Dans le cadre de la formation Manager et coacher des équipes à distance, j’ai reçu une question par e-mail : « Je travaille régulièrement ailleurs que dans mon équipe. Comment maintenir la communication avec mes collaborateurs et faire en sorte que personne ne se sente isolé ? »
1. Dans la mesure du possible, prenez régulièrement le temps de vous entretenir ‘physiquement’ avec chacun. Si les membres de votre équipe travaillent en différents endroits, vous pouvez alterner les lieux de façon, par exemple, à ce que celui ou celle qui travaille de la maison soit l’hôte(sse) de la réunion.
Ce type de réunion doit avant tout oxygéner la collaboration et pallier le sentiment d’isolation. La personne aura ainsi une perspective et se sentira moins isolée à court terme.
Lors de cette réunion, essayez d’éviter de parcourir les tâches à exécuter, et abordez plutôt les points suivants en particulier :
- Comment se sentent les membres de l’équipe ? À quels obstacles se heurtent-ils ? Quelles expériences vivent-ils ? À quel point sont-ils encore motivés ? À quels écueils du travail à distance se heurtent-ils ? Laissez-les partager leurs expériences concluantes et leurs préoccupations.
- Quel soutien pouvez-vous (et les autres) leur apporter ? Quels sont les moyens qui font défaut, d’après eux ? Quelle valeur ajoutée pouvez-vous leur apporter et que représentent-ils les uns pour les autres ?
- Que peut-on améliorer ? Que manque-t-il pour un excellent résultat et une collaboration optimale ? Quels sont les engagements à prendre pour cela ?
- Y a-t-il d’autres sujets dont ils aimeraient parler avec vous ?
2. Utilisez des ‘outils de collaboration’ tels qu’un logiciel de messagerie instantanée pour recréer l’ambiance de la pause-café entre vos collaborateurs et établissez des accords : pourquoi, quand, comment et pendant combien de temps utilisons-nous ce type de canal ? Ce canal et les informations qui y sont partagées doivent avant tout rester informels. N’imposez donc rien, laissez les choses se faire spontanément.
On peut préconiser d’autres outils de collaboration pour les équipes qui travaillent à distance. La formation Manager et coacher des équipes à distance vous en apprendra davantage à ce sujet.
3. Fixez pour chaque membre de l’équipe des objectifs individuels tout en donnant la priorité aux objectifs de l’équipe, de façon à générer davantage d’échanges, de partage, de concertation, de cohésion, d’engagements… entre eux. Cela favorisera l’esprit d’équipe, le partage de connaissances et la dispersion du sentiment d’isolement. Vous ferez donc d’une pierre trois coups !
Gardez par ailleurs à l’esprit qu’un manager ne peut pas toujours se couper en quatre. En guidant votre équipe pour atteindre ses objectifs, vous déléguerez à l’ensemble de l’équipe. Vous pouvez personnellement superviser à distance et intervenir aux moments opportuns.
4. Impliquez les gens. Créez un réseau avec d’autres managers pour pouvoir épauler vos équipes mutuelles là où vous êtes présents. Cela n’est bien entendu possible que pour des collègues qui travaillent dans d’autres bureaux de l’entreprise.
Vérifiez à quel moment vos supérieurs hiérarchiques sont présents sur le lieu de travail de votre équipe, et demandez-leur de nouer davantage de contacts avec vos collaborateurs et de les encourager.
5. Faites de la pub pour votre équipe et veillez à sa visibilité, par exemple en faisant publier un article à son sujet dans le journal du personnel ou en lui laissant apporter une contribution dans un canal de média social interne tel que Yammer. Vous créerez ainsi une implication et un lien avec le reste de l’entreprise.
6. Attribuez à votre équipe un score pour les compétences ‘prise de liberté’ et ‘besoin de contacts sociaux’. Effectuez au préalable une analyse de risque de façon à identifier de manière proactive les personnes qui courent davantage de risques en la matière. Demandez également à vos collaborateurs de s’attribuer un score sur ces compétences. Vous pourrez ainsi comparer et vérifier si vous percevez les choses de la même manière. Il s’agit aussi d’une bonne amorce pour un entretien individuel approfondi avec chaque membre de l’équipe.
Vos collaborateurs doivent également posséder 10 autres compétences pour pouvoir bien travailler à distance. Vous les découvrirez en suivant la formation Manager et coacher des équipes à distance.
7. Planifiez dans votre agenda des entretiens téléphoniques individuels avec chacun. N’oubliez personne. Déterminez vous-même la fréquence, mais selon leurs besoins. Pas de nouvelle n’est pas toujours synonyme de bonne nouvelle !
Sachez que lors de ces contacts téléphoniques, vous allez devoir faire jouer bien plus votre intelligence émotionnelle. Vous devez en effet pouvoir entendre les NON-DITS et donc déceler les signaux non verbaux. Il est important de bien écouter, interroger, sonder, tester, répéter et résumer… Évitez le style inquisiteur avec des questions telles que ‘Où es-tu ?’ ou ‘Que fais-tu’ et préférez celles du type ‘En quoi puis-je t’aider ?’.
8. Soyez attentif aux (brusques) changements de comportement. Veillez à observer attentivement pour pouvoir identifier rapidement tout changement au niveau des éléments suivants :
- résultats : oublis fréquents, erreurs récurrentes, manque de précision, travail bâclé
- implication : maladie, congé de dernière minute, absence lors des téléconférences et réunions d’équipe, arrivée tardive ou départ anticipé, refus de rester pour un ‘drink’…
- attitude de fuite ou report à plus tard : le collaborateur est difficilement joignable, sa ligne est toujours occupée, il n’a pas de temps à vous consacrer pour un entretien en face à face…
- temps de réaction : on met du temps à répondre à vos messages
Si vous constatez un ou plusieurs de ces changements, réagissez rapidement, de préférence en proposant un entretien individuel en vue d’essayer d’identifier les causes.
