Bij elke opleiding is er wel iemand die niet komt opdagen. Hoe pakt u dat absenteïsme aan? Best niet met de mantel der liefde, vindt Kluwer-trainer en L&D consultant Dan Steer. Afzeggingen kosten niet alleen geld, ze hypothekeren ook de kwaliteit van het werk.
Dan Steer vroeg aan 34 Belgische O&O-managers hoe zij omgaan met afzeggingen en afwezigheden tijdens opleidingen. Aan de hand van de antwoorden ontdekte hij dat bedrijven dit probleem op twee manieren aanpakken: afwezigheden opvolgen en aanwezigheid stimuleren. Enkele praktijktips.
1. Een boete voor de afwezigen
Er zijn bedrijven die afzeggers een boete opleggen. De grootte van de boete varieert naargelang de termijn waarop afgezegd wordt. Sommige bedrijven hanteren een vast bedrag, anderen werken met een percentage van de opleidingskosten. Dat die boetes zelden de werknemer zelf treffen, is een belangrijke nuance. Meestal is het de business unit of het departement waar de afzegger werkt die ‘betaalt’. Dat dit onvoldoende naar de werknemer gecommuniceerd wordt, kan verklaren waarom die laatste dergelijke boetes niet echt ernstig neemt.
2. Wat met interne trainingen?
Leg je ook een boete op voor afwezigheden bij interne trainingen die zogezegd ‘gratis’ zijn? Dan Steer merkt terecht dat ook die trainingen allesbehalve ‘gratis’ zijn. Aan elke training hangt een kost, ook aan interne. Denk maar aan de tijd en moeite die erin geïnvesteerd worden, en aan het salaris van de trainer. Toch zei maar één O&O-manager absenteïsme ook bij interne trainingen te beboeten. Een gemiste kans, vindt Dan Steer. Een consequent beleid zendt een veel helderder signaal door de organisatie. Het zorgt ook voor een beter beheer van de overheadkosten.
3. Stuur de rekening, ook als het gratis is
Een innovatieve oplossing om afwezigheden terug te dringen bij opleidingen zonder inschrijvingsgeld is om vooraf de deelnemers toch te vragen een bepaalde som te betalen. Als de deelnemer opdaagt, wordt het bedrag teruggestort.
4. Vergeet niet te rapporteren
Of zoals een respondent het zei: ‘Wij houden statistieken bij van afzeggingen en sturen die naar de directie.’ Volgens Dan Steer is het belangrijk om helder te rapporteren, niet alleen over absenteïsme maar ook over succesvolle trainingen. De cijfers kunnen zowel naar het management gestuurd worden, als op het intranet of in een nieuwsbrief verschijnen.
Naast deze meer controlerende en bestraffende maatregelen blijkt dat bedrijven ook initiatieven nemen die de deelname aan opleidingen positief kunnen stimuleren.
5. Maak van leren een prioriteit
Door leren te positioneren als een belangrijk onderdeel van de bedrijfscultuur zullen medewerkers het ook als belangrijk beschouwen en er automatisch meer tijd voor vrijmaken. In sommige omstandigheden is dat moeilijk: in bedrijven die het moeilijk hebben om zich aan langetermijnplannen te houden, en uiteraard in omgevingen waar men niet hoog oploopt met opleidingen. Het tegengestelde gebeurt bij IT-consultants. Vaak worden die ingehuurd door een klant op voorwaarde dat ze eerst een bepaalde training volgen. In dat scenario is er van enige weerstand geen sprake.
6. Beloon aanwezigheid
Wie resultaat wil, moet de juiste signalen uitzenden. Soms loopt dat mis. Als een bedrijf inzet op teamwork, maar vooral individuele prestaties beloont bijvoorbeeld. Hetzelfde geldt voor opleidingen. Zowel de meerwaarde van als de beloning voor een training moeten niet enkel duidelijk zijn voor de deelnemer, maar ook voor zijn entourage. Praktisch: beloon de business unit met de beste aanwezigheidscijfers.
7. Toon de ROI
Toon wat een training opbrengt. Dit werkt het best als een opleiding zo dicht mogelijk bij de dagelijkse activiteiten en uitdagingen van een medewerker ligt. Ook evaluaties van de competenties voor en na de opleiding kunnen helpen om duidelijk te maken wat het nut van de training was.
