Certains jours, vous ne vous arrêtez pas une seconde, et pourtant, vous n’avez pas l’impression d’avoir accompli grand-chose le soir venu. D’autres jours, vous êtes si débordé(e) que vous ne savez pas par quelle tâche — extrêmement — urgente commencer. Mais comment faire pour survivre aux flots de questions et aux to-do interminables ?
Connaissez vos priorités
Il n’est pas toujours aisé de trouver le juste équilibre entre les priorités de l’entreprise, de votre responsable et les vôtres. Si, en plus de vos autres tâches, vous assumez également une fonction de support pour divers niveaux hiérarchiques… la situation se corse. Comment faire pour garder le contrôle face à une liste des tâches impressionnantes ? Et surtout, comment rester efficace ?
1. Quelles sont les priorités de l’entreprise ?
Afin de fournir un travail efficace, vous devez d’abord bien comprendre votre entreprise. Les managements assistants doivent notamment maîtriser la mission, la stratégie et les activités principales de l’organisation pour laquelle ils travaillent. Et vous, êtes-vous en mesure d’expliquer précisément les activités de votre entreprise ?
Une bonne compréhension de la stratégie est elle aussi indispensable. Quels sont les objectifs à moyen et long termes ? De quelles activités la croissance de l’organisation dépend-elle ? Quels sont les priorités et principaux projets ? Qui sont les actionnaires et parties prenantes incontournables ?
Voilà autant de questions à vous poser pour mieux comprendre où vous vous situez dans ce contexte plus large et comment apporter une contribution précieuse, que ce soit en offrant un soutien optimal, en participant à des projets, en détectant des opportunités professionnelles, etc.
2. Quelles sont les priorités de votre responsable ?
Ensuite, interrogez-vous sur la mission, les responsabilités et les priorités de votre supérieur(e). Comment participe-t-il/elle à la mission et à la stratégie de l’entreprise ? Quels sont ses tâches et projets ? À quelles parties prenantes fait-il/elle généralement rapport ? Qui sont ses contacts et clients principaux ?
Si vous voulez seconder au mieux votre responsable, vous devez commencer par vous forger une idée précise de sa fonction. Par la suite, cherchez à identifier ce qui lui tient à cœur tant au bureau qu’en dehors. Attention, je ne suis pas en train de vous inviter à vous immiscer dans sa vie privée. Veillez simplement à vous intéresser à sa situation familiale, son bien-être général et les aspects de sa vie qu’il/elle souhaite développer.
Bien informé(e) des préférences de votre responsable, vous serez plus efficace dans votre gestion de son agenda. Vous pourrez par exemple classer ses réunions par ordre d’importance et déterminer celles qui peuvent être déplacées.
En outre, vous serez en mesure de lui fournir les informations dont il/elle a besoin dans le cadre de ses projets, tâches et réunions. Vous pourrez également filtrer les appels et les visites à l’improviste, car vous saurez mieux que quiconque qui peut contacter votre responsable, et à quel moment. Devez-vous lui transférer l’appel ou prendre un message ? Est-il plus judicieux que son visiteur le/la voie tout de suite, qu’il prenne rendez-vous ou qu’il s’adresse à vous directement ?
3. Quelles sont vos priorités ?
Quelle est votre place dans cette organisation ? Connaissez-vous votre mission, vos responsabilités, vos tâches et projets principaux ? Quelles sont vos priorités professionnelles ? Même si, pour le moment, tout se déroule comme vous l’aviez prévu, prenez le temps de réfléchir et de vous projeter dans l’avenir.
Et dans votre vie privée, qu’est-ce que compte le plus à vos yeux ? Votre famille, vos amis, votre développement personnel, vos passions, ou autre ? Un bon équilibre entre vie privée et professionnelle est primordial, c’est bien connu. La qualité de votre travail en dépend. Demandez-vous ce qui est vraiment important. Notre profession veut que nous ayons tendance à aider l’autre. Toutefois, ce dévouement ne doit jamais nuire à notre propre vie et à notre bien-être.
