3 Acties om de juiste cultuur te bereiken voor de digitale werkplek, volgens Oscar Berg

Digitale tools kunnen zorgen voor een krachtigere organisatie, die kenniswerkers goed ondersteunt en er indirect voor zorgt dat je klanten een goede ervaring hebben. Maar die tools zijn (slechts) een enabeler. Zonder aangepaste organisatiecultuur zal het niet werken. Hoe zorg je voor die cultuur? Dat en nog veel meer vertelde Oscar Berg in zijn keynote presentatie op het Congres Intranet 2017. Kluwer-trainer Bart Van Roey was er bij en brengt verslag uit.

Dit voorjaar had weer het jaarlijkse Congres Intranet 2017 plaats in Utrecht. De line up van echt goede internationale sprekers had me overtuigd om naar Utrecht te rijden en het was meer dan de moeite.

In deze blogpost overloop ik de keynote presentatie van Oscar Berg over het belang van cultuur bij digitale werkplek, en hoe je die juiste cultuur kan bekomen. Op de Learning Blog breng ik de volgende weken ook verslag uit over:

  • James Robertson over hoe je digitale technologie kan opvolgen via zijn “digital workplace radar”
  • Sam Marchal over de verschillende functies binnen de digitale werkplek, naar analogie met de “activity based” werkplek,
  • En ten slotte het duo Vandenbergh De Paepe met een heel mooi en concreet verhaal over het ontwerp en de roll out van hun nieuw intranet bij Barco.

Oscar Berg – Collaborating in a social era

Oscar is een inspirerend expert in digitalisering en “enterprise collaboration”. Hij is consultant, blogger en spreker over digitale strategie, service design, collaboration en “the future of work” in het algemeen. Hij is vooral bekend geworden met zijn boek uit 2015: “Collaborating in a Social Era”. Hij was keynote spreker voor Congres Intranet 2016.

Eén van Oscars eerste slides, over zijn doelstelling, vind ik al onmiddellijk zeer sterk.

Oscar Berg 1

Mooi en kernachtig omschreven. Ik sluit me er helemaal bij aan.

Eén van de uitdagingen vandaag is dat de digitale tools eerder voor complexiteit zorgen dan wel voor eenvoud. Dus daar moeten we aan werken…

 

Uitdaging voor de grote organisaties

Oscar vertrekt vanuit de vaststelling dat op dit moment vele organisaties de verwachtingen van hun klanten niet meer kunnen bijhouden, en dat we kenniswerkers niet goed ondersteunen. Gevolg: medewerkers verliezen hun betrokkenheid.

De klant verwacht een vlotte digitale opvolging maar grote organisaties zijn daar vaak (nog) niet klaar voor:

 

Oscar Berg 2

Hoe kan je dat oplossen? Die grote organisaties moeten proberen meer op startups te lijken. Hierover verder meer.

Ander probleem: onze manier van werken is (voor de bedrijven waar het nieuwe werken nog niet is ingevoerd), eigenlijk niet veranderd sinds midden de jaren ’90: namelijk na de intrede van email.

Oscar Berg 3

Dit is trouwens een slide (hier in de versie van John Stepper) die heel vaak gebruikt wordt in presentaties over digitale transformaties. In mijn default deck zit er ook eentje 🙂

En dit is een catch 22 natuurlijk: We hebben geen tijd om onze manier van werken te verbeteren, omdat we verdrinken in onze emails…

 

Werken als startups

Wat moeten die grote bedrijven dan wel doen? Handelen als een startup: dicht bij de consument, sterk netwerk, nieuwe dingen durven doen, maar vooral ook: ervoor zorgen dat mensen spontaan kunnen samenwerken.

 

Oscar Berg 4

Hoe komt het nu dat het zo moeilijk is om in grote organisaties vlot samen te werken?

 

De heel zichtbare aspecten van samenwerken zitten bovenaan in de gekende “Collaboration Pyramid” van Oscar: het vormen van een team, coordinatie en de eigenlijke actie.

Oscar Berg 5

In grote organisaties wordt dit door het management georganiseerd, maar als ze meer willen handelen als een startup, zullen ze extra aandacht moeten geven aan de andere aspecten van samenwerken, die meer “verborgen” zijn. Die verborgen elementen zijn meer van sociale aard: zorgen dat anderen weten wat je doet, en welke kennis je hebt, informatie uitwisselen en banden opbouwen met collega’s, enz.

