Microsoft Excel kent heel wat features die jouw job gemakkelijker kunnen maken. Iedereen is wellicht bekend met Excel-grafieken omdat deze een handige manier zijn om data te visualiseren. Excel telt echter honderden andere verschillende features die je mogelijk nog niet hebt gebruikt of waarvan je niet wist dat ze bestonden. De onderstaande 7 features zijn bekende kernfeatures van Excel die je misschien al eens hebt gebruikt om tijd te winnen. Maar ook deze kernfeatures bevatten elk uitgebreide mogelijkheden die jij nog kan ontdekken.
1. Excel-formules
Het kloppende hart van elke Excel-spreadsheet bestaat uit Excel-formules en -functies. Het krachtige rekenvermogen van Excel maakt het mogelijk om complexe berekeningen te maken voor honderden of zelfs duizenden regels aan data in een fractie van een seconde. SUM (SOM) is wellicht de meest bekende. Maar je hebt ook functies die kunnen helpen bij het zoeken naar een bepaalde waarde zoals VLOOKUP (VERT.ZOEKEN).
Veel van deze formules bestaan al heel lang, maar Microsoft introduceert om de zoveel jaar nog eens een nieuwe functie, zoals dynamische arrays die het mogelijk maken om de uitkomst van een formule over meerdere cellen te verspreiden. Onder de bijna 500 verschillende formules zitten er ongetwijfeld tussen die je nog niet kent maar eigenlijk wel zou kunnen gebruiken.
2. Excel-tabellen en -filters
Nog een centrale functie van Excel is de optie om tabellen en filters te gebruiken. Met tabellen en filters kan je je data automatisch organiseren en isoleren. Hierdoor hoef je niet continue alles manueel te kopiëren en verminder je de kans op fouten.
Ook uit tabellen kun je meer halen dan op het eerste gezicht mogelijk lijkt. Je kan filters automatisch aanzetten voor een tabel, formules integreren om de zoveel regels, verwijzen naar hele kolommen… Zodra je alle tijdbesparende mogelijkheden van tabellen en filters onder de knie hebt, kun je rapporten en analyses snel en accuraat van de gewenste data voorzien.
Kom alles te weten over Excel!
Neem deel aan de online Excel Experience Days op 28-29-30 november
3. Draaitabellen
Het woord draaitabel doet vermoeden dat het over een zeer complexe tabel gaat. Veel Excel-gebruikers maken er daarom geen gebruik van. Nochtans zijn draaitabellen helemaal niet zo ingewikkeld. Het zijn in feite samenvattende rapporten waar je geen formules voor nodig hebt. Een paar keer klikken en slepen en je hebt een interactief dashboard met grafieken en filters.
De lage leercurve van Excel-draaitabellen vergemakkelijkt de opstap naar meer geavanceerde business intelligence tools zoals Power Pivot, Power BI, Tableau en nog vele andere.
4. Power Query
Power Query is dan weer een ander verhaal. Deze data automation tool wordt gebruikt om data voor te bereiden en te importeren in Excel of Power BI. Deze tool is ook iets complexer, althans dat suggereert de verwarrende user interface. Maar de automatisatie die Power Query met zich meebrengt is de moeite waard, zeker als je data analist bent. En ook hier moet je geen code kunnen schrijven. Zodra de interface duidelijk voor je is, kun je ook hier met enkele muisklikken data opschonen en overzetten.
Power Query doet in 5 minuten wat jij zonder automatisatie in 4 tot 8 uur kan bereiken. De vrijgekomen tijd kan dan besteed worden aan leukere en meer waardevolle taken. Daarnaast sluit het menselijke fouten uit en zorgt het voor minder stress. Het is het dus meer dan waard om deze tool te leren kennen.
5. Voorwaardelijke opmaak
Conditional formatting of voorwaardelijke opmaak is een Excel-feature die het mogelijk maakt om de opmaak van cellen te conditioneren. Afhankelijk van of een doel al dan niet bereikt is, kan Excel een rij automatisch een kleur geven. Veranderen de waarden, dan past Excel zelf de kleur aan. Dit brengt eindeloze mogelijkheden met zich mee.
Een duidelijk voordeel van voorwaardelijke opmaak is dat het je data leesbaarder maakt. In een oogopslag kan je de belangrijke data zien zonder dat je moet filteren. Dit wordt vooral geapprecieerd door je medewerkers of je baas. Zij worden dan niet overweldigd door de grote hoeveelheid data.
6. Power Pivot
Nog een geavanceerde tool van Excel met ‘power’ in de naam. Hiermee kan je grote hoeveelheden gegevens importeren uit verschillende bronnen en tegelijkertijd die gegevens filteren en de namen van kolommen en tabellen aanpassen. Je kan er ook meer geavanceerde formules mee schrijven dankzij DAX (Data Analysis Expressions) en KPI’s mee maken voor draaitabellen.
Als je bijvoorbeeld meerdere tabellen hebt voor je inkomsten en je budget, dan kan je deze gaan vergelijken volgens tijdsperiodes, departement of nog andere factoren. Dit geeft verfijndere rapporten en ook meer gepersonaliseerde rapporten als je het combineert met de CUBE-functies (KUBUS) in Excel.
Kom alles te weten over Excel!
Neem deel aan de online Excel Experience Days op 28-29-30 november
7. Macro’s en andere code
Je kan je Excel-ervaring uitbreiden zonder op nieuwe functies van Microsoft te wachten. Dat vereist natuurlijk wel wat kennis van codering omdat je dan met macro’s moet werken. Ook JavaScript- en OfficeScript-kennis is nuttig als je zelf nieuwe functionaliteiten wil toevoegen. Er bestaat bijvoorbeeld geen macro in Excel om een inhoudstafel te maken, maar die kan je wel creëren.
Deze kernfeature maakt van Excel echt een eindeloos vat aan mogelijkheden. Wil je dus het meeste halen uit Excel, dan is het leren werken met VBA-code een must.
Bron: excelcampus.com
Zin in meer?
Of je nu een beginner of een ervaren gebruiker bent, Excel heeft nog geheimen voor jou. Wil je ze ontdekken om te zien hoe je kostbare tijd kan winnen en frustrerend knoeiwerk kan vermijden? Dat kan tijdens onze 3-daagse Excel Experience Days! Kies uit 36 online workshops om je te verdiepen in de Excel-features waar jij meer over wil weten.
