Scrum à distance : sept astuces pour gérer votre équipe au mieux

by Elke De Wit
Scrum à distance : sept astuces pour gérer votre équipe au mieux

Le 13 mars 2020, notre pays s’est confiné et le télétravail est devenu la règle. La flexibilité est heureusement déjà bien intégrée dans les organisations Agile, même si travailler de chez soi toute la semaine est une situation inédite. « Comment gérer les stand-up meetings quotidiennes, les pitchs et les présentations, les rétrospectives et les entretiens face à face ? » Enfin, « comment lancer un projet à distance et assurer sa bonne exécution ? » – une question qui a certainement traversé l’esprit de nombreux Scrum Masters. Le confinement a eu quelques effets notables sur la méthode Scrum. Nous partageons donc ici sept astuces qui vous aideront à instaurer une collaboration dynamique et flexible, même à distance.

1. Mettez un peu de légèreté dans les visioconférences

En visioconférence, nous sommes automatiquement plus sérieux que lorsque nous nous retrouvons autour d’une table. Pendant les réunions virtuelles, nous allons droit à l’essentiel. Or, il est capital de ne pas se limiter aux aspects purement factuels pour préserver l’esprit d’équipe et une énergie positive. Nous avons besoin les uns des autres pour réfléchir et relâcher un peu la pression grâce à l’humour. C’est précisément pour cette raison qu’il importe de commencer sur une note légère, histoire de briser la glace. Parlez volontairement de sujets sans rapport avec le travail : montrez ce qu’il se passe autour de vous, expliquez ce qu’il vous est arrivé pendant la semaine, décrivez quelque chose d’amusant que vous avez vu… Cela détendra l’atmosphère et la réunion sera plus agréable.

2. Limitez les visioconférences

Étant donné que vous ne pouvez plus passer rapidement chez votre collègue si vous avez une question et que le chat ne convient pas pour toutes les discussions, vous assistez plus souvent à des réunions en ligne. Si vous n’y prenez garde, elles deviennent vite trop nombreuses. Les visioconférences sont plus fatigantes que les réunions ordinaires, car la dynamique qui caractérise ces dernières est absente – impossible de dessiner un schéma sur un tableau blanc, de se déplacer dans la pièce ou d’aller chercher un café. Les interactions habituelles avec l’équipe font défaut. Veillez donc à bien identifier à l’avance les collègues dont la participation à la réunion est absolument indispensable et ne surchargez pas l’agenda des autres inutilement. Autre astuce : incluez déjà l’ordre du jour, l’objectif et le résultat souhaité de la visioconférence dans l’invitation. Les collaborateurs peuvent ainsi évaluer s’ils doivent impérativement se connecter ou se préparer à la discussion.

3. Passez des accords clairs avec votre équipe

Heureusement, un grand nombre d’outils Scrum sont également disponibles en ligne – les « work items » et les « task boards », p. ex. Cependant, maintenant que nous travaillons tous de chez nous, les règles habituelles ont sans doute besoin d’être quelque peu modifiées. À cet effet, il peut être utile de se poser les questions suivantes :

  • Comment rester en contact ? Quels apps/outils utiliser ?
  • Comment planifier les réunions ?
  • Comment montrer que l’on est disponible pour un appel ou une discussion ?
  • Comment collaborer ?
  • Comment gérer notre tableau Kanban numérique ?

4. Choisissez l’approche Water Scrum pour le travail à distance

En temps normal, nous préférons travailler selon un système « Scrum complet » : les membres de l’équipe peuvent ainsi collaborer étroitement et interagir facilement. Dans le contexte actuel en revanche, l’approche « remote Water Scrum » est parfois préférable. Vous profitez ainsi des avantages du Scrum (à travers des événements tels que les stand-up, les reviews et les démos) mais dissociez largement la phase de conception de la phase de développement. Pendant la phase de conception, vous demandez du feed-back à un développeur, alors que pendant la phase de développement, vous faites appel à un designer pour les reviews. Dans ce modèle de la cascade, les disciplines sont en contact les unes avec les autres mais travaillent un peu plus par phase. Il est en effet impossible, malheureusement, de se concerter et d’échanger autant qu’au bureau.

5. Surveillez le bien-être de votre équipe

À distance, il est plus compliqué de savoir comment les gens vont vraiment et les difficultés qu’ils rencontrent. Essayez dès lors de commencer un stand-up meeting par un petit tour de parole afin de voir comment chacun se sent. Cela vous offre d’emblée une meilleure prise sur la situation au sein de l’équipe et vous pouvez toujours entamer une discussion à part si nécessaire. Prêtez attention aux préoccupations et aux besoins de chacun. La pression liée à un délai ou un jour « sans » peuvent paraître plus lourds à distance. Par conséquent, préparez-vous à stimuler la dynamique d’équipe et à discuter avec le client à propos d’éventuelles modifications dans le planning. Tâchez aussi d’en savoir plus sur les préférences personnelles de vos collaborateurs concernant les visioconférences. Certaines personnes ont besoin d’un moment collectif pour démarrer la journée, d’autres veulent pouvoir disposer d’un moment à elles pour se concentrer. Il est en outre important de planifier des moments de feed-back, y compris en ligne. En tant que Scrum Master, veillez à ce que ces feed-back soient donnés directement et non en passant par le manager. Enfin, réservez une place à l’humour et à la détente. Pourquoi ne pas clôturer une réunion par un petit jeu en ligne ?

6. Investissez plus de temps dans la relation avec le PO

Au bureau, vous nouez très vite une bonne relation avec le Product Owner : vous êtes régulièrement en contact, vous vous concertez souvent et célébrez la fin d’une démo autour d’un verre. Pendant la crise du coronavirus, nous n’avons même pas pu rencontrer personnellement certains de nos PO. Il est alors plus compliqué de développer une bonne relation de confiance. De nouveau, il est essentiel d’avoir des contacts personnels, de parler de la manière dont l’autre ressent le travail à distance et de ce qu’il se passe dans sa vie. L’équipe doit aussi pouvoir considérer le Product Owner comme un de ses membres à part entière et non comme « le client » à distance.

7. Assurez une interaction en face à face via la caméra

Soyons honnêtes : tout le monde trouve les visioconférences pénibles au début. En revanche, la transmission des informations est plus efficace et plus claire si vous pouvez observer la communication non verbale de vos collègues. D’un point de vue Scrum, le contact en face à face est surtout très important lors des entretiens individuels et rétrospectifs. Convenez donc de toujours faire ces réunions avec la vidéo.

En résumé, faites preuve de vigilance par rapport à ce que vit votre équipe et discutez-en. Examinez également si des outils en ligne comme Mural peuvent vous aider. Même à distance, Scrum est idéal pour réagir aux changements. Continuez à surveiller de près les éventuels obstacles et gérez « la nouvelle normalité » avec votre équipe !

Sources:

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