Oscar Berg 6

Deze acties gebeuren spontaan en bijna onzichtbaar in kleine organisaties, maar zijn soms heel moeilijk te realiseren bij grote bedrijven. En als we die acties niet doen, dan weten we niet bij wie we terecht kunnen met onze vragen, dan kunnen we geen vertrouwen opbouwen. Daarom moet onze digitale werkplek ervoor zorgen dat we die sociale uitwisseling online kunnen doen: uitgebreide profielen publiceren zodat je kan vertellen wie je bent en wat je kan, microblogging, activity feeds en communities om van elkaar te leren enz.

 

Zorgen voor de juiste cultuur

Oscar Berg 8

Naast die (technische) functies die we moeten voorzien in de digitale werkplek, moeten we ook zorgen voor de juiste cultuur. Want dit is, zo zegt Oscar, de foundation of social technology.

Oscar Berg 7

Je moet zorgen voor:

  • Openheid. Je moet delen wat je weet en kan. Anders kunnen anderen daar geen beroep op doen wanneer zij het nodig hebben.
    Side note: dit is natuurlijk één van de basis principes achter de hele beweging rond Working Out Loud (#WOL) van John Stepper en Isabel De Clercq.
  • Transparantie. Je moet weten wie welke informatie gedeeld heeft, en wanneer. Anders weet je niet of je die informatie kan vertrouwen, en hoe je die kan gebruiken.
  • Participatie: iedereen die iets kan bijdragen, moet de mogelijkheid krijgen om dat te doen.
  • Conversatie: twee-weg communicatie op gelijke voet. Dat is de beste manier om wederzijds begrip op te bouwen.
  • En last but not least: erkenning (recognition): die is de brandstof die het allemaal aan de gang houdt. Als je geen erkenning geeft voor de bijdragen van iedereen, waarom zou men het dan nog doen?

 

Het is aan ons om te begrijpen waarom we die technologie nodig hebben, en hoe we die op de juiste manier kunnen gebruiken.  En dit is natuurlijk waar vele organisaties de mist in gegaan zijn: ze hebben de technologie gewoon uitgerold, zonder stil te staan bij de nieuwe cultuur die vereist is.

En om die nieuwe cultuur te introduceren, stelt Oscar drie acties voor die iedereen nu al kan opstarten (als dat niet al het geval is):

  1. To be open by default. Deel je kennis op een proactieve manier. Wacht niet op een vraag van een collega.
  2. Work out loud. Dat is wat we doen in een kleine organisatie. Op deze manier creëer je “workspace awareness” en kan je opportuniteiten zien om samen te werken. Dit hebben we nodig in de digitale werkplek.
  3. Be very generous with positive feedback. Dit is makkelijk te doen, en zo zorgen we voor verandering. Het is een basis voor iedereen: we willen erkend worden voor ons werk.

En zo eindigt Berg zoals hij begonnen was: met een hartje 🙂

Oscar Berg 9

 

Meer info over Oscar Berg

Alle slides op SlideShare.  Oscar’s website en op Twitter: @OscarBerg, en natuurlijk zijn boek.

 

Zin in meer?

Wil je meer weten over de digitale werkplek en social collaboration in uw organisatie? Noteer dan alvast deze data:

  • 6 september 2016: Gratis online meet-up met Bart Van Roey en Isabel De Clercq, exclusief voor leden van de Yammer-groep ‘Over Het Nieuwe Werken’. Nog geen lid van deze community? Mail dan naar Isabel De Clercq.
  • 22 september 2016: Social Technologies. namiddagworkshop over de kracht van social technologies in de digitale werkplek. Met keynote Joachim Heinz die van zijn bedrijf Bosch een ‘connected and agile workplace’ maakte. En met experten van IBM over de technologie van de toekomst. Meer info en inschrijving.
  • 24 november 2016: Congres ‘The future of HR: Digital and Agile” met trends, inzichten en cases over de rol van HR in de digitale werkomgeving. Stuur een mailtje en we houden u op de hoogte.
  • 1 december 2016: Digital Tools Experience Day. Ontdek verrassende en handige digitale tools waaronder Slack, Trello, Office 365, OneNote, Zoom en nog veel meer. Stuur een mailtje en we houden u op de hoogte.

 

Auteur

Bart Van Roey studeerde arbeidspsychologie en economie , maar zijn passie ligt in de mogelijkheden die technologie biedt om fijn en efficient samen te werken, ook over een afstand. Met zijn bedrijf ihop helpt hij organisaties om een goede digitale werkplek uit te bouwen. Dat digitaal werken kan met vele tools, het merk van die tools (Google, Microsoft, IBM, Slack of kleinere tools) heeft niet zo veel belang, maar je moet ze wel hebben, én je moet ze kunnen en willen gebruiken. Bart Van Roey geeft voor Kluwer Opleidingen ondermeer training in het gebruik van OneNote.

Lees ook

Nieuws per domein

Meest gelezen

Let's connect