Een digitale werkplek kan de productiviteit van je medewerkers een geweldige boost geven. Logisch: ze zijn dan niet langer afhankelijk van vaste werktijden, een fysieke kantoorruimte of een bepaald toestel, maar ze kunnen op eender welk moment, op gelijk welke plaats en via elk toestel toegang krijgen tot hun werkomgeving.
Digitale werkplekken: 20% IT, 80% change management
Toch is de overstap naar zo’n nieuwe werkwijze niet zo eenvoudig. Een goede begeleiding is onmisbaar om de eindgebruikers binnen te loodsen in hun digitale werkplek. Het begint met het bepalen van een duidelijke strategie en manier van werken, maar ook een aangepaste ‘acceptatiestrategie’ is cruciaal voor de slaagkansen van het hele project.
De rol van HR in de digitale werkplek
Dat hele project – van het bepalen van de strategie tot het effectief transformeren naar een digitale organisatie en een veilige, productieve werkplek – is dus niet alleen een IT-project, maar ook in grote mate een change management-project en dus de verantwoordelijkheid van HR.
De rol van de HR-afdeling heeft te maken met het doel van het project: de productiviteit van de eindgebruikers verbeteren en opvolgen. Daarnaast is het belangrijk dat het project een veranderingsproces teweegbrengt dat gedragen wordt door de hele organisatie.
Conclusie: een dergelijk digitaliseringsproject bestaat vaak voor slechts 20% uit een IT-luik (de juiste licenties, technologie, installatie, enzovoort) en voor 80% uit change management: strategie, visie en business scenario’s uitwerken, en de eindgebruikers klaarstomen, betrekken en enthousiasmeren. Zo kan de hele organisatie uiteindelijk het veranderingstraject doorlopen.
Oude en nieuwe werkwijze combineren
Als je Office 365 – het productiviteitsplatform van Microsoft – gebruikt, is er alvast heel veel optimalisatie mogelijk in je (nieuwe) manier van werken. Uiteraard betekent dat niet dat je je oude werkwijze volledig overboord moet gooien. We raden altijd aan om het beste van twee werelden te combineren, en dat is voor elke organisatie anders. Het maakt alleszins de overgang voor de eindgebruikers gemakkelijker.
We zien dat veel organisaties in het verleden al bescheiden stappen hebben gezet om bijvoorbeeld Yammer, Skype voor Bedrijven of andere tools te lanceren, maar dat die tools door gebrek aan begeleiding amper worden gebruikt. Een andere hinderpaal is dat organisaties vaak vertrekken vanuit een bepaalde tool en niet zozeer vanuit een business scenario. Ook dat leidt zelden tot het gewenste resultaat.
Vervolgtraject voor meer productiviteitswinst
Om het succes van de digitale werkplek in je organisatie te verzekeren, voorziet Synergics een vervolgtraject met meetbare resultaten en rapporten die de acceptatie in kaart brengen, met campagnes om de acceptatie van eindgebruikers te stimuleren, gebruikerstrainingen om medewerkers te overtuigen van de nieuwe manier van werken en bijhorende tools.
Bron: Synergics
Wilt u meer weten?
In het verlengde van het Wolters Kluwer congres ‘The Future of hr’ brengt Synergics op 5 december het webinar ‘Klaar voor de toekomst van HR dankzij productiviteitsdata en My Analytics’ waar ze dit topic verder zullen toelichten. Aanmelden voor dit webinar kan hier.
