Égayez votre feuille de calcul Excel grâce à la mise en forme conditionnelle

by NCOI Learning Team
Égayez votre feuille de calcul Excel grâce à la mise en forme conditionnelle

L’éventail des possibilités en matière de mise en forme conditionnelle s’est considérablement étendu depuis Excel 2010. La mise en forme conditionnelle vous aide à visualiser les données importantes en un clin d’œil et à améliorer la lisibilité de vos données. Il s’agit de l’une des fonctionnalités les plus puissantes et importantes dans Excel.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des possibilités qu’elle offre :

1. Marquez des cellules vides en moins de dix secondes

De quoi s’agit-il ?

Lorsque vous recevez ou téléchargez un fichier depuis une base de données, il est parfois nécessaire de procéder à certains contrôles de base de ces données. Un de ces contrôles consiste à rechercher et à marquer les cellules vides. En effet, l’apparition de cellules vides au sein d’un ensemble de données est due à de nombreux facteurs :
– données indisponibles
– une formule entraîne l’apparition d’une cellule vide.

Lorsque vous devez gérer un grand ensemble de données composé de centaines de lignes et de colonnes, procéder à un contrôle manuel de ce dernier serait inefficace et pourrait donner lieu à de nombreuses erreurs.

Comment procéder ?

Il existe deux méthodes pour marquer des cellules vides :
– Mise en forme conditionnelle (dynamique) ;
– Go To (statique).

Mise en forme conditionnelle


Comment procéder ?

– Sélectionnez les données.
– Dans le ruban, accédez à l’onglet ‘Home’, sélectionnez ‘Coditional formatting’ et dans le menu déroulant, sélectionnez ‘New Rule’.
– Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l’option ‘Format only cells that contain’.
– Sélectionnez ‘Blanks’ dans la liste déroulante.
– Sous ‘Format’, sélectionnez la mise en forme ou la couleur que vous souhaitez utiliser pour marquer les cellules vides.
– Cliquez sur ‘OK’. Cette action marquera toutes les cellules de l’ensemble de données.

Il est important de savoir que la mise en forme conditionnelle est dynamique. En d’autres termes, lorsque vous supprimez le contenu d’une cellule, elle sera automatiquement marquée.

Go To


Comment procéder ?

– Sélectionnez les données.
– Appuyez sur la touche F5. La boîte de dialogue ‘Go To’ s’ouvre.
– Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton ‘Special’.
– Sélectionnez ‘Blanks’ dans la boîte de dialogue ‘Go To Special’.
– Cliquez sur ‘OK’. Toutes les cellules vides de la liste sélectionnée sont alors sélectionnées.
– Une fois que toutes les cellules vides sont sélectionnées, marquez-les en leur attribuant une couleur à l’aide de l’option ‘Fill Color’ sous ‘Font’.

Comme indiqué, cette méthode est pratique si vous souhaitez sélectionner et marquer rapidement toutes les cellules. Vous pouvez procéder de la même manière pour sélectionner toutes les cellules vides, puis y indiquer 0, S/O ou toute autre mention pertinente.

Notez que contrairement à la mise en forme conditionnelle, cette méthode n’est pas dynamique. Si vous effectuez l’opération une fois, puis supprimez un point de données par mégarde, il ne sera pas marqué.

2. Marquer les nombres négatifs en rouge

De quoi s’agit-il ?

Si vos fichiers Excel comportent beaucoup de nombres, une bonne habitude à prendre consiste à surligner les nombres négatifs en rouge. Il est ainsi plus facile de lire les données. Vous pouvez utiliser différentes techniques pour marquer en rouge les nombres négatifs dans Excel :
– utiliser la mise en forme conditionnelle ;
– utiliser le format des nombres par défaut ;
– utiliser un format des nombres modifié.

Dans le cadre de cet article, nous expliquons plus en détail la première technique.

Comment procéder ?

