5 redenen waarom een business analist bij de projectstart een goed idee is

by Gude Verhaert

De kick-off van een project is een belangrijk moment waar liefst iedereen bij betrokken wordt. Toch is het niet noodzakelijk om het hele projectteam vanaf de start op te trommelen. Om efficiënt te werken en kosten en tijd te besparen, is het voldoende om de sleutelfiguren rond de tafel te zetten. Maar wie zijn dat? Naast de project manager is het aangewezen om ook de business analist onmiddellijk te betrekken, en wel om 5 praktische redenen: 

 

1. Hij is een meerwaarde bij het uittekenen van het initiële projectplan

Het projectplan wordt voor de kick-off uitgewerkt en wordt waarschijnlijk niet in detail bekeken tijdens de meeting, maar het is wel het document dat de klant in handen heeft. Het plan is van uiterst belang, aangezien dit de eerste indruk is die je achterlaat bij de klant. Hoe gedetailleerder en haalbaarder het plan is, des te meer de klant vertrouwen zal hebben in de kwaliteit en het eindresultaat van het projectteam. Door de business analist mee te laten werken aan het plan zorg je voor een sterke technische basis. Daarnaast wordt vanaf het begin duidelijk dat project manager en business analist als duo samenwerken en elk aspect van het project door de juiste persoon wordt vertegenwoordigd. Dit zorg niet alleen voor een goede basis voor het verdere verloop van het proces, het schept ook vertrouwen voor de klant.

 

2. Hij zorgt voor meer precisie van het initiële projectplan

De eerste uitwerking van het projectplan is meer dan alleen een schets. Het is het levende document waarbij tijdens de kick-off enkel nog de puntjes op de i gezet moeten worden. Als project manager en business analist samenwerken aan dat plan dan zal het veel accurater zijn. De business analist is de schakel tussen de project manager en het technische team en is beter om technische zaken in te schatten en details te voorzien. Een nauwkeurige, haalbare planning scoort natuurlijk beter bij een kick-off.

 

3. Er komen sowieso technische vragen aan bod

Sommige technische vragen kunnen niet meteen beantwoord worden. Het projectteam moet de vragen behandelen na de kick-off en dan terug communiceren naar de klant. Maar vaak komen er ook technische vragen aan bod die wel behandeld kunnen en moeten worden tijdens de meeting om het proces te vergemakkelijken. Zo vermijd je dat de vragen of problemen op de lange baan worden geschoven.

 

4. Hij voorkomt de misinterpretatie en miscommunicatie over technische vragen tijdens de kick-off meeting

Terwijl een projectmanager nadenkt over de organisatie en de volgende stappen, vertegenwoordigt de business analist het hele technische team. Zo kunnen de vragen over beide onderwerpen mooi verdeeld worden en wordt misinterpretatie en miscommunicatie vermeden.

 

5. Hij speelt een belangrijke rol in het bepalen en het vastleggen van de behoeftes van de klant

Na de kick-off wordt meestal de bedrijfsprocedure overlopen, de as-is en to-be planning uitgewerkt en wordt er zeker een gedetailleerd overzicht van de behoeftes opgemaakt. De business analist, die bij elke stap van het voorgaande proces aanwezig is geweest, zal veel beter op de hoogte zijn van alle stappen dan iemand die achteraf ingeseind moet worden over de complexe, gedetailleerde behoeftes.

 

Als het erop aan komt, dan geeft de business analist een ander perspectief, een nuttige kijk op de planning. Vanaf dag 1 is de business analist een toegevoegde meerwaarde aan het projectteam.

 

Zin in meer?

Business analyse kan een meerwaarde betekenen voor je bedrijf. Wil je zelf je business analyse skills aanscherpen en handige technieken leren toepassen? Bekijk dan zeker de opleiding ‘Business Analyse Technieken: beter inzicht voor betere resultaten.

 

Bron: www.batimes.com

Lees ook