5 tips om je Excel-skills te boosten

Excel zorgt zelfs bij ervaren gebruikers nog geregeld voor uitdagingen. Maar gelukkig beschikt Excel over heel wat mogelijkheden voor gemakkelijker gebruik. Soms zitten deze echter verstopt en moet je ze weten vinden alvorens je ze kan gebruiken. We geven hieronder 5 tips om je Excel-skills snel een boost te geven.

1. Vul snel lege cellen tussen twee waarden op

In Excel krijg je vaak te maken met een kolom met waarden die dienen om een groep waarden in een andere kolom te categoriseren. Daarbij worden die waarden maar 1 keer genoteerd om te vermijden dat hetzelfde woord meerdere keren wordt herhaald en het geheel dus overzichtelijk blijft. Maar dit zorgt ook voor problemen als je bijvoorbeeld een draaitabel wil maken met al deze waarden. Om dit probleem snel op te lossen en de lege cellen snel op te vullen van waarde tot waarde, zijn er verschillende methodes. De gemakkelijkste is met een simpele formule.

Hiervoor volg je de volgende stappen:

• Stap 1: Selecteer eerst alle lege cellen in beide kolommen. Dit kan met de ‘Vind en Selecteer’ optie onder de ‘Home’ tab. Daar druk je op ‘Ga naar speciale…’ en selecteer vervolgens ‘Blanks’ of ‘Lege cellen’.
• Stap 2: Vervolgens geef je een formule in door eerst te drukken op het ‘=’ teken en daarna op het pijltje naar boven op je toetsenbord. Hierdoor selecteert het de cel net boven de cel die je geselecteerd hebt.
• Stap 3: Hou de ‘Control’-toets ingedrukt en druk ten slotte op je ‘Enter’-toets. Alle lege cellen worden zo automatisch aangevuld met de waarde uit de cel net boven de lege cel.

Maar opgelet, er zijn nog 2 zaken die je hier niet mag vergeten.

Eerst en vooral moet je ervoor zorgen dat je, nadat je deze formule hebt toegepast, de formules in de cellen omzet naar statische waarden zodat het geen rommeltje wordt bij aanpassingen in de toekomst. Dat kan simpelweg door de kolom te selecteren, te kopiëren en bij het plakken in dezelfde kolom te kiezen voor ‘Paste values’ of ‘Plak waarden’.

Daarnaast is het ook aangewezen om de ‘Data format’ aan te passen als je waarden uit data bestaan. Het kan zijn dat de waarden die de formule produceert gewoon cijfers zijn i.p.v. data. Om dat te corrigeren, selecteer je de kolom met de data, klik je op de ‘Home’ tab en ten slotte op het vervolgkeuzemenu waar je ‘Nummers’ ziet staan. In dit keuzemenu selecteer je het data format.

2. Voeg snel de waarden van 2 kolommen samen

Met de consolideerfunctie in Excel kan je snel een som maken van de waarden in 2 kolommen tegelijkertijd. Heb je bijvoorbeeld een kolom met veel dezelfde waarden en een kolom daarnaast met cijfers voor elk van die waarden, dan kan je de som maken van de cijfers uit de tweede kolom voor elke unieke waarde uit de eerste kolom. M.a.w. je consolideert de waarden om een totaal te bekomen voor elke unieke waarde.

Om dit te doen volg je de volgende stappen:

• Stap 1: Kopieer eerst je cellen met headers in als je die hebt en plak deze waar je de 2 nieuwe kolommen wil hebben.
• Stap 2: Selecteer de cel onder de gekopieerde linkerheader.
• Stap 3: Klik dan op de ‘Data’ tab in de menubalk
• Stap 4: Klik daarna op het ‘Consolideren’-icoon. Een venster zal verschijnen.
• Stap 5: Selecteer in het vervolgkeuzemenu ‘Function’ of ‘Functie’ op ‘Sum’ of ‘Som’.
• Stap 6: In het invulvak ‘Reference’ of ‘Referentie’ vul je het bereik in. Je hoeft dit niet manueel te typen, je kan ook gewoon met je cursor de kolommen selecteren op de achtergrond. Zorg gewoon dat je de headers niet mee hebt.
• Stap 7: Vink ten slotte nog het vakje bij ‘Left column’ of ‘Linkerkolom’ aan en klik daarna op OK.

Het eindresultaat na deze stappen is normaal 2 kolommen met in de linkerkolom enkel de unieke waarden (dus zonder duplicaten) en in de rechterkolom de som voor elk van die unieke waarden. Er zijn daarnaast zelfs nog mogelijkheden in Excel om de data uit verschillende sheets en zelfs verschillende workbooks te consolideren.

