Cinq façons d’améliorer la communication interne au sein de votre entreprise

Cinq façons d'améliorer la communication interne au sein de votre entreprise
La communication entre vos collaborateurs est parfois difficile ? L'expert en communication Jeroen Naudts énumère 5 causes possibles et vous donne la solution pour y remédier.

« Dans mon entreprise, les collaborateurs ne se parlent pas. Pourtant, ce n'est pas si difficile ? » Frustration et étonnement résonnent dans la voix de ce manager comptant une bonne quarantaine d’employés sous sa responsabilité. D'ailleurs, il n'est pas le seul chef d'équipe à se poser cette question. Pourtant, il existe parfois des raisons évidentes à l’absence de communication entre les collaborateurs. L'expert en communication et chargé de cours Jeroen Naudts énumère cinq raisons importantes, avec des conseils sur la façon d’y remédier.

1. Les collaborateurs ne se connaissent pas

Communiquer suppose bien sûr qu’on se connaisse déjà. Parfois, c'est déjà là que les choses se gâtent. Même dans les organisations de 30 à 40 personnes, il arrive que certains collaborateurs ne se connaissent tout simplement pas. Le nom d'un (nouveau) collègue constitue parfois déjà un problème.

Si vous remarquez que c'est là que le bât blesse, il est important d'examiner ce qui est déjà mis en place au sein de votre organisation pour (apprendre à) se connaître mutuellement. Existe-t-il quelque part une vue d'ensemble de tous les collaborateurs au sein de l'équipe ou de l'organisation ? Un outil simple, mais crucial.

2. Les collaborateurs ne savent pas ce que font leurs collègues

Dans une entreprise, vous êtes avant tout là pour travailler ensemble à un objectif plus large. Il est donc important de savoir quel collègue vous pouvez contacter pour telle tâche ou question spécifique. Ici aussi, les choses ont parfois tendance à se gâter.

Élargir votre vue d’ensemble à tous les collaborateurs et à leurs tâches constitue également un très bon outil à cette fin. L'idéal est de savoir, pour chaque collègue, quelles tâches il assure ainsi que comment le contacter.

Si vous avez plus de 30 collaborateurs, cela peut sembler fastidieux. Une bonne solution consiste à créer un document commun dans lequel chaque collaborateur peut apporter des modifications. Pratique pour ajouter soi-même un nouveau numéro de GSM, mais aussi pour actualiser ses changements de tâches ! En tant que collaborateur RH ou responsable de la communication, vous n'êtes alors pas le goulot d'étranglement pour les différentes modifications apportées à un tel document.

3. Les collaborateurs n'ont pas encore de terrains d’entente personnels

Bien entendu, la première priorité des collègues est de travailler ensemble à la réalisation des objectifs de l'entreprise, mais différentes études montrent que les terrains d’entente personnels sont au moins aussi importants.

Dans le livre ‘Never eat alone’, Keith Ferrazzi montre que les collaborateurs qui prennent toujours leur lunch avec des collègues sont davantage informés de ce qui se passe au sein de l’entreprise, mais aussi qu'ils évoluent souvent plus vite. Parce qu'ils savent par exemple qui ils peuvent contacter pour quoi, mais aussi parce qu'un lien émotionnel est souvent beaucoup plus fort qu'un lien purement professionnel. En tant qu'employeur ou chef d'équipe, il est important d'encourager cet aspect informel, par exemple avec un drink pour clôturer la semaine.

4. Les collaborateurs n'ont pas l'occasion d'apprendre à se connaître.

De nouveaux collègues dans l'équipe ? Organiser des moments de présentation ne peut pas faire de tort. Les personnes qui ne se connaissent pas encore ne font pas toujours le premier pas spontanément. Les présentations ‘en tête-à-tête’ entre collègues provoquent souvent une résistance au début, mais sont presque toujours un succès par la suite. Osez donc forcer (un peu) les choses.

Les versions en ligne fonctionnent bien également. De plus, avec Zoom, vous pouvez par exemple laisser le système choisir au hasard le collègue que vous allez rencontrer. Vous n'avez pas besoin de beaucoup de temps pour cela. Organisez deux ou trois entretiens de présentation. Si vous répétez l’opération une ou deux fois par mois, chacun apprendra certainement à connaître les autres collègues. Pour les nouveaux collègues, c'est un bon départ pour trouver leurs marques au sein de l'entreprise.

5. Les collaborateurs ne reçoivent pas le bon exemple

Et vous ? Comment gérez-vous cette situation en tant que manager ou chef d'équipe ? Montrez-vous vous-même le bon exemple ? Pensez par exemple au film ‘Le Diable s'habille en Prada’. Meryl Streep, grandiose dans le rôle de l'insupportable rédactrice en chef, n’accorde pas le moindre regard à ses employés.

Lors d'un atelier, un des participants est devenu très pâle après avoir regardé une scène bien choisie. Il a reconnu à contrecœur que c'était la première fois qu'il faisait l'expérience du point auquel le fait de continuer à travailler sans regarder le collègue qui se tient devant votre bureau était perçu comme dénigrant. Une révélation pour lui, sur laquelle il ne s’était encore jamais arrêté.

Montrez-vous le bon exemple et parlez-vous aux différents membres de votre équipe ? Un petit compliment par-ci, une petite tape dans le dos par-là, communiquer ouvertement sur des choses que vous trouvez vous-même difficiles… Vous remarquerez que c’est tout bénéfice et que cela vous rend également plus heureux.

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