Excel comporte de nombreuses possibilités d’analyse de données, mais encore faut-il les connaître. Utiliser cet outil de manière optimale est moins évident qu’il n’y paraît. Comment fusionner, par exemple, des listes de bases de données de façon simple et les relier entre elles ? Il existe bien sûr la fonction classique Vlookup, mais PowerPivot peut aussi apporter une solution.
Excel est l’outil d’analyse préféré des utilisateurs. Il arrive souvent que des données soient extraites d’une autre base de données (SAP/SQL/…), puis téléchargées dans un format Excel avant d’être analysées. Ces nombreuses listes doivent donc être reliées entre elles. Par exemple, une liste de factures peut contenir une référence à un numéro de client, mais une autre liste est nécessaire pour lier le numéro du client à un nom d’entreprise. Dans ce cas, la fonction Vlookup – la troisième fonction la plus utilisée, en plus de Sum et If – peut vous aider.
La fonction Vlookup est-elle vraiment une bonne idée ?
Les listes fusionnées peuvent être analysées à l’aide de PivotTables (tableaux croisés dynamiques). Un tableau croisé dynamique est toujours basé sur une seule liste. En revanche, la fonction Vlookup regroupe différentes colonnes de plusieurs listes. Cette liste constitue la base du tableau croisé dynamique. C’est pratique, mais cette fonction comporte plusieurs écueils/dangers possibles.
- Si le résultat d’un Vlookup ne débouche pas sur une erreur, vous êtes souvent convaincu que la fonction a été correctement saisie. Mais est-ce vraiment le cas ? Vous ne pouvez pas le savoir à coup sûr.
- Si une liste contient des dizaines de milliers de lignes et qu’Excel doit exécuter une dizaine de Vlookups pour chaque ligne, en plus d’autres calculs, vous devrez attendre qu’Excel ait fini de compter.
- Dans la liste où vous cherchez une valeur, la colonne de recherche doit toujours se trouver devant. Dans le cas contraire, il faut adapter l’ordre et ce à chaque fois.
- Vous devez spécifier dans quelle colonne de la liste se trouve la valeur dont vous avez besoin. Vous perdez beaucoup de temps et pouvez obtenir des résultats incorrects. Et qui sait, quelqu’un a peut-être ajouté une colonne ?
- Si vous ajoutez par erreur un espace supplémentaire dans la table de recherche, la fonction Vlookup ne trouvera pas de concordance.
PowerPivot : un outil puissant
PowerPivot permet d’éviter facilement les risques précités. Vous téléchargez plusieurs listes et choisissez un emplacement fixe avec un nom fixe. Ensuite, vous importez ces listes dans PowerPivot quel que soit le nombre de lignes – une feuille Excel peut en effet contenir pas moins de 1 048 576 lignes.
Au lieu d’introduire des fonctions Vlookup, vous intégrez un modèle de données dans PowerPivot. Vous définissez la manière dont les différentes tables peuvent communiquer. En d’autres termes, vous ne devez pas exécuter des milliers de fonctions Vlookup, pour ensuite attendre.
Efficacité, flexibilité et gain de temps !
Où PowerPivot marque-t-il encore plus de points ?
- Comme vous n’utilisez aucune fonction, aucune erreur de saisie ne peut être commise. Vous ne sélectionnez aucune mauvaise cellule ni aucun mauvais numéro de colonne.
- Vous ne devez pas tenir compte de l’ordre des colonnes, car vous définissez la relation entre les champs.
- Un tableau croisé dynamique peut être créé sur la base de plusieurs tables.
- Si vous téléchargez un nouveau fichier, il vous suffit de donner un nom correct au document et de le conserver à un emplacement fixe. Cliquez sur ‘refresh all’ et tout se met à jour.
- PowerPivot reconnaît les liens : lorsque le chiffre 5 apparaît dans une liste et que le mot ‘cinq’ figure dans l’autre liste, cela ne pose aucun problème.
Devenir un pro de PowerPivot ?
Vous voulez apprendre à mieux vous servir d’Excel ou vous familiariser avec PowerPivot ? Participez alors à nos Excel Experience Days.
Johan Vermeire est senior Learning Consultant chez Xylos. Il combine formations Excel et Access, et programmation VBA dans ces progiciels. Il analyse comme personne les besoins (de formation) des petites et grandes entreprises et apporte des solutions qui renforcent considérablement l’efficacité et la productivité de ces entreprises.