Kom alles te weten over Excel!
Neem deel aan de online Excel Experience Days op 28-29-30 november

3. Markeer dynamisch actieve rijen en kolommen

Wanneer je werkt met grote sets data, dan verlies je gemakkelijk het overzicht. Soms wil je enkel een waarde aanklikken en meteen zien hoe dat zich verhoudt tot de waarden in dezelfde rij en/of kolom. En soms wil je dat snel kunnen doen zonder dat de vorige rij en kolom gemarkeerd blijft. Gelukkig heeft Excel daar verschillende methodes voor. Hieronder geven we de meest simpele methode.

Volg de volgende stappen:

• Stap 1: Selecteer de data set waarin je wil werken.
• Stap 2: Ga naar de ‘Home’ tab.
• Stap 3: Klik op ‘Conditional Formatting’ of ‘Voorwaardelijke Opmaak’ en dan op ‘New Rule’ of ‘Nieuwe regel’.
• Stap 4: In het dialoogvenster ‘New Formatting Rule’ of ‘Nieuwe Opmaakregel’ selecteer je ‘Use a formula to determine which cells to format’ of ‘Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt’.
• Stap 5: Vul daarna in het veld ‘Rule Description’ of ‘Regel Omschrijving’ de volgende formule in: =OR(CELL(‘col’)=COLUMN(),CELL(‘row’)=ROW())
• Stap 6: Klik daarna op ‘Format’ of ‘Opmaak’ en selecteer de kleur die je wens te gebruiken.
• Stap 7: Ten slotte klik je op ‘OK’.

Hiermee heb je er al voor gezorgd dat de rij en kolom van je actieve cel gemarkeerd worden. Maar je zal merken dat de markering niet automatisch gebeurt bij het selecteren van een nieuwe cel. Om dat proces dynamisch te maken, zal je VBA-code moeten gebruiken.

Dit is de VBA-code die je kan kopiëren:

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If Application.CutCopyMode = False Then
Application.Calculate
End If
End Sub

Deze code moet nu met behulp van de Visual Basic-feature ingevoegd worden in de backend. Daarvoor neem je de volgende stappen:

• Stap 1: Druk op Alt + F11 om Visual Basic te openen. Een venster zal openen.
• Stap 2: Links in dit venster zal je normaal alle geopende worbooks en worksheets in Excel zien. Zo niet, druk op Control + R.
• Stap 3: Dubbelklik op het workbook waarin je data staat die je dynamisch wil gaan markeren.
• Stap 4: In het code-venster plak je de bovenstaande VBA-code. Als je die functionaliteit wil voor meerdere sheets, dan moet je dat voor elke sheet doen.
• Stap 5: Sluit het VBA-venster en sla het op met een .XLSM-extensie.

Nu kan je dynamisch cellen selecteren en zal de rij en kolom van die specifieke cel elke keer gemarkeerd worden.

4. Voer sneller ingewikkelde waarden in met autocorrectie

Het kan veel tijd vergen om in een bestaande lijst specifieke waarden te vervangen met een ingewikkelde waarde, zoals bijvoorbeeld een hele URL. Zeker als je dat herhaaldelijk moet doen. Excel heeft hiervoor een oplossing: de autocorrectiefunctie.

Dit zijn hiervoor de stappen:

• Stap 1: Klik op ‘File’ of ‘Bestand’.
• Stap 2: Klik op ‘Options’ of ‘Opties’.
• Stap 3: Klik op ‘Control’ of ‘Controle’.
• Stap 4: Selecteer ‘Autocorrect Options…’ of ‘Autocorrectie-opties…’.
• Stap 5: In het invulveld onder ‘Replace’ of ‘Vervangen’ vul je de tekst in die je wil laten vervangen.
• Stap 6: Vul in het veld daarnaast de tekst in die ter vervanging moet dienen.
• Stap 7: Klik op OK.

Je lijst werd nu automatisch aangevuld met de ingewikkelde waarde.

5. Maak snel gebruik van je favoriete grafiekopmaak

Deze laatste tip is handig als je een gepersonaliseerde opmaak voor een grafiek in de toekomst opnieuw wil gebruiken. Om dit mogelijk te maken, maak je een template of sjabloon aan.

De stappen daarvoor zijn de volgende:

• Stap 1: Zodra je klaar bent met je grafiekopmaak, klik erop met de rechtermuisknop en selecteer ‘Save as Template’ of ‘Opslaan als Sjabloon’.
• Stap 2: Sla je nieuwe template op in de Template- of Sjabloonfolder.
• Stap 3: Om een nieuwe grafiek in te voegen met je grafiekopmaak, druk in Excel op ‘Insert’ of ‘Invoegen’ en kies ‘Templates’ of ‘Sjablonen’. Selecteer de template die je wil gebruiken.

Je kan nu elke keer dezelfde grafiekopmaak hergebruiken.

Bronnen: trumpexcel.com, excel.wiki, excelchamps.com