Uw rol van management assistant is de afgelopen jaren flink veranderd. Van een uitvoerende en organiserende kracht wordt u steeds meer de copiloot die de piloot goed doet presteren. Marianne H.M Smits en Roos Woltering leggen uit welke skills u daarvoor nodig heeft.
Sparring partner
Marianne Smits: “De management assistant van vandaag heeft meer dan ooit impact op de prestaties van de leidinggevende. Want in de praktijk doet hij of zij een beroep op uw (vak)kennis, ervaring en feeling om betere beslissingen te nemen.”
Maar hoe kunt u nu uw manager laten ‘shinen’? Gewoon opdrachten uitvoeren en praktische zaken voor hem organiseren is al lang niet meer voldoende. “U moet ook perfect weten waar uw leidinggevende mee bezig is en als een sparring partner met hem meedenken en adviseren.”
Niet vervangbaar door robots
De rol van co-manager en sparring partner vraagt best veel skills. “Zo moet u infovaardig zijn”, zegt Marianne Smits. “Weten waar u informatie vindt en wat de waarde ervan is zodat u belangrijke zaken van details kunt onderscheiden. U moet ook kunnen samenwerken en helder communiceren met uw leidinggevende, collega-assistants en heel veel andere mensen binnen uw organisatie. Uiteraard is ICT-kennis belangrijk: dat gaat niet alleen over het snel kunnen werken met een computer/laptop, maar ook over perfect weten welke tools uw efficiëntie verhogen.
Organisatiesensibiliteit is onmisbaar. Marianne Smits: “U bent de oren en ogen van uw leidinggevende: de persoon die ideeën toetst aan hun haalbaarheid. Soms zal u uw manager bijvoorbeeld voorstellen om eens met die en die persoon in de organisatie te gaan praten. Of aanraden om een plan even uit te stellen omdat de afdeling waarvoor het bedoeld is, kampt met ziekteverzuim en hoge werkdruk. Door zijn verbindende rol zal de management assistant zich altijd blijven onderscheiden van robots, die wel data kunnen verzamelen, maar daaruit nooit de creatieve oplossingen kunnen afleiden die nodig zijn in snel veranderende organisaties.”
“Als management assistant bent u de sparring partner van uw leidinggevende: u toetst ideeën af en helpt hem of haar om betere beslissingen te nemen.”
Marianne Smits
Persoonlijke visie op managementondersteuning
Hoe wordt u nu die ideale co-manager voor uw leidinggevende? Marianne Smits: “Het is cruciaal om inzicht te krijgen in wat u belangrijk vindt in uw werk. Deze kernwaarden gebruiken we tijdens de masterclass als opstapje om een eigen visie over managementondersteuning te formuleren, die uiteraard gespiegeld wordt aan de organisatie. Met het resultaat van deze vaak zeer verrijkende oefening gaan we aan de slag om ‘uw winkel zo in te richten’ dat u optimaal in uw kracht gaat staan als co-manager, maar ook uw zichtbaarheid binnen uw organisatie verbetert. Management assistants zijn daar doorgaans immers veel te bescheiden in: ze mogen best wat meer tonen wat hun toegevoegde waarde is.”
Persoonlijk leiderschap
“Wat Marianne zegt komt eigenlijk neer op persoonlijk leiderschap”, vult Roos Woltering aan. “Als u inzicht krijgt in wie u bent, hoe u overkomt en met wie u wel of niet door één deur kunt, wordt het makkelijker om zaken te sturen in de richting die voor u wenselijk is. Het helpt u inderdaad ook om zichtbaarder te worden binnen uw organisatie en, zonder arrogant over te komen, kansen voor uzelf te creëren.”
“Via inzicht in wie u bent, hoe u overkomt en met wie u wel of niet door één deur kunt en ook durven zien wat uw aandeel daarin is, ontwikkelt u uw persoonlijk leiderschap.”
Roos Woltering
Om dat persoonlijk leiderschap te versterken, werk ik in mijn opleidingen heel vaak rond feedback. Niet alleen het geven, maar ook het krijgen van feedback is volgens Roos Woltering altijd waardevol. “U kunt leren om feedback zo op te nemen dat het u helpt bij uw ontwikkeling en groei.” Een andere soft skill die management assistants goed van pas komt, is delegeren en coachen. “Management assistants zijn vaak heel oplossingsgericht. Maar wanneer ze een project of een team gaan leiden, bestaat het gevaar dat ze daardoor alles van collega’s overnemen zodat uiteindelijk alle verantwoordelijkheid volledig op hun schouders rust. Daarom is het belangrijk dat ze ook leren te coachen en iedereen te laten delen in verantwoordelijkheid.”
Zin in meer?
Schrijf u in voor de masterclass ‘Management assistant als autonome co-manager’ en ga in uw kracht staan als ideale sparringpartner voor uw leidinggevende.
Biografie
Marianne H.M Smits adviseert over het optimaliseren van management- en directieondersteuning. Zij coacht management assistants, teams en managers naar een effectieve samenwerking. Smits is ook auteur van boeken als ‘Doen wat ertoe doet; leaner werken op het secretariaat’, De secretaresse als gatekeeper’, ‘Effectief digitaal vergaderen’ en ‘Manage je werk’.
Roos Woltering is psycholoog en carrièrecoach met een fascinatie voor persoonlijke ontwikkeling. Om balans te houden in deze 24/7 maatschappij heeft zij verschillende trainingen uitgewerkt rond optimalisatie en de kracht van imperfectie.
