Un tableau croisé dynamique Excel (‘pivot table’, en anglais) vous permet de présenter et d’analyser des données d’une feuille de calcul de façon synoptique. S’il offre de nombreuses possibilités, il arrive que cela ne suffise pas. Mais dans les cas suivants, par exemple, le module d’extension PowerPivot pour Excel peut s’avérer une solution.
1. Une grande quantité de données
Dans les projets complexes, de longue durée ou très vastes, la base de données peut être volumineuse. Dans Excel, une feuille de calcul est limitée à 1.048.576 lignes. Avec PowerPivot, vous n’avez pas cette restriction, de sorte que vous pouvez facilement traiter des listes de données gigantesques.
2. Les données proviennent de sources multiples
Dans Excel 2010 et les versions antérieures, les données sources d’un tableau croisé dynamique sont issues d’un seul et même tableau, qui se trouve généralement dans Excel. Dans PowerPivot, les données d’un seul et même tableau croisé dynamique peuvent provenir de différents tableaux. En outre, chaque tableau peut dériver d’une autre source de données : SQL, fichiers texte, Access… Vos tableaux croisés dynamiques deviennent tout à coup beaucoup plus intéressants !
À partir d’Excel 2013, il est possible de sélectionner plusieurs tableaux pour créer votre tableau croisé dynamique. Pour utiliser toutes les fonctionnalités de PowerPivot, vous devez toutefois activer le module d’extension fourni en standard.
3. Les fonctions normales d’Excel ne suffisent pas
Bien que peu de gens utilisent les fonctions dans les tableaux croisés dynamiques, c’est précisément la force de PowerPivot. Avec PowerPivot, vous pouvez calculer des choses qui ne sont pas possibles dans Excel : faire des comparaisons par rapport aux années, trimestres et mois précédents, présenter un texte comme résultat dans un tableau croisé dynamique…
4. Il vous manque certaines fonctionnalités dans Excel
En termes de fonctionnalités, les possibilités sont aussi bien plus nombreuses dans PowerPivot que dans Excel. Par exemple, vous pouvez définir notamment des KPI. La valeur actuelle est alors comparée avec un objectif que vous avez défini et vous obtenez, comme résultat, une représentation visuelle de la performance. Il est aussi pratique pour créer des hiérarchies. Ainsi, vous voyez immédiatement les données par année-trimestre-mois-jour. Il peut également s’agir d’une hiérarchie géographique : au départ d’un pays, vous zoomez sur les régions, puis les villes. PowerPivot offre encore beaucoup de possibilités de faire des analyses plus facilement et de les présenter de façon plus claire.
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Johan Vermeire est Senior Learning Consultant chez Xylos. Il combine des formations à Excel et Access avec la programmation VBA dans ces progiciels. Il analyse comme personne les besoins (de formation) des petites et grandes entreprises et propose des solutions pour augmenter considérablement l’efficacité et la productivité de ces entreprises.
