Partager ses connaissances et pouvoir travailler ensemble n’importe où, à n’importe quel moment est une tendance qui ne cesse de grandir. Grâce à de nombreux systèmes IT et à l’internet, cela est de plus en plus facilement réalisable. Nous avons listé quelques outils contribuant à ‘travail collaboratif’ efficace.
La base du travail collaboratif :
- Tous les acteurs du projet s’inscrivent dans une logique d’amélioration continue de chaque tâche et également de l’ensemble du projet.
- Le travail s’organise spontanément de manière asynchrone, chaque participant peut se connecter de manière simultanée ou non à l’interface hébergeant le projet.
- Chaque participant est informé de l’avancée du travail et des tâches.
- Les interactions entre les participants propres au travail collaboratif doivent favoriser la coopération, la productivité et l’innovation.
À vous de tester les outils collaboratifs qui conviennent le mieux à vos besoins.
Stockage et collaboration en ligne
1. Comment stocker des documents en ligne ?
Dropbox
- L’application s’installe sur votre ordinateur et s’affiche comme un nouveau dossier
- Stocker vos fichiers sous n’importe quel format
- Avec l’application sur votre smartphone ou votre tablette vos fichiers vous suivent partout
- jusqu’à 2 GB de stockage gratuits
- Possibilité de partager un fichier et/ou un dossier avec plusieurs personnes (avec ou sans compte personnel)
– sur l’App Store
– sur Google Play
Onedrive
- Le service de stockage en ligne de Microsoft
- Jusqu’à 15 GB de stockage gratuits
- Il n’est pas possible de transférer des fichiers uniques plus lourds que 2 GB
Box
- 10 GB de stockage pour la version gratuite
- La taille des fichiers ne peut pas dépasser 250 MB (ce qui est peu)
Copy
- 15 GB de stockage gratuits
- Sans restriction de taille de fichier
2. Comment gérer une réunion ou prendre une décision ?
Les réunions en mode collaboratif deviennent progressivement incontournables dans les entreprises, souvent imposées par le dispatching géographique des participants. Quels sont les avantages de ces réunions à distance ?
- Favoriser les échanges, l’écoute et l’interaction : les outils collaboratifs permettent de centraliser des fichiers, chatter entre collègues, enregistrer la réunion, développer un compte-rendu commun.
- Résoudre les problèmes de distance et de disponibilité : des logiciels de vidéo-conférence tels que Skype ou Chromebox permettent d’organiser des réunions en ligne rassemblant jusqu’à 15 participants et de résoudre les problèmes de présence dans un seul et même endroit.
3. Les outils collaboratifs en ligne les plus utilisés
Google Drive
- Service Cloud de Google
- Sauvegarder, visualiser, partager et modifier différents types de fichiers et les synchroniser en temps réel
- Sur ordinateurs fixes et applications mobiles
- Les paramètres permettent également de déterminer qui peut visualiser, modifier ou commenter les documents partagés
- Via un chat, il est possible d’interpeller un participant afin d’attirer son attention sur tel ou tel élément
- Garde la trace des versions successives des documents modifiés et peut revenir sur les modifications effectuées endéans les 30 derniers jours
Sharepoint
- Solution Cloud de Microsoft assez complète
- Composé d’une série de logiciels permettant la gestion de contenus, de statistiques décisionnelles, la gestion électronique de documents. Il propose également une messagerie
- Permet de travailler à distance en ayant accès aux documents de l’entreprise et offre la possibilité de déposer et de compléter des documents
- Solution gratuite de base de 15 Go pour son service de stockage en ligne OneDrive
Amazon S3
- Amazon Simple Storage Service est le service de stockage de base du Cloud Amazon Web Services
- Stockage orienté fichiers
- Peu de frais
Cloudwatt
- Solution de stockage et de partage de fichiers en ligne qui dispose d’un client de synchronisation Mac et Windows, et d’applications mobiles iOS et Android
- Particularités : le versioning (la possibilité de retrouver d’anciennes versions) des fichiers, le streaming (la visualisation en ligne des fichiers) de tous types de fichiers et une gestion des droits d’accès au répertoire et aux fichiers
- Délivre des rapports et audits d’utilisation de la Cloudwatt-box
Mindomo
- Outil de création de Mindmapping (carte heuristique) proposé dans la suite ‘docs’ de Google Drive. Par rapport à d’autres solutions du même type, les fonctions de travail collaboratif font la différence
- Tout se fait en temps réel
- Le service génère une liste de tâches pour en assurer le suivi
- Propose par ailleurs un système de vote et de commentaires qui permet de recueillir un feedback
- Possibilité d’intégrer des vidéos, des sons ou des photos
- Le travail hors connexion est également possible; la carte se mettant à jour dès la reconnexion
- Plusieurs solutions d’export
4. Les outils collaboratifs : quelles transformations pour l’entreprise ?
Une réduction des coûts
Pourquoi et pour qui le Cloud Computing et les outils collaboratifs sont-ils économiquement attrayants ?
- Ils permettent de démarrer une activité professionnelle sans investir dans une infrastructure informatique coûteuse
- Ils offrent une haute disponibilité de leurs services
- Pour les entreprises qui disposent déjà de leur propre infrastructure mais qui ont des besoins additionnels, ces outils s’installent sur tous les systèmes
Le home-working
Pour l’entreprise, l’intérêt de mettre en place des outils collaboratifs semble évident.
- En optant pour le home-working et les outils collaboratifs, les entreprises peuvent augmenter leurs effectifs en minimisant les coûts d’infrastructure.
- Le home-working augmenterait la productivité des salariés car il permet à ces derniers de mieux concilier vie privée et professionnelle.
- Ils permettent une gestion de projet plus efficace, une meilleure fluidité de l’information et un décloisonnement entre les services mais aussi entre travailleurs sédentaires et mobiles. L’entreprise devient nomade et donc plus libre.
Bron : ‘Les outils collaboratifs’, Julie Fiard, www.easi-ie.com
