Nous voulons tous être les plus performants possible, surtout si nous avons de nombreuses tâches à mener à bien. Mais comment les effectuer par ordre d’importance ?
Choisissez vos batailles !
Avant de commencer une tâche, demandez-vous : « Quels efforts cette tâche exige-t-elle et quel en est l’impact immédiat ? » Cette analyse impact versus efforts permet de déterminer rapidement les tâches qui ont le plus grand impact immédiat et exigent le moins de temps.
Par exemple, vous devez gérer chaque jour une boîte à messages qui déborde mais aussi rédiger un post de blog. Que faire en premier lieu ? Une analyse rapide impact/efforts révèle que parcourir plus de 30 courriels exige de grands efforts mais n’a qu’un impact limité sur le succès de votre journée. En revanche, rédiger un post de blog exige plus d’efforts mais produit également un impact plus important.
Vous voulez fixer rapidement et correctement vos priorités sur votre ‘to do’ liste et disposez de 2 minutes pour ce faire ?
Effectuez une analyse impact versus efforts en suivant les étapes ci-dessous :
1. Rédigez votre ‘to do’ liste
Rédiger concrètement votre ‘to do’ liste vous aide à déterminer les 5 à 10 tâches principales d’une journée en particulier. Les études montrent que si nous couchons sur papier nos objectifs, nous avons plus de chances de les réaliser. Avec une liste claire sous les yeux, vous ne perdez pas de temps à réfléchir à votre emploi du temps. 
2. Classez les tâches selon leur impact et les efforts exigés
Classez les différentes tâches de votre ‘to do’ liste en fonction de leur impact et des efforts qu’elles exigent. Vous pourrez déterminer sur cette base les tâches cruciales et adapter votre liste.
Vous pointez ainsi 4 types différents de tâches, occupant chacun un quadrant séparé :
3. Commencez par les tâches à impact élevé et à efforts faibles
En vous concentrant d’abord sur les objectifs à impact élevé et à efforts faibles, vous engrangerez davantage de ‘succès’ dans la première partie de votre journée et pourrez ainsi mener à bien plus rapidement les objectifs à efforts élevés. Les études montrent que si nous réalisons plusieurs petits objectifs, nous pouvons ensuite effectuer plus facilement des tâches plus importantes.
4. Ensuite, attaquez-vous aux tâches à impact élevé et à efforts élevés
Avoir mené à bien les tâches précédentes vous a donné du cœur à l’ouvrage. Vous pouvez passer ensuite, gonflé à bloc, aux objectifs à impact et efforts élevés. Ces tâches sont souvent plus difficiles mais leur impact exige qu’elles soient abordées le plus vite possible.
5. Concentrez-vous ensuite sur les objectifs à impact faible et à efforts faibles
Après une longue journée consacrée aux tâches précédentes, penchez-vous sur les tâches à impact et efforts faibles. C’est le moment idéal, par exemple, de répondre à vos courriels et de structurer votre boîte à messages, de ranger votre bureau et de programmer des réunions pour la semaine prochaine. Des tâches à impact et efforts faibles sont faciles à réaliser. Vous en viendrez donc à bout de main de maître.
6. Enfin, passez aux objectifs à impact faible et à efforts élevés
Il existe également des tâches qui exigent beaucoup de travail mais qui ne rapportent pas grand-chose. Pour ce type de tâche, il importe de les mener à bien régulièrement et non pas de les effectuer à la suite l’une de l’autre, pour ne pas perdre l’énergie nécessaire aux autres tâches et avoir quand même le sentiment que votre journée a été très utile.
Être productif consiste à gérer son temps le mieux possible. En appliquant à toutes vos tâches une analyse impact versus efforts, vous pouvez laisser de côté les tâches peu importantes et vous concentrer sur les objectifs cruciaux de la journée.
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Source : HubSpot’s Sales Blog
