Kanban est une méthode visuelle de gestion et de planification de projets destinée à mettre parfaitement en adéquation l’offre et la demande au sein d’une organisation. La méthode met l’accent sur l’efficience et non pas l’abondance. Elle est souvent associée à la production ‘lean’ ou ‘just-in-time’. Au niveau de la gestion de projet, Kanban contribue moins à sa planification qu’à sa réalisation, ce qui présente de nombreux avantages.
Kanban est à l’origine un mot japonais signifiant ‘signal’ ou ‘tableau’. Il désigne à présent une méthode visuelle performante de gestion et de planification de projets. Lancer un tableau Kanban est un jeu d’enfants. Une pile de post-its de couleur, du papier brun et éventuellement du ruban adhésif de peintre : c’est tout ce qu’il vous faut pour préparer votre tableau de base. En quelques étapes, vous voilà donc préparé(e) à appliquer la méthode Kanban. Difficile de faire plus simple.
Toyota à l’initiative
Taiichi Ohno, ingénieur industriel chez Toyota, a été le premier à appliquer la méthode Kanban au fameux système de production de l’entreprise. Il en a eu l’inspiration auprès des supermarchés américains qui ne conservent en stock qu’un certain nombre de produits pour servir les clients le jour même. Les ingénieurs industriels de Toyota voulaient atteindre le même niveau d’efficience sur leur ligne d’assemblage. L’entreprise voulait ainsi réduire au maximum le niveau de ses stocks qui devaient cependant toujours pouvoir répondre à la demande de pièces détachées.
Lorsque d’autres entreprises ont suivi le processus de Toyota, cela a donné naissance au mouvement ‘Lean’ qui s’est étendu très vite au-delà de la production pour concerner d’autres départements et types d’entreprises. Kanban a donc été appliqué au travail n’impliquant aucun stock physique comme le marketing, les soins de santé, la technique, la comptabilité et la gestion de projets.
Un éventail d’avantages
Contrairement aux méthodes de gestion de projets et de production traditionnelles, où les travailleurs effectuent continuellement le plus de travail possible ou sortent le plus grand nombre de produits, Kanban se concentre sur les véritables besoins en temps réel. Grâce à Kanban, l’équipe de projet peut par ailleurs identifier d’emblée ses membres et leurs responsabilités actuelles et déterminer à quel stade de développement chaque partie de projet se trouve à ce moment-là.
Pourvu qu’elle soit appliquée correctement, l’approche Kanban présente de nombreux avantages :
- Une augmentation sensible de la productivité, une meilleure qualité de produit, moins de déchets et un meilleur équilibre travail-vie privée pour l’équipe de projet.
- Un flux continu de valeur ajoutée, du début à la fin, ce qui procure un avantage concurrentiel important dans le monde des entreprises.
- Moins de travail à effectuer – et donc aussi moins de ‘multitasking’, cela permet d’améliorer également la qualité du projet.
- Flexibilité : l’organisation peut changer de cap rapidement, sans gaspiller (ou très peu) d’efforts ou de matériel et ainsi répondre d’emblée à la demande du client.
- Pour l’équipe, une présentation visuelle de son travail du début à la fin, ce qui conduit à davantage de transparence et d’esprit de responsabilité, tout bénéfice pour la qualité de la collaboration.
- Identification des obstacles dans les processus de travail.
- Amélioration permanente grâce aux enseignements tirés des projets.
Pour profiter des avantages susmentionnés, seules deux actions sont nécessaires : introduire un tableau Kanban et changer le comportement de l’équipe et de la gestion du projet.
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Source : projectmanagement.about.com.
