Bind talent aan je organisatie: innoveer je onboardingproces!

Onboarding en het inwerken van medewerkers worden steeds belangrijker. Tegelijkertijd ontbreekt vaak de tijd om het goed te doen, zeker als er regelmatig veel nieuwe medewerkers een bedrijf binnenstromen. Met behulp van innovatieve toepassingen wordt onboarding beter én efficiënter uitgevoerd en interactiever gemaakt. Zowel de nieuwe medewerkers als werkgevers ervaren deze nieuwe manier van inwerken als prettiger en persoonlijker.

Het belang van onboarden

Personeel maakt steeds meer het verschil binnen bedrijven. Waar producten en diensten sterk op elkaar lijken, bepaalt de kwaliteit, inzet en betrokkenheid van de mensen het succes van de onderneming. Voor veel bedrijven is het zoeken en vinden van de beste medewerkers dan ook een topprioriteit geworden.

Bijna even hoog op de prioriteitenlijst staat echter het vasthouden van deze nieuwe medewerkers[1]. Te vaak besluiten medewerkers namelijk kort na hun indiensttreding al weer om zich heen te gaan kijken. Hierin is het onboarding proces cruciaal. Juist deze eerste kennismakingsperiode bepaalt vaak het verschil tussen een lange carrière bij het bedrijf of een voortijdig vertrek.

De zoektocht naar nieuwe onboarding oplossingen

Vooral grote bedrijven onderkennen dan ook het enorme belang van een goede onboarding. Echter, de collega’s die de nieuwe medewerker het beste kunnen inwerken blijken ook vaak het drukst te zijn. En zeker als er veel starters zijn, vinden zij zich na een kennismakingsrondje dan ook vaak terug achter een bureau met een stapel documenten om zich in te lezen. Een aanpak die voor beide partijen verre van ideaal is.

Voor veel HR managers is dit een reden om op zoek te gaan naar nieuwe en betere manieren van onboarden. Ze willen de nieuwe collega op een veel persoonlijker manier kennis laten maken met het bedrijf, een warm welkom geven en het proces tegelijkertijd ook veel efficiënter organiseren.

“De wens was om al onze medewerkers, ongeacht locatie of bedrijfsonderdeel, op een eenduidige manier te informeren en enthousiasmeren over Delta Lloyd. Appical zorgt ervoor dat nieuwe collega’s sterk van start gaan: goed voorbereid en met een frisse blik”, aldus de Learning & Development manager.

Persoonlijker én efficiënter lijken op het eerste gezicht tegenstrijdige doelstellingen. Toch maakt nieuwe technologie hier veel mogelijk. De nieuwste digitale onboarding toepassingen maken bijvoorbeeld slim gebruik van de smartphone. Slimme onboarding apps, zoals bijvoorbeeld Appical, helpen bij de kennismaking en staan een nieuwe collega permanent met raad en daad terzijde. Ze maken van onboarding veel meer een intuïtief en natuurlijk proces.

Het nieuwe onboarden begint met preboarden

Bovendien kan het onboarden al vóór de eerste dag beginnen. Dit zogeheten preboarden begint zodra de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd. Veel praktische zaken kunnen dan direct online worden geregeld. Zodat op dag één niet alleen het pasje al klaarligt, maar ook de accounts zijn aangemaakt. En alle andere zaken zijn geregeld die nu vaak nog gebeuren moeten.

Maar er is met dit preboarden nog veel meer mogelijk. De medewerker kan via de app al kennismaken met de organisatie en zijn teamgenoten, bijvoorbeeld via persoonlijke videoboodschappen. Ook kan hij een online 360 graden rondleiding krijgen op de nieuwe werkplek.  En typische twijfelpuntjes als de dresscode, hoe en waar je kunt lunchen en ongeschreven gewoontes en bijzonderheden worden al vooraf duidelijk via een leuke, interactieve quiz. Vaak blijken juist die eenvoudige zaken het verschil te maken tussen een moeizame en een soepele start.