Parvenez au bout de votre to-do
Maintenant que toutes ces priorités sont fixées… comment faire pour assurer ces multiples casquettes ? Après tout, il n’y a que 24 heures dans une journée.
Quels sont les projets, tâches et activités dont dépendent les priorités absolues ? À quoi devriez-vous consacrer plus de temps et d’attention ? Quelles tâches et activités pouvez-vous réduire, abandonner ou déléguer ? Pour répondre à ces questions, gardez à l’esprit que toutes les priorités ne requièrent pas votre attention au quotidien.
Planifiez et évaluez vos accomplissements
Cette connaissance de vos priorités et de votre méthode pour les aborder facilitera votre planification. Vous servez-vous déjà d’une technique de planification bien définie ? Si ce n’est pas déjà le cas, je vous conseille d’adopter cette bonne habitude. Évaluez régulièrement — chaque année, semaine et jour — ce que vous avez accompli, ce que vous avez appris et ce qu’il vous reste à faire.
Par ailleurs, prévoyez du temps pour préparer des activités futures dans votre agenda et dans celui de votre responsable. Cette astuce vous aidera à planifier les actions à entreprendre pour réaliser les objectifs principaux et à vous concentrer sur l’essentiel, tout vous incitant à faire preuve de proactivité. Préparez-vous aux réunions, présentations ou conférences à venir. Lorsque vous reviendrez sur ce que vous avez accompli, vous n’en serez que plus motivé(e).
Attention toutefois à ne pas surcharger votre planning. N’oubliez pas que bon nombre de tâches prennent plus de temps qu’il n’y paraît et que vous n’êtes jamais à l’abri d’un imprévu.
Une journée productive
Maintenant que vous avez pris l’habitude de planifier vos actions, il vous reste à définir vos principales tâches hebdomadaires. Prévoyez trois tâches majeures dans votre planning quotidien, pas plus. Estimez le temps nécessaire pour les mener à bien et ajustez votre emploi du temps en fonction.
Attelez-vous au n° 1 de votre liste dès le matin. Si vous êtes interrompu ou devez répondre à d’autres demandes, vous aurez tout de même l’impression d’avoir avancé, même si le reste de votre journée est complètement perturbé.
Apprenez à gérer les tâches de dernière minute et les urgences
Lorsque votre responsable ou un collègue vous demande de l’aide, l’évaluation de l’importance et de l’urgence de cette nouvelle tâche prend un peu de temps. C’est naturel, notre cerveau est programmé pour se concentrer sur les urgences (même si elles ne sont qu’apparentes) et les nouveautés. Pour autant, ces demandes ne doivent pas toujours l’emporter sur ce que vous étiez en train de faire.
Demandez-vous si vous êtes la personne la plus indiquée pour cette mission. Si c’est le cas, réfléchissez à un moment opportun pour la réaliser. N’hésitez pas à demander des précisions concernant l’échéance, par exemple. Sinon, vous serez peut-être tenté(e) de mettre votre planning de côté pour traiter cette demande au pied levé, même si ce n’est pas nécessaire.
Prenez le temps d’analyser toute nouvelle demande, c’est impératif pour votre productivité. Si vous voulez que les autres respectent votre temps et votre travail, vous devez vous imposer. Posez toutes les questions nécessaires et si vous ne pouvez vous charger d’une demande, faites-le savoir clairement à la personne, ou annoncez-lui qu’elle devra patienter. Nul besoin de refuser catégoriquement ; vous pouvez par exemple conseiller à votre collègue de s’adresser à quelqu’un d’autre, de chercher l’information par lui-même ou l’informer de quand vous pourrez l’aider.
Réévaluez vos priorités
Enfin, gardez à l’esprit que les priorités peuvent changer. Quand les entreprises évoluent, leurs stratégies et priorités suivent le mouvement. Même les responsabilités et centres d’intérêt de votre supérieur(e) peuvent changer avec le temps, comme les vôtres d’ailleurs. Tant dans votre vie privée et professionnelle, il y a fort à parier que ce qui vous semblait essentiel il y a quelques années à peine ne le soit plus autant aujourd’hui.
Source: www.tipsforassistants.com
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