n’existe pas de macro dans Excel pour créer une table des matières, mais vous pouvez vous en charger.

Cette caractéristique essentielle fait d’Excel un réservoir inépuisable de possibilités. Si vous voulez tirer le meilleur parti d’Excel, il est donc indispensable d’apprendre à travailler avec du code VBA.

Source : excelcampus.com

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Auteur

Elke De Wit est Product Manager des formations et des conférences dans le domaine de la gestion informatique, de la gestion de projets, de développement personnel et du soutien managérial. Elle suit de près les tendances et les évolutions en la matière et conçoit sur cette base des formations et des conférences axées sur la pratique, qui répondent aux besoins actuels des acteurs du marché.

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