Welkom nieuwe medewerker…op afstand

by Sabine Tobback
Welkom nieuwe medewerker…op afstand

Leidinggeven in tijden van corona is niet evident. Als meer mensen thuis werken, hoe stuur je dan je team aan vanop een afstand? Hoe krijg je je team op één lijn als ze zich fysiek niet op dezelfde plaats bevinden? Technologie, duidelijke communicatie, je agenda delen en bereikbaar zijn, zijn alvast goede pistes. Ook door begrip te tonen en tijd te maken voor een babbel hou je contact met bestaande medewerkers. Maar hoe pak je het aan met nieuwe medewerkers, hoe krijg je hen vlot aan boord en aan het werk? Kan het ook zonder live contact? Zet je vooroordelen opzij en maak gebruik van de toolbox met 15 concrete tips.

Door afstand gescheiden maar door interactie verbonden.
Sabine Tobback

Hoe onboard je een nieuw teamlid terwijl iedereen op afstand zit? Deze vraag krijgt NCOI-lesgeefster Sabine Tobback geregeld tijdens de workshop Leiding geven op afstand. “Deze week vertelde een leidinggevende me dat hij om 5u was vertrokken naar het bedrijf om toch met die nieuwe medewerker live samen te zitten voor hij zijn dag van back-to-back vergaderingen startte. Telkens ik doorvraag om beter te begrijpen wat het zo moeilijk maakt, blijken er twee assen te spelen.”

Langs de ene kant zijn er bepaalde aannames en overtuigingen, langs de andere kant is er een gebrek aan kennis, ervaring en/of voorbeelden van successen waardoor men blokkeert. Beide werken versterkend op elkaar in, waardoor men zelfs niet overweegt om verder te kijken dan live onboarden.

Overtuigingen zoals:

– Je kan geen nieuwe medewerker op afstand onboarden
-Je moet iemand face-to-face zien om hem deftig alles uit te leggen
– Je moet naast iemand zitten/staan om hem te tonen hoe het moet

maken dat je inderdaad je planning aanpast en in je wagen springt om toch tegen de huidige regels in naar kantoor te gaan. Zolang je dit blijft geloven, laat je jezelf ook niet toe om naar nieuwe manieren te zoeken of met nieuwe technologie te gaan experimenteren of anderen erbij te betrekken.

De belangrijkste as die eerst dient aangepakt te worden, is die met de aannames of overtuigingen. Hoe doe je dat? Vanuit mijn coaching ervaring weet ik dat enkel een lijst met mogelijkheden aanbieden van hoe je iemand op afstand kan onboarden niet voldoende is voor iemand met sterke overtuigingen dat dit niet lukt. Het is slimmer op zoek te gaan naar de onderliggende drijfveren die dit geloof voeden. Bijvoorbeeld: alles zelf willen doen en goed willen doen, perfectionisme of faalangst zijn de meest voorkomende.

Zodra de overtuigingen zijn aangepakt kan je beginnen werken op de toolbox uitbreiden met handvaten.

Hoe kan je een nieuwe medewerker onboarden op afstand?

Hieronder vind je 15 concrete tips waarmee je aan de slag kan gaan:

  1. Onboarding plan opstellen met duidelijke doelen en mijlpalen waarbij verschillende teamleden een rol spelen. Nieuwe medewerker laten terugkoppelen in een teamoverleg over het geleerde, zijn beleving en zijn vragen.
  2. Duidelijke verwachtingen bepalenen, de SMART doelen en afspraken maken. Het kader definiëren wat kan wel, wat kan niet, hoe werken we samen, hoe communiceren we, hoe rapporteren we …
  3. Vertrouwen uiten, benoemen dat het oké is om het niet te weten, om fouten te maken, om te proberen.
  4. Voor elk kennisdomein een Single Point Of Contact aanduiden waar de nieuwe medewerker terecht kan met vragen en een planning opstellen waarbij de nieuwe medewerker elke dag met minstens één SPOC een gesprek heeft.
  5. Daarnaast een meter-/peterschapstraject: de medewerker heeft een mentor waarbij hij ook terecht kan naast jou, de SPOC, de teamleden.
  6. Laatst bijgekomen medewerker inschakelen om zich over deze medewerker te ontfermen.
  7. Dagelijks twee korte checkmomenten houden: ‘s morgens een check-in en ‘s avonds een check- out, 10-15min volstaan.
  8. Procedures en processen dienen op punt te staan en centraal toegankelijk te zijn op afstand:digitaal werken.
  9. Nieuwe medewerker onmiddellijk laten deelnemen aan teammeetings. Je teammeetings ook pimpen waarbij je voor interactiviteit en afwisseling van formaat zorgt met ijsbrekers en energizers, zo krijg je verbinding tussen mensen.
  10. Video tutorials en e-learning modules met korte info over bepaalde thema’s.
  11. Digitale plaforms als TEAMS, Webex, ZOOM gebruiken en video aanzetten in alle gesprekken. Daarnaast ook een chat app zoals WhatsApp waarbij we op een informele manier een foto, filmpje, een mop of weetje delen ter vervanging van het koffiemoment.
  12. CEO een video laten opnemen waarbij deze de nieuwe medewerker welkom heet en de visie enwaarden toelicht.
  13. Dit is ook een unieke gelegenheid om te ontdekken hoe een nieuwe medewerker ons ziet, hoe wij overkomen als bedrijf, als team, als individu. Eens de medewerker aan boord is, gaat hij onze visie, aanpak overnemen. Dus vraag zeker ook naar hoe hij ons ziet: feedback.
  14. Continu dit onboarding proces evalueren en bijsturen volgens de noden van de medewerker en zijn tempo van leren.
  15. Vragen aan de nieuwe medewerker om zijn leerproces te documenteren zodat dit ter beschikking kan gesteld worden van de volgende nieuwe medewerker. Dit is ook al een basis voor het opzetten van jobrotatie of backups.

Bron: Sabinetobback.be

Zin in meer?

Thuiswerken, internationale projecten, telewerken, … Leidinggeven verloopt vandaag vaak virtueel. Hoe controleer je waarmee je team bezig is? Hoe weet je zeker dat het de opdracht begrijpt? Hoe bouw je een vertrouwensband op? Het zijn dagelijkse vragen voor elke ‘virtuele’ coach. Deze opleiding gidst je voorbij de valkuilen.

Lees ook