De perfecte business case in 8 stappen

Het uitwerken van een business case kan een stresserende opdracht lijken. Dat hoeft echter niet zo te zijn. In tegendeel, een business case is een motivatie om iets te ondernemen. Het onderbouwt waarom je bedrijf een bepaald project of een bepaalde uitgave moet aangaan. Dit neemt vaak de vorm aan van een print of pdf-bestand, maar kan ook opgemaakt worden als een presentatie of een video.

Een business case hoeft ook niet op alles in te gaan om overtuigend te zijn, zolang het zich maar richt op de essentiële elementen die een goede business case uitmaken. Hieronder volgen 8 stappen waarmee je dit kunt bereiken.

1.  De introductie: waar gaat je case over?

Dit onderdeel van je case, ook wel de motivatie of de problematiek genoemd, is de reden waarom je dit voorstel indient. De boodschap moet duidelijk zijn.

Bijvoorbeeld:

Het feit dat er in ons marketingbudget niet genoeg geld voorzien is voor videoproductie heeft gevolgen voor ons bedrijf. Het is gemakkelijker om onze software te begrijpen via een live demo, bijvoorbeeld in de vorm van een animatievideo. Het is ook van invloed op onze klanten, die misschien in de war zijn of niet in onze software durven te investeren omdat ze zich nog niet genoeg in ons product hebben verdiept.

2. Geef opties: mogelijke oplossingen

Geef stakeholders enkele opties om aan de aangegeven behoefte te beantwoorden.

Hieronder een voorbeeld van een mogelijke oplossing  voor onze case rond videoproductie:

We kunnen ons marketingbudget herschikken: als we middelen vrijmaken van ons budget voor het plaatsen van advertenties, affiliate marketing en SEO-consultingdiensten, hebben we voor het volgende kwartaal meer geld voor videoproductie ter beschikking.

3. Lijst de voordelen op: kwantitatief en kwalitatief

Dit is precies hoe het klinkt. Welke positieve resultaten kunnen we verwachten?

Kwantitatief: De gemiddelde tijd die bezoekers op onze ‘Over ons’-pagina besteden met 1 volledige minuut of meer verhogen, de klikfrequentie naar onze verkooppagina met 60% verhogen, de totale omzet in het kwartaal na de videopublicatie met 40% verhogen.

Kwalitatief: De klant helpen om ons product beter te begrijpen. De perceptie die onze klant heeft over de deskundigheid en de betrouwbaarheid van onze sector verbeteren.

4. Blik vooruit: risicobepaling en projectomschrijving

Op welke schaal zal dit project worden toegepast? En welke risico’s kunnen we inschatten?

• Wat zal de voornaamste doelstelling zijn?
• Hoelang zullen we nodig hebben om deze doelstelling te volbrengen?
• Welke maatregelen zijn nodig om dit doel te bereiken? Welke maatregelen zijn niet nodig?

Ons hoofddoel bestaat erin een animatievideo te creëren die onze software demonstreert en nader toelicht.

Dit project start met het schrijven van een script en de plannen waarin wordt uitgelegd welke scènes we in de video aan bod zullen laten komen. Pas daarna volgt de eigenlijke creatie van de video, intern geproduceerd of uitbesteed aan een videoproductiebedrijf.

In een laatste fase wordt de goedkeuring van de stakeholders gevraagd en wordt de video op onze website gepubliceerd.

Wanneer we het hebben over de risico’s, gaan we in op het volgende:

• Welke logische risico’s zijn aan dit project verbonden?
• Welke minder logische risico’s, zoals de opportuniteitskosten, mogen we verwachten?
• Waarom zouden we deze risico’s nemen? Wegen de voordelen op tegen de kosten? Welke immateriële voordelen mogen we verwachten?

Een risico dat we nemen is ervan uitgaan dat een videodemo ervoor zal zorgen dat bezoekers langer op onze website blijven. Dit is echter maar een veronderstelling.

Indien we dit project niet opstarten, lopen we het risico meer klanten te verliezen met de enige reden dat ze ons product niet genoeg begrijpen voor ze tot verkoop over gaan.

5. Budget: raming en fondsenwerving

Maak een schatting van het geld en de werkuren die nodig zijn om het werk voor elkaar te krijgen. Dit is ook het uitgelezen moment om aan te geven waar de investering vandaan kan komen. Zal de investering worden geworven, geleend, geschonken of van elders in het bedrijfsbudget worden vrijgemaakt?

6. Uiteenzetting: projectplan

Stel een voorlopig projectplan op. Hoe zal het project worden gerealiseerd? Aan dit onderdeel is wat werk. Het kan een van de grootste stappen zijn.

Eerst maak je een ruwe schets van het projectplan. Dit omvat:

• Doelstellingen — een meer gedetailleerde formulering van de doelstellingen
• Schaal — ga dieper in op de voorgestelde limieten van het project
• Takenlijst en mijlpalen — hoe taken worden gegroepeerd en wanneer het team vragen een update te geven over de voortgang
• Communicatiesystemen — hoe informatie zal worden uitgewisseld tussen teamleden
• Werk en vertraging — de mensen achter het project en de nodige werkuren
• Resultaten — materiële resultaten; het eindproduct en het succes ervan meten
• Planning — voorgestelde termijn voor dit project
• Budget — een raming van de kosten

7. Vat samen: de managementsamenvatting

Een managementsamenvatting is eenvoudigweg een samenvatting van één pagina van alles wat tot nu toe is uitgewerkt. De gemakkelijkste manier volgens Entrepreneur.com om dit te doen is een snelle samenvatting te geven van:

• Het probleem
• De oplossing
• De kosten
• Het potentiële rendement
• Het tijdskader
• De betrokkenen

Streef naar een gemiddelde van een zin per bovengenoemd opsommingsdeel.

8. Tijd om te schitteren

• Gebruik het juiste medium — Ga je slides gebruiken? Infografieken? Of andere visuele communicatiemiddelen?
• Stel de behoefte voorop — En benadruk deze behoefte. Maak voor jezelf duidelijk wat de grootste behoefte is. Bekijk elk deel van je case opnieuw en verwijs regelmatig naar deze behoefte.
• Sta klaar om vragen te beantwoorden — Bereid je voor op bezwaar. Bereid mogelijke vragen voor en oefen enkele mogelijke antwoorden in, zodat je standhoudt tijdens je elevatorpitch. Hou ter referentie enkele cijfers en statistieken achter de hand.
• Vertel een verhaal — Feiten en cijfers zijn belangrijk. Maar wat de aandacht van uw publiek op emotioneel vlak echt zal weten te trekken, is het vertellen van een verhaal. Vertel een verhaal en benadruk de behoefte in je pitch door te verwijzen naar feedback van klanten. Wanneer je de oplossing voorstelt, kan je een nieuw verhaal vertellen: een voorspelling van hoe de dingen zullen zijn eens jouw oplossing is geïmplementeerd:

Rachel bezocht onze website op zoek naar nieuwe projectbeheersoftware. Ze kwam met een open blik. Maar na 3 minuten rondsurfen op de website wist ze nog niet zeker wat ons product nu precies deed. Ze vertrok en kwam nooit meer terug.

Wat als we Rachel konden overhalen om terug te komen? Wat als we haar een beknopte video konden laten zien waarin ze exact ziet hoe onze software werkt? Ze zou langer op onze website blijven. En we zouden haar misschien kunnen terugwinnen.