Inwerken via de nieuwe onboarding apps

Het proces gaat verder als de nieuwe collega daadwerkelijk start in zijn nieuwe functie. Een onboarding app als Appical begeleidt hem of haar bij de activiteiten binnen het bedrijf. Voor de medewerker is het alsof hij een begeleider heeft die hem de eerste periode steeds op het juiste moment advies geeft. Dat zorgt voor een optimale combinatie van kennis en coaching:

• De onboarding app helpt de medewerkers – vaak in de vorm van op maat gesneden, snackable content – om op het juiste moment de juiste kennis op te doen. Dat kan een instructievideo zijn bij een bepaalde functie of taak, maar net zo goed een korte recap van een onderwerp in de vorm van een luchtige quiz. De dikke handboeken of uitgebreide instructiesessies van voorheen zijn in ieder geval niet meer nodig.
• De eigen mentor of buddy en andere collega’s krijgen op deze manier veel meer tijd en ruimte om hun nieuwe collega beter te leren kennen en te helpen met de vragen die er echt toe doen.

Ingewerkte en betrokken medewerkers

Met deze nieuwe onboarding toepassingen zien we dan ook een duidelijke ontwikkeling waarbij de inwerkperiode transformeert van een korte, intensieve ‘kennisshot’ naar een langere online coaching periode van gemiddeld zes maanden. Een begeleidingstraject dat gericht is op sociale integratie van de medewerker in het team en het bedrijf. Doel is om medewerkers te krijgen die niet alleen zijn voorbereid op hun werk, maar zich ook verbonden voelen met de collega’s en de onderneming.

“Alle 28 vestigingen in de Benelux hadden hun eigen onboardingprogramma. De wens was iedereen op een éénduidige manier informeren en enthousiasmeren en al voor hun eerste werkdag te informeren over het reilen en zeilen binnen CEVA Logistics, verklaart Pauline Schut.  De feedback die we ontvangen is heel positief. Mensen voelen zich op de eerste werkdag niet als ‘leek’ binnenkomen en kunnen direct meepraten over het reilen en zeilen binnen CEVA. Mensen komen ‘thuis’; ze voelen zich al onderdeel van CEVA voordat ze zijn gestart. Met veel enthousiasme en goede zin zijn ze voorbereid aanwezig op de eerste werkdag. Een stijging in productiviteit en engagement zal er dan dus ook zeker zijn.”

Monitoring en Feedback

Bovendien wordt het veel eenvoudiger om te monitoren hoe het daadwerkelijk gaat met de onboarding van de nieuwe medewerker. De gebruikte apps houden perfect bij welke elementen van het onboarding programma doorlopen zijn. Ook is het eenvoudiger om eerlijke feedback te verzamelen over de verschillende onderdelen van het inwerkprogramma.

Dit zorgt ervoor dat bedrijven beter in staat zijn de kwaliteit van de onboarding te bewaken. Van individuele medewerkers kan de voortgang en tevredenheid worden bijgehouden. Maar ook kan de HR-afdeling of het management toetsen in hoeverre de afgesproken KPI’s worden behaald of begeleiding hierin bieden. Zo helpen deze apps het onboarding proces continue te verbeteren.

Koppeling met opleiding- en ontwikkelingssystemen

Dankzij deze nieuwe onlineaanpak wordt inwerken steeds meer een logische eerste stap in een permanent opleidings- en ontwikkeltraject. De onboarding programma’s worden daarvoor direct gekoppeld aan andere interne opleidings- en ontwikkelingssystemen. Vanaf de eerste dag kan er worden gewerkt met één Learning & Development dossier. De onboarding fase wordt een integraal onderdeel van de Employee journey door het bedrijf.

[1] Van de recruiters noemt 48% de time-to-hire als maat van succes. Het tweede criterium (46%) op de lijst is hoelang aangenomen kandidaten bij het bedrijf blijven. Bron: Recruiting Trends Nederland 2017.

Bron: Workforce IT