Des conseils pour Exceller en Excel

by Elke De Wit

Nous avons réuni pour vous une série de petits conseils pratiques qui vous permettront vite de travailler plus efficacement dans Excel.

 

1. Copier la largeur d’une colonne

Vous souhaitez que toutes vos colonnes aient la même largeur que l’une d’entre elles ? Saviez-vous que vous pouviez utiliser l’option copier/coller pour effectuer cette opération ?

Comment ?

Sélectionnez la colonne dont vous désirez reproduire la largeur. Faites un clic droit sur la colonne. Choisissez « Copy » dans la liste. Sélectionnez les colonnes dont vous désirez modifier la largeur. Faites à nouveau un clic droit. Dans les options « Paste », sélectionnez « Column Widths ».

 

2. Ajouter une capture d’écran

Vous souhaitez ajouter dans une feuille Excel la capture d’écran d’un autre fichier / programme que vous avez ouvert. Facile ! Vous n’aurez même pas besoin d’utiliser le bouton « Print Screen ».

Comment ?

Allez sur l’onglet « Insert » et sélectionnez l’option « Screenshot ». Vous obtiendrez alors la liste de tous les autres programmes ou fichiers ouverts pour le moment. Choisissez la capture d’écran que vous souhaitez insérer. Vous pourrez ensuite l’éditer (modifier la taille, couper, etc.)

 

3. Créer un modèle à l’aide d’un graphique

Vous savez à quel point il est fastidieux d’uniformiser la mise en page de différents graphiques de manière à ce qu’ils aient tous les mêmes caractéristiques (taille, lay-out, etc.). Pourtant, enregistrer un modèle de graphique est un jeu d’enfant.

Comment ?

Cliquez sur le graphique pour le sélectionner. Dans la barre, allez sur « Design » et dans « Type », sélectionnez « Save As Template ». Donnez un nom au graphique à cet endroit.

Pour la mise en page du prochain graphique, faites un clic droit et choisissez l’option « Change Chart Type ». Allez en haut à gauche dans « Templates » et sélectionnez le modèle que vous souhaitez appliquer. Excel reprend et applique la mise en page souhaitée au graphique sélectionné.

 

4. Restriction de contenu ou liste

Saviez-vous que vous pouviez limiter le contenu de certaines cellules ou le définir au préalable à l’aide d’une liste ?

Comment ?

Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer une restriction. Allez sur l’onglet « Data » dans la barre d’outils. Sélectionnez « Data Validation ». Sélectionnez dans « Settings » le type de données que vous souhaitez autoriser (par ex. date, nombre…) ainsi que les restrictions ou les valeurs autorisées. Dans « Input Message », créez un message qui apparaitra lorsque l’utilisateur sélectionne ou édite une cellule pour laquelle vous avez défini une restriction. Vous pouvez également utiliser la fonction « Error Alert » pour faire apparaître un message d’erreur lorsque quelqu’un introduit une valeur non valide.

 

5. Modification de la barre d’outils Accès rapide

La barre d’outils Accès rapide est toujours visible en haut de la fenêtre, mais ne contient par défaut que peu de commandes (Save, Back, etc.). Heureusement, vous pouvez facilement y ajouter des commandes que vous utilisez beaucoup ou trouvez utiles.

Comment ?

Faites un clic droit sur l’une des icônes de la barre d’outils Accès rapide et choisissez « Customize Quick Access Toolbar ». Vous obtiendrez par défaut la liste des commandes courantes. Vous pouvez également afficher les listes « All Commands » ou « Commands not in the ribbon ».
Sélectionnez une commande dans la colonne de gauche et appuyez sur le bouton « Add >> ». Vous pouvez également modifier l’ordre des commandes en utilisant les flèches vers le haut et le bas sur le même écran. Vous pouvez aussi parcourir les onglets et les menus et utiliser le clic droit pour ajouter des commandes à la barre d’outils Accès rapide.

 

 

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