Les médias sociaux déterminent le succès des événements et meetings

by Elke De Wit

Les médias sociaux renforcent les meetings, moments d’apprentissage et événements… à condition de les utiliser intelligemment. Nous avons lu pour vous un livre bourré de trucs et astuces, qui nous a révélé les atouts cachés des médias sociaux pour les meetings de demain.

Dans un précédent post, je vous expliquais comment Maarten Vanneste préconisait de meilleures réunions à travers The Tweeting Meeting crowdsourcing. Aujourd’hui, je vais vous montrer comment mieux tirer profit des meetings, moments d’apprentissage et événements à l’aide des médias sociaux.

 

Avantages
Les médias sociaux se révèlent un outil innovant pour les organisateurs de salons et d’événements. Ce qui n’était au début qu’un outil de partage d’information est devenu une véritable philosophie qui apporte du changement dans l’entreprise. Les médias sociaux invitent à écouter, partager, apprendre et associer différemment, et ce dans divers domaines : extension de marque et publicité, accès à des fichiers de membres ou clients en ligne, service clients en temps réel, collaboration à des objectifs éducatifs, promotion & RP, réduction des coûts et événements verts. Il ne manque qu’une feuille de route pour implémenter, entretenir et évaluer correctement les médias sociaux. Maarten Vanneste énumère 8 éléments qui doivent figurer sur cette feuille de route :
1. Fixez vos objectifs
2. Déterminez les plates-formes de médias sociaux en phase avec vos visiteurs et mesurez les résultats
3. Encouragez les visiteurs à opérer en réseau avec des ‘pairs’
4. Disposez des outils de médias sociaux sur et autour de la zone événementielle : écrans, tablettes…
5. Générez du trafic en offrant du contenu
6. Récompensez vos suiveurs les plus actifs
7. Choisissez les bons outils pour mesurer et surveiller les conversations
8. Intégrez vos suiveurs dans une base de données

 

Questions-clés
Une stratégie de média social exige planification et implémentation. Posez-vous d’emblée les bonnes questions : Qui est responsable de la stratégie ? Quel est le groupe cible ? Quel est le message ? Comment mesurer le succès ? Quelles sont les plates-formes ? Comment surveiller les conversations ? Quel est le contenu (blog, tweets, webcasts…) ? Qui réagit (c’est-à-dire) ? Qui poste du contenu ? Comment le contenu est-il partagé ? Comment réagir face aux réactions négatives ? Quelles annonces, quels messages RP et autres incitants je diffuse ? Quel lien y a-t-il avec l’univers hors ligne ? De quelles ressources internes dispose-t-on ? Quels sont les instruments et méthodes de mesure du ROI et du ROE ?

 

La règle d’or
Les questions fusent. Mais c’est inévitable pour atteindre le succès. Car il n’y a qu’une seule règle d’or : You get out, what you put in it! En rassemblant ces questions-clés, vous obtiendrez quatre éléments-clés. Le premier concerne le temps, le deuxième les ressources humaines, le troisième l’aspect financier et enfin, vient la patience : être à l’écoute et asseoir sa présence sur les médias sociaux, cela requiert une certaine assiduité. Créer une communauté ne se fait pas du jour au lendemain. Parfois, il faut plusieurs années ! Entre-temps, n’oubliez pas que les ressources humaines contribuent au développement de la communauté et à la gestion des relations. Les organisations ont besoin d’un coordinateur (interne) et de personnes (internes/externes) motivées pour dresser les objectifs et les lignes directrices des médias sociaux.

 

La stratégie prime sur les outils
La stratégie ad hoc est plus importante que le choix des outils. Quelle est votre capacité d’adaptation ? Ceux qui saisissent rapidement les avantages des nouveaux outils de médias sociaux augmentent leurs chances de réussite. Cela accélère la conversion des outils de réseau en outils d’apprentissage et favorise la collaboration. La participation et l’implication augmentent, les sponsors et organisateurs d’événements prennent part aux conversations au lieu de se borner à faire de la promotion pure et simple.

Faire appel à Internet pour promouvoir un événement et attiser la prise de conscience publique, cela permet d’acquérir une longueur d’avance. Mais la promotion ne suffit pas. L’organisateur doit développer une offre avant, pendant et après l’événement ! Montrez aux absents ce qu’ils ont manqué à l’aide du webcasting. Des outils tels que les systèmes vocaux, les chats, le messaging ou les e-posters accentueront votre interaction. La dernière heure du site Web définitif a sonné…

Pour survivre, vous devez créer une communauté, puis l’alimenter via les médias sociaux. Ces derniers vont-ils remplacer les sites Web événementiels ? Pour certaines entreprises, la page Facebook devient plus importante que le site Web. Les mises à jour apparaîtront d’abord sur cette page Facebook, puis sur le site Internet.

 

Réseaux sociaux
Ce n’est pas un hasard si les médias sociaux sont également appelés ‘réseaux sociaux’ ! Les outils permettant de créer des relations sont sophistiqués, mais l’idée à la base ne change jamais : l’idéal est que deux individus trouvent leur égal et s’aident mutuellement. Qu’ils s’aident à réaliser leurs objectifs réciproques. En vous positionnant comme une ‘ressource’, vous ajouterez de la valeur à la relation ! Et au niveau des organisations ? Elles doivent bien saisir les médias sociaux en rapide évolution et identifier comment les utiliser au mieux. Les sponsors doivent quant à eux savoir que pour un événement, il importe de tisser des relations avec les visiteurs.

