Het coronavirus is neergestreken in ons land. Cafés en restaurants sluiten, sportactiviteiten worden geschrapt, evenementen worden afgelast… Ook op het professioneel leven heeft het virus een impact. De overheid raadt aan om in de mate van het mogelijke thuis te werken. Veel bedrijven staan hierdoor voor enkele uitdagingen. Niet alleen bedrijven, maar ook voor leidinggevenden brengt dit heel wat valkuilen met zich mee. Hoe stuur je je team aan vanop een afstand? Hoe krijg je je team op één lijn als ze zich fysiek niet op dezelfde plaats bevinden?
1. Leve de technologie
Door technologie kunnen we makkelijk thuiswerken. Velen beschikken over een laptop en bedrijven verzamelen al hun documenten vaak op een cloud. Hierdoor kunnen medewerkers op elke plek met internet hun bestanden raadplegen. Zorg er dan ook voor dat elke medewerker beschikt over een laptop en toegang heeft tot de systemen. Zo kan iedereen zijn werk optimaal uitvoeren thuis.
Verder is het aangeraden dat iedereen zijn agenda openbaar maakt voor zijn of haar collega’s en deze zo goed mogelijk bijhoudt. Zo ben je als teamleader op de hoogte van wat je collega’s doen en vermijd je telefoontjes en mailtjes op ongewenste momenten.
Geef als leidinggevende het goede voorbeeld. Communiceer zelf voldoende en duidelijk naar je medewerkers. Hou je agenda goed bij en zet hem open voor je collega’s.
2. Wederzijds begrip
Door de verschillende maatregelen van de overheid, zal je wellicht niet de enige thuis zijn. Ook bij je collega’s zal er een huisgenoot, partner of kind thuis zijn. Zorg daarom dat teamleden elkaars situatie begrijpen, want de kans op achtergrondgeluid is groot. Dit begrip kan je creëren door bijvoorbeeld een korte introductieronde te doen bij de aanvang van het thuiswerken. Zo weten collega’s van elkaar wie waar werkt en welke mogelijke obstakels er zijn.
3. Vlotte en duidelijke communicatie
Een goede communicatie is key wanneer je een team moet leiden op afstand. Handige tools hiervoor zijn Google Hangouts, Slack, Skype for Business of Microsoft Teams. Heeft je bedrijf nog niet zo’n zakelijk chatprogramma? Dan is dit het geschikte moment. Medewerkers kunnen zo makkelijk en snel vragen aan elkaar stellen. Een chatberichtje is vaak sneller dan een mailtje of telefoontje. Help andere collega’s op weg die minder handig zijn met deze communicatiemiddelen.
Verder is het ook aangeraden om na te gaan of je boodschap goed overkomt. Vraag aan je collega’s of ze begrijpen wat je bedoelt en vat dingen samen die anderen zeggen. De vragen die je stelt zullen eerder over het proces gaan dan de inhoud ervan. Zo zorg je ervoor dat alle medewerkers op één lijn staan en vermijd je miscommunicatie.
4. Je team leiden
Neem in het begin de touwtjes wat meer in handen. Geef duidelijke richtlijnen mee aan je medewerkers zodat ze weten wat er van hen wordt verwacht. Pols af en toe of alles goed verloopt. Zo vermijd je dat iemand al enkele dagen een taak verkeerd uitvoert. Later, wanneer alles duidelijk is, kan je je team meer loslaten.
Ben je toch nog ongerust dat medewerkers thuis te veel afgeleid worden van hun werk door kinderen en hun huishouden? Op kantoor weet je ook niet altijd of je collega’s doen wat ze moeten doen. Fysieke aanwezigheid is geen garantie voor productiviteit.
5. Helpende hand
Doordat je niet fysiek kan samenzijn, komen er projecten en vergaderingen in gedrang. Een brainstorm via telefoon of videogesprek is niet altijd even praktisch.
Als teamleader help je best je team hierin. Overleg kort wat de prioriteiten zijn en hoe je praktische problemen het beste oplost.
6. Bereikbaarheid voor vragen
Als teamleader is het belangrijk dat je bereikbaar bent voor vragen. Op kantoor lopen collega’s al eens snel langs met hun vragen. Doordat je niet kan zien of iemand druk bezig is, zijn medewerkers minder geneigd om te bellen. Je wilt namelijk niet bellen op een ongepast moment.
Door een duidelijke communicatie zal de drempel minder hoog zijn om je te contacteren. Zorg ervoor dat je collega’s weten hoe ze je best bereiken. Is dat via mail, telefoon…? Verder laat je weten wanneer je bereikbaar bent of wanneer juist niet. Zet in je agenda wanneer je beschikbaar bent.
7. Gezellige babbel
Ook op afstand is sociaal contact tussen collega’s belangrijk. Organiseer daarom een videogesprek met je team. Zo weet iedereen waarmee anderen bezig zijn, wat hun plannen zijn, of ze iemand kunnen helpen …
Vraag ook zeker hoe het gaat met iedereen los van het zakelijke aspect. Medewerkers voelen zich zo geapprecieerd als persoon en het zorgt voor verbondenheid. Daarnaast zal je ook sneller op de hoogte zijn van eventuele coronabesmetting. Het is niet het koffiemachine of de waterkoeler, maar het zorgt wel voor gezellige babbel onder collega’s.
Bron: MT.be
Zin in meer?
Coachen op afstand blijft een moeilijke klus. Via de opleiding ‘Leidinggeven op afstand’ ontdek je verschillende praktische technieken en tips om je team op afstand zo efficiënt mogelijk te leiden.
