Un(e) assistant(e) dépend souvent des autres : il ou elle attend une réaction, reçoit une demande ou un appel, ou est tributaire d’une réunion d’autres personnes. Or, il est possible de déterminer son agenda en travaillant de manière proactive. Nous vous mettons sur la voie par quelques conseils.
Un planning parfait, une liste de tâches raisonnable et assez de temps pour tout mener à bien. Tel est votre emploi du temps théorique. Mais il est sans cesse perturbé par des tâches qui viennent s’y intercaler. Vous en êtes en grande partie responsable, car vous adoptez sans le savoir un comportement purement réactif.
Réactif ou proactif
Le comportement réactif est déclenché par des actions : il se passe quelque chose et vous y réagissez. C’est souvent la conséquence d’activités routinières, l’habitude de retomber en terrain connu. Un tel comportement réactif est normal. Mais les personnes qui l’adoptent dans chaque situation vont au-devant de problèmes.
Une autre manière de réagir est de se comporter de manière proactive. Ici, vous gérez délibérément vos actions et réactions. Par des choix réfléchis, en fonction de la situation et de l’importance de votre apport, vous pouvez également influencer le résultat. En ne réagissant pas automatiquement, vous reprenez le contrôle de votre agenda et choisissez vous-même comment atteindre votre objectif.
De réactif à proactif
Travailler de manière proactive n’est pas un long fleuve tranquille. Faire des choix délibérés implique aussi d’assumer la responsabilité de ce que vous pensez, choisissez et faites et donc de pouvoir le défendre.
Passer du travail actif au travail proactif ne s’effectue donc pas d’un seul coup. Faire sien un comportement proactif s’acquiert pas à pas :
- Imaginez une situation où vous n’atteignez pas l’objectif souhaité.
- Avez-vous conscience de la manière dont vous réagissez à cette situation ? Est-ce vraiment efficace ?
- Réfléchissez à la manière de mieux réagir la prochaine fois.
- Testez le comportement envisagé lorsque la situation se présente.
- Évaluez le résultat : qu’est-ce qui fonctionne ou qu’est-ce qui ne fonctionne pas ?
Le résultat ne répond toujours pas à vos attentes ? Répétez les étapes 3 à 5 jusqu’à obtenir le résultat souhaité. Vous (re)prendrez ainsi peu à peu le contrôle de votre agenda.
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Source : www.managementsupport.nl