– Sélectionnez les cellules où vous souhaitez marquer les nombres négatifs en rouge.
– Dans le ruban, accédez à l’onglet ‘Home’, sélectionnez ‘Conditional formatting’ et dans le menu déroulant, sélectionnez ‘Highlight Cells Rules’, puis ‘Less Than’.
– Dans la boîte de dialogue, indiquez la valeur en dessous de laquelle la mise en forme doit être appliquée. Si vous souhaitez utiliser une autre mise en forme que celle proposée (rouge clair avec texte rouge foncé), sélectionnez une autre option dans la liste déroulante.
– Cliquez sur « OK ». Toutes les cellules dont la valeur est inférieure à 0 sont marquées en rouge clair avec texte rouge foncé.

3. Comment ajouter un symbole de coche (✓) dans Excel ?

De quoi s’agit-il ?

Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour ajouter une coche ou une croix sur la base de la valeur de la cellule. Imaginons une feuille de calcul comportant une liste similaire à celle de notre exemple dans laquelle vous souhaitez ajouter une coche si le chiffre d’affaires est supérieur à 50 000 euros et une croix s’il est inférieur à 50 000 euros.

Comment procéder ?

– Dans la cellule C2, saisissez = B2, puis copiez cette formule dans les autres cellules. La même valeur sera dès lors copiée dans la cellule voisine. Si vous modifiez la valeur dans la colonne B, elle sera automatiquement modifiée dans la colonne C.
– Sélectionnez toutes les cellules de la colonne C auxquelles vous souhaitez ajouter une coche.
– Accédez à l’onglet ‘Home’, sélectionnez ‘Condiational Formatting’ et dans le menu déroulant, sélectionnez ‘New Rule’.
– Dans la boîte de dialogue ‘New Formatting Rule’, sélectionnez ‘Format Style’ dans la liste déroulante, puis cliquez sur ‘Icon Sets’.
– Sélectionnez la coche et la croix dans la liste déroulante qui s’affiche ensuite
– Activez la case à cocher ‘Show Icon Only’. Ainsi, les nombres sont masqués et seuls les symboles s’affichent.
– Dans la liste déroulante ‘Type’, sélectionnez ‘Number’ au lieu de ‘Percentage’ et définissez les paramètres comme indiqué ci-dessous.

– cliquez sur ‘OK’.

Si vous suivez la procédure indiquée ci-dessus, une coche verte s’affiche si la valeur est supérieure ou égale à 50 000 euros et une croix rouge s’affiche si la valeur est inférieure à 50 000 euros.

 

Dans ce cas, seuls ces deux pictogrammes ont été utilisés, mais vous pouvez également utiliser le point d’exclamation jaune si vous le souhaitez.

4. Masquer les valeurs zéro

De quoi s’agit-il ?

C’est à cette fin que la mise en forme conditionnelle est utilisée la plupart du temps. Il existe néanmoins des alternatives (par exemple modifier les paramètres d’Excel afin de masquer toutes les valeurs zéro). La modification des paramètres a toutefois souvent des inconvénients :
– si vous envoyez le fichier à une personne qui n’a pas modifié ses paramètres Excel, elle verra s’afficher les valeurs zéro ;
– vous ne pouvez pas décider de ne masquer les valeurs zéro que dans certaines parties de votre document ou de vos feuilles de calcul. Soit vous masquez tout, soit rien du tout.

Heureusement, la mise en forme conditionnelle offre une alternative simple.

Comment procéder ?

– Sélectionnez dans quelle mesure vous souhaitez masquer les valeurs zéro.
– Dans le ruban, accédez à l’onglet ‘Home’, sélectionnez ‘Conditional Formatting’ et dans la liste déroulante, sélectionnez ‘Equal to’.
– Dans la boîte de dialogue, indiquez 0 dans les conditions et dans la liste déroulante, sélectionnez ‘Custom Format’.
– Dans la boîte de dialogue ‘Format Cells’, accédez à l’onglet ‘Font’ et sélectionnez la couleur blanc.
– Toutes les valeurs zéro disparaissent alors de la liste, car la couleur définie pour la police de toutes les valeurs zéro est le blanc. Vous pouvez dès lors effectuer sans problème des calculs et des modifications dans la liste sans que les valeurs zéro ne s’affichent.

 

En savoir plus ?

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Source: https://trumpexcel.com/

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