L’époque où un management assistant s’occupait à temps plein de dactylographier des rapports et de faire du café est heureusement révolue depuis longtemps. Aujourd’hui, le métier de management assistant est très varié et requiert d’importantes compétences de base telles qu’un talent certain pour l’organisation, de bonnes aptitudes communicationnelles et de la proactivité. Quelles sont les compétences indispensables ?
Nombre de management assistants sont un élément clé de l’entreprise ou de l’organisation pour laquelle ils/elles travaillent. Ils/elles sont donc toujours bien occupé(e)s. L’ensemble de leurs tâches est vaste et très varié : gérer l’agenda du patron, rechercher et accompagner les nouveaux collaborateurs, aider les clients, gérer des projets, organiser des événements, déterminer le contenu des réunions, rédiger des rapports annuels, contrôler les budgets, pour n’en citer que quelques-unes. Souvent, ils/elles font aussi office de caisse de résonance pour leur manager et vont même jusqu’à l’assister dans la prise de décisions.
Des compétences incontournables
Un management assistant moderne et polyvalent est un véritable homme-orchestre. Il/elle se doit donc de posséder les compétences suivantes : il/elle
- doit avoir un réel talent d’organisation et le souci du détail.
- est tous les jours en contact avec les collaborateurs internes et externes et est donc la carte de visite de l’entreprise. L’amabilité est donc essentielle.
- doit connaître sur le bout des doigts les logiciels actuels et les outils digitals. Posséder des compétences digitales donne aujourd’hui une longueur d’avance.
- est discret/ète et sait gérer les informations confidentielles.
- organise, coordonne et délègue. Un management assistant ne doit donc pas uniquement exécuter, comme c’était beaucoup plus souvent le cas autrefois. La planification et la gestion du temps sont donc essentielles dans ce cadre !
- a une vue globale des processus en cours et peut les rationaliser et les corriger si nécessaire.
- est capable de comprendre, d’appliquer et d’investir dans la stratégie de l’entreprise. Lors d’entretiens importants, le management assistant défend la stratégie et les objectifs communs. Il/elle peut aussi aider la direction à réaliser ces objectifs (communs).
Les management assistants et le Nouveau Mode de Travail
Outre la maîtrise de tout un assortiment de compétences techniques et de qualités relationnelles, les management assistants doivent aussi être au courant des dernières évolutions au travail. La technologie de plus en plus poussée et la globalisation qui en découle apportent leur lot de changements. À l’avenir, travailler par-delà les fuseaux horaires deviendra une pratique courante. Les connexions virtuelles telles que les vidéoconférences et les webcasts seront encore plus utilisées dans la collaboration avec les autres. Cela engendrera de nombreux défis pour les management assistants : la coordination des agendas et des horaires, par exemple, deviendra beaucoup plus complexe.
Le vieillissement de la population a aussi un impact important sur le travail des management assistants. Ils/elles doivent de plus en plus souvent intervenir en tant qu’interprète entre des collaborateurs d’âge différents et doivent être capables de réconcilier différentes visions.
Pour pouvoir gérer tout cela et rester à la page par rapport aux derniers développements, l’apprentissage tout au long de la vie est un élément absolument indispensable pour les management assistants. Sinon, ils/elles risquent d’accumuler un retard insurmontable.
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Source: Executive Secretary
