Une réunion à organiser alors que le téléphone sonne, un visiteur dont il faut s’occuper, un manager qui passe en en coup de vent pour parler d’un lunch à planifier… : le travail d’assistant de gestion n’est pas toujours de tout repos. S’ils sont utilisés de manière judicieuse, Outlook et Excel sont d’excellents outils pour avoir rapidement une bonne vue d’ensemble et réduire la charge de travail. Vous trouverez ci-après trois conseils utiles pour Outlook et pour Excel afin de mieux structurer vos tâches.
OUTLOOK
CONSEIL 1 – Glissez
Pour organiser rapidement un rendez-vous, faites glisser l’e-mail dans l’agenda. La tâche est encore plus facile si vous travaillez avec deux écrans : vous pouvez faire glisser en un tournemain l’e-mail au bon endroit dans l’agenda de votre manager. Conseil supplémentaire : utilisez le bouton droit de la souris pour cette opération et répondez à l’e-mail avec une demande de réunion. Toute personne mentionnée dans le champ « À » et le champ « CC » du rendez-vous figure ainsi également dans le champ « À » de la demande de réunion.
CONSEIL 2 – Ne vous laissez pas déconcentrer
Désactivez les fenêtres intempestives qui apparaissent en bas à droite de l’écran lorsque vous recevez un e-mail afin de ne pas être distrait(e) et d’éviter qu’une personne dans les environs puisse lire en partie un e-mail confidentiel. Désactiver les rappels pour les réunions vous permet également de travailler plus efficacement et de rester concentré(e).
CONSEIL 3 – Automatisez des tâches
Outlook peut se charger de certaines tâches : vous gagnez du temps grâce à des réglages de base ciblés. Veillez par exemple à attribuer une couleur aux e-mails entrants ou à les envoyer automatiquement dans un dossier spécifique. Enregistrez des textes types comme parties rapides ou corrections automatiques et ajoutez des boutons que vous utilisez fréquemment dans le haut dans la QAT (Quick Access Toolbar).
Source : https://www.secretaressenet.nl/msoffice/3-slimme-outlooktips-voor-secretaresses/
EXCEL
CONSEIL 1 – Répétez une opération avec une seule touche
Un raccourci pratique vous permet de répéter la dernière opération sans avoir à la recommencer depuis le début. Par exemple, si vous venez de changer la police et la couleur du texte dans plusieurs cellules et vous voulez faire pareil pour d’autres cellules, cliquez sur la touche F4 dans la cellule concernée.
CONSEIL 2 – Activez le suivi des modifications
Le suivi des modifications est disponible dans Word mais également dans Excel. Cette fonction n’est pas installée par défaut mais peut être aisément activée et utilisée. Elle est utile si vous et des collègues apportez des modifications dans un dossier partagé car le dossier est automatiquement partagé si vous activez l’option.
CONSEIL 3 – Utilisez les formulaires en ligne
Si votre manager vous demande de collecter des données de collègues, de clients ou de fournisseurs, il va sans dire que vous souhaitez que celles-ci soient automatiquement sauvegardées. SurOneDrive (le cloud de Microsoft), vous pouvez très facilement faire un sondage Excel qui est accessible à toute personne ayant une connexion à internet et sur n’importe quel appareil. Des personnes extérieures à la société et qui ne disposent pas de Microsoft Office peuvent également répondre au sondage. Toutes les réponses sont enregistrées en ligne dans l’application Excel, si bien que vous pouvez consulter et traiter aisément les résultats par la suite.
Pour davantage de conseils sur Outlook et Excel , ne manquez pas l'Excel Experience Day.