 

Quels médias sociaux ?
Maarten Vanneste cite des exemples concrets. Twitter vous permet de créer une relation à partir de 140 signes. La difficulté consiste à trouver des âmes sœurs. En tant qu’organisateur, vous pouvez participer à tout moment à la conversation. Facebook est certes l’outil de réseau le moins efficace, mais il peut contribuer à la promotion d’un événement.

 

LinkedIn
LinkedIn
vous permet d’améliorer la visibilité de votre événement et donc de booster le taux de participation. Utilisez activement LinkedIn : lancez-vous à la recherche de votre public cible. Pour un événement, déterminez votre public cible à l’aide d’une série de paramètres. Partagez cette information avec tous ceux qui sont concernés par le projet. Suggérez une ‘recherche avancée’ sur la base de ces paramètres et demandez à vos relations de vous présenter au public cible. Demandez à ce que ces personnes soient invitées à l’événement. Vous avez déjà organisé un événement similaire ? C’est généralement le cas dans le cadre d’événements de grande ampleur. Demandez aux participants du premier événement de faire connaître le deuxième. Cherchez des groupes LinkedIn dotés du même groupe cible et envisagez ensemble les possibilités de vous/les faire connaître.

Plus d’idées ? Utilisez efficacement le réseau du deuxième degré ! Dès qu’un participant s’inscrit, confirmez sa présence via l’événement LinkedIn. Le réseau de ce participant prendra ainsi connaissance de l’événement à son tour. Les participants potentiels sauront qui ils sont susceptibles de rencontrer. Ajoutez l’événement à leur profil LinkedIn et s’il existe un groupe LinkedIn, invitez-le à adhérer et à participer activement (et encouragez le covoiturage).

Enfin, utilisez LinkedIn pour votre propre réseau. Connectez-vous avec les participants à vos événements, recherchez des personnes susceptibles d’être intéressées parmi leur réseau. Appelez les participants et demandez-leur de vous indiquer des personnes (maximum cinq, par exemple) de leur réseau qui pourraient être intéressées par l’événement. Demandez-leur ensuite de vous les présenter. Et invitez ces personnes à l’événement.

 

Twitter
Twitter est un autre média, dont l’utilisation présente d’autres avantages. Maarten Vanneste renvoie à une étude sur 10 événements, qui ont généré 31 442 tweets de la part de 9736 twitteurs et des résultats remarquables.

Il y avait au départ plus de twitteurs que de visiteurs. Et pour cause, certains sujets ont été abordés dans des groupes de discussion sur Twitter. 18 % des tweets ont été écrits avant l’événement, 60 % pendant l’événement et 20 % après. Fait intéressant : le chargement de contenu en ligne après l’événement a généré de nouveaux tweets et discussions.

Tous les twitteurs présentent-ils le même intérêt ? 35 % des twitteurs, les ‘power users’, sont à l’origine de 80 % des tweets (et donc du contenu). Ils comptent de nombreux suiveurs et sont donc très influents en ligne. Les power users constituent de bons indicateurs pour les sujets en vogue et une source fiable d’information pour les autres. Les organisateurs doivent bien surveiller ce groupe.

Les ‘random users’ doivent quant à eux être encouragés à twitter. Adressez-vous à eux de manière directe et entamez la conversation. Les random users sont contents quand ils remarquent que leurs tweets sont lus, ce qui génère de nouveaux tweets…

La conclusion de tout cela ? Offrez du contenu à vos twitteurs, postez du contenu après coup, y compris celui qui n’était pas présent lors de l’événement. Ce n’est pourtant pas sans risque : cela minimise l’exclusivité de l’événement pour les participants. Assurez-vous toujours que la participation vaille la peine. Vous pouvez aussi jouer la carte ludique : transmettez des codes aux amis et collègues et offrez un bonus à ceux qui s’inscrivent.

 

Médias sociaux = nouvelle langue
Twitter, LinkedIn, Facebook… : les outils de médias sociaux peuvent être considérés comme une nouvelle langue, que l’on acquiert via un processus d’apprentissage. Apprendre une nouvelle langue à quelqu’un n’est pas facile et requiert du temps, de l’énergie et de la volonté. Or, dans le cas des outils de médias sociaux, il ne faut pas oublier que les gens disposent réellement de l’énergie, de l’esprit et de la force. Ce sont eux qui font des médias sociaux ce qu’ils sont !

 

Par conséquent…
Que pouvons-nous déduire de tout cela ? Les organisations survivent et se développent en anticipant les changements, en adaptant les processus et procédures. Une bonne culture d’entreprise et une bonne communication (du changement) soutiennent le changement, comme vous avez pu le lire dans un précédent blog. C’est pareil pour les meetings et événements : les générations Y et Z sont là, tenez-en compte. C’est ainsi qu’on assiste désormais à l’attendee generated content (contenu généré par le public), grâce aux tout nouveaux médias sociaux.

Faisons-nous suffisamment attention à ceux qui assisteront à nos événements ou meetings dans les années à venir ? Qui sont-ils ? Qu’attendent-ils des événements et meetings ? Auprès de la génération Z en particulier, il faudra renoncer à l’approche traditionnelle en matière d’événements et meetings. La vitesse à laquelle cette génération entend assimiler l’information va continuer à s’accélérer. Des présentations (‘monologues’) de 45 minutes ? Laissez tomber ! Tout doit se faire en ligne et cette génération recherche lors des meetings des informations manquantes ou complémentaires. Merci, Internet. Pecha Kucha is here to stay : des présentations concises, vives et rapides de cinq à maximum sept minutes. Les participants décident eux aussi du contenu, ou même de parties de la présentation. Be prepared!

 

 

En savoir plus
Si vous avez envie de lire le livre de Maarten Vanneste, jetez un œil ici.

 

Comment gérer les outils éditoriaux et sociaux en ligne ?
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