Accueillir un nouveau collaborateur… à distance

by Sabine Tobback
Accueillir un nouveau collaborateur... à distance

À l’heure du coronavirus, diriger une équipe n’est pas toujours évident. Avec l’augmentation du nombre de personnes en télétravail, comment faire pour diriger l’équipe à distance ? Comment améliorer la cohésion de l’équipe lorsque ses membres sont dispersés ? Il existe plusieurs pistes : utiliser la technologie, communiquer efficacement, partager son agenda et rester joignable. Vous pouvez aussi garder un bon contact avec vos collaborateurs en faisant preuve de compréhension et en prenant le temps de discuter avec eux. Mais comment s’assurer que les nouveaux collaborateurs s’intègrent bien et qu’ils soient rapidement opérationnels ? Est-ce possible même à distance ? Mettez vos préjugés de côté et découvrez nos 15 conseils concrets à ce sujet.

Séparés par la distance, reliés par l’interaction.
Sabine Tobback

Comment intégrer au mieux un nouveau collaborateur lorsque tout le monde est en télétravail ? Sabine Tobback, formatrice pour NCOI, est régulièrement confrontée à cette question pendant la formation « Manager et coacher des équipes à distance ». « Cette semaine, un responsable m’a raconté qu’il s’était rendu au bureau à 5 heures du matin pour rencontrer un nouveau collaborateur, avant d’enchaîner avec toutes ses réunions du jour. Chaque fois que je cherche à comprendre ce qui rend la chose si complexe, deux axes semblent entrer en jeu. »

D’une part, il existe un certain nombre de suppositions et d’idées reçues autour de l’onboarding à distance ; d’autre part, le manque de connaissance, d’expérience et/ou d’exemples positifs peut créer un blocage. Les deux se renforcent mutuellement, de sorte que les responsables n’envisagent même pas d’autres solutions.

Voici quelques exemples d’idées reçues :

– Il est impossible d’intégrer un nouveau collaborateur à distance
– Vous devez être en face de la personne pour lui expliquer tout comme il se doit
– Vous devez être à côté de la personne pour lui montrer ce qu’elle doit faire

Ces idées reçues vous poussent en effet à adapter votre planning et à vous précipiter au bureau en bravant les mesures de sécurité actuelles. Tant que vous continuerez à y croire, vous ne parviendrez pas à vous ouvrir à d’autres méthodes, à donner leur chance aux nouvelles technologies ou à impliquer d’autres personnes dans le processus.

Il faut donc en priorité s’attaquer à l’axe des suppositions et des idées reçues. Comment ? De par mon expérience de coach, je sais que pour convaincre quelqu’un qui ne croit absolument pas au processus d'intégration à distance, il ne suffit pas de proposer une liste de méthodes. Il vaut mieux s’intéresser aux motifs sous-jacents qui alimentent cette croyance. Certains des motifs les plus récurrents sont le perfectionnisme, le besoin de tout contrôler seul ou encore la peur de l’échec.

Dès que les idées reçues ont été abordées, on peut commencer à travailler sur les méthodes et les outils.

Comment assurer l’onboarding d'un nouveau collaborateur à distance ?

Vous trouverez ci-dessous 15 conseils concrets pour réussir un onboarding à distance :

1. Élaborer un plan d'intégration avec des étapes et des objectifs clairs, dans lequel interviennent différents membres de l’équipe. Proposer au nouveau collaborateur de faire un compte-rendu de ses acquis, de son expérience et de ses questions lors d’une réunion avec l’équipe.

2. Fixer les attentes, les objectifs SMART et les accords de manière claire. Définir un cadre pour la collaboration : que peut-on faire ou pas, comment communiquer avec l’équipe, comment faire des rapports…

3. Instaurer la confiance, rassurer le collaborateur en lui expliquant qu’il est normal qu'il ne connaisse pas tout et qu’il a le droit de se tromper.

4. Pour chaque domaine de connaissance, définir un point de contact unique à qui le collaborateur peut adresser ses questions. Établir un planning pour faire en sorte que le nouveau collaborateur ait chaque jour une conversation avec au moins une de ces personnes de référence.

5. Instaurer le système de parrainage : le collaborateur se voit attribuer un mentor vers lequel il peut se tourner en plus de vous, du point de contact unique et des autres membres de l’équipe.

6. Demander au collaborateur arrivé en dernier au sein de l’équipe d’aider la personne si nécessaire.

7. Vérifier le bon déroulement de l’intégration en prévoyant chaque jour deux entretiens courts (10 à 15 minutes), un au matin et un en fin de journée.

8. Utiliser les outils en ligne pour centraliser toutes les procédures et les opérations et les rendre totalement accessibles à distance.

9. Faire participer directement le nouveau collaborateur aux réunions avec l’équipe. Améliorer ces réunions en les rendant plus interactives et en variant les formats ; briser la glace, motiver l’équipe, et ainsi créer des liens.

10. Proposer des tutoriels vidéo et des modules d’apprentissage en ligne sur différents thèmes.

11. Utiliser des plateformes numériques telles que TEAMS, Webex et ZOOM, et allumer la webcam pendant les conversations. Créer un groupe de discussion « pause-café » sur WhatsApp pour partager des photos, des vidéos, des blagues ou des anecdotes de manière informelle.

12. Enregistrer une capsule vidéo dans laquelle le CEO souhaite la bienvenue au collaborateur et lui explique sa vision et les valeurs de l’entreprise.

13. L’intégration d'un nouveau collaborateur offre aussi une occasion unique de connaître sa perception de l’entreprise, de l’équipe, et de chaque membre individuellement. Une fois l’employé intégré, il adoptera votre vision et votre approche. N’hésitez donc pas à lui demander un retour quant à sa propre vision.

14. Évaluer le plan d'intégration en permanence et l’adapter en fonction des besoins du collaborateur et de son rythme d’apprentissage.

15. Demander au nouveau collaborateur de documenter son processus d’apprentissage pour qu'il puisse être mis à la disposition de futurs collaborateurs. Ceci peut aussi se révéler utile pour la mise en place d’une rotation des postes ou de sauvegardes.

Source: Sabinetobback.be

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Travail à domicile, projets internationaux, télétravail… À l’heure actuelle, la gestion d'une équipe passe souvent par le virtuel. Comment vérifier ce que fait votre équipe ? Comment être certain que les tâches attribuées ont bien été comprises ? Comment établir un lien de confiance ? En tant que coach « virtuel », vous êtes chaque jour confronté à ce type de questions. Cette formation vous expliquera comment éviter les pièges que vous rencontrez.

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