5 conseils clés pour mieux exploiter Excel

by NCOI Learning Team

Vous utilisez Excel tous les jours, mais vous avez l’impression de perdre un temps précieux parce que vous ne connaissez plus les astuces et fonctions les plus pratiques ? Voici nos conseils de pros pour gagner du temps et être plus efficace sur Excel.

1. Changer la couleur d’une cellule en fonction de sa valeur

Savez-vous qu’il est possible d’afficher des cellules dans la couleur de votre choix en fonction de certains critères, par exemple en fonction de la valeur qu’elles contiennent ?

Comment faire ?

Sélectionnez les cellules dont vous souhaitez modifier la couleur. Dans la barre d’outils Accès rapide, allez dans ‘Mise en forme conditionnelle’ sous l’onglet ‘Accueil’. Choisissez ensuite ‘Règles de mise en surbrillance des cellules’. À l’aide des options ‘Supérieur à…’ ou ‘Inférieur à…’, vous pouvez par exemple colorer une cellule en vert ou en rouge si le chiffre est supérieur ou inférieur à la valeur choisie.

 

2. Une simple pression sur une touche pour répéter votre dernière action

Connaissez-vous ce raccourci clavier très pratique qui vous permet de répéter la dernière action effectuée dans Excel ?

Exemple :

Vous venez de modifier la police de caractère et la couleur du texte dans plusieurs cellules. Et vous souhaitez appliquer ces mêmes options à une autre cellule ? Positionnez-vous dans cette cellule et appuyez tout simplement sur la touche F4.

 

3. Personnaliser la barre des tâches ou y ajouter des commandes courantes

Vous avez la possibilité d’ajouter des icônes dans votre barre des tâches (ou barre d’outils Accès rapide) en fonction des commandes que vous utilisez le plus souvent.

Exemple :

Vous souhaitez ajouter la commande ‘Insérer un tableau croisé dynamique’ pour ne plus devoir passer par le menu ‘Insérer’ et pouvoir directement créer vos tableaux croisés dynamiques.

Comment procéder ?

Positionnez votre curseur dans un espace vide au-dessus de la barre des tâches (ou barre d’outils Accès rapide) et cliquez sur le bouton droit. Dans le menu qui apparaît, choisissez ‘Personnaliser la barre d’outils Accès rapide…’ et cliquez sur ‘Ajouter >>’. Vous avez ensuite le choix de faire apparaître l’icône dans cette feuille de calcul uniquement ou dans tous vos documents. Choisissez l’emplacement de l’icône dans la barre d’outils en cliquant sur les flèches vers le haut ou vers le bas. Appuyez sur OK, votre icône apparaît désormais dans votre barre d’outils Accès rapide.

 

4. Supprimer les doublons

Excel propose une fonction pratique qui permet de supprimer les doublons.

Comment procéder ?

Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez supprimer les données qui apparaissent en double. Dans la barre d’outils, cliquez sur l’onglet ‘Données’. Sous ‘Outils de données’, cliquez sur ‘Supprimer les doublons’.

Les cellules contenant des données en double seront supprimées et la liste sera raccourcie.

 

5. Nouvel utilisateur d’Excel 2010 ?

Vous ne vous y retrouvez pas encore très bien dans Excel 2010 ?

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