De context waarbinnen een IT-departement moet functioneren is de laatste jaren grondig veranderd. Ook de IT-afdeling van Aveve kende deze verschuiving: van een klassieke omgeving waar bijna alles intern op maat wordt ontwikkeld, naar een omgeving waar standaardoplossingen worden aangeboden op de markt en veel wordt geoutsourcet. Bij dit veranderingsproject koos AVEVE voor een grondige coaching van alle IT-medewerkers.
“Door het veranderende aanbod en de nieuwe manier van werken, evolueerden ook de jobs van de medewerkers”, zegt Bart Gouweloose, IT-manager IT Services Delivery bij AVEVE. “Technisch zijn alle medewerkers heel sterk, maar door de evolutie was er nood aan bredere kennis en bijkomende vaardigheden. Outsourcen betekent ook dat medewerkers plots in contact kwamen met externe partijen, onderhandelingen, overleg… Hun functie kreeg dus een andere, meer regulerende invulling. Daarnaast zagen we oude functies verdampen, waar nieuwe functies werden gecreëerd. Op basis van die evolutie werkten we een nieuwe aanpak uit voor het IT-departement.”
https://www.youtube.com/watch?v=kRBKSoRWfAc&feature=youtu.be
Ontdek het video-interview van Bart Gouweloose, IT-Manager Services Delivery.
De kracht van de 5 C’s
“Dat onze medewerkers de nodige technische kennis hadden om op technologische veranderingen in te spelen, daar twijfelden we niet aan”, zegt Bart Gouweloose. “We wilden hen vooral extra begeleiden in het gebruik van hun ‘soft skills’. Daarom hebben we de ‘5 C’s’ ontwikkeld, 5 focuspunten om op te werken en die elke medewerker helpen om opportuniteiten te zien:
- Competent: een medewerker moet goed zijn in zijn job en de functie waarin hij zit. We hervormden het departement van 3 grote groepen naar 15 kleinere groepen. Meer dan naast elkaar te werken, wordt nu per opdracht bekeken welke competenties we uit elke groep nodig hebben en stellen zo een projectteam samen.
- In Command: wie een project trekt, moet verantwoordelijkheid durven nemen en de touwtjes stevig in handen nemen.
- Controle: een project is niet enkel een opstart, maar draait ook om opvolging, aftoetsen en bijsturen waar nodig.
- Consensus: het is niet omdat je een project leidt, dat je ook de leider bent. Het gaat om overleg, compromissen sluiten en tot een consensus komen, zonder dat je daardoor je handen aftrekt van de eindverantwoordelijkheid.
- Communicatie: duidelijk communiceren is vaak een uitdaging voor technische IT-profielen. Zeggen dat een server plat ligt, is minder duidelijk dan een klant meedelen dat de mailbox momenteel buiten gebruik is maar tegen de middag weer opgestart zal worden.”
“We moeten niet méér gaan werken, maar efficiënter.”
Individuele coaching
“Deze 5 C’s vormden de basis van de coaching”, vertelt Bart Gouweloose. “Tijdens de kick-off – het eerste gezamenlijke moment tijdens de training – scoorde elke medewerker zichzelf op de 5 vaardigheden, een belangrijk moment van zelfreflectie. Daarna volgden 3 face-to-face-gesprekken met hun Kluwer-coach, waarbij individueel rond de C’s werd gewerkt en elke medewerker ‘huiswerk’ meekreeg, specifiek aangepast aan zijn noden. Verder was er elke week persoonlijk mail-contact tussen elke medewerker en de coach, om enerzijds te rapporteren hoe hij zijn huiswerk had aangepakt en anderzijds om nieuwe tips en bijsturing te krijgen.”
Niet onbelangrijk: de info die gedeeld werd tussen coach en medewerker werd niet doorgegeven aan het management, behalve als daar de nood toe bleek en in overleg met de medewerker zelf. Het management intervenieerde dus niet tijdens het traject. Zo hoefden de medewerkers zich ook niet geremd te voelen om dingen te delen tijdens hun persoonlijke coachings. Enkel aan het einde van het traject vond er een gesprek plaats met de coach, de medewerker en een lid van het management om te delen wat het traject tot stand had gebracht en wat de werkpunten waren. Erwin Verstraelen, CIO: “We hebben de verantwoordelijkheid eigenlijk bij het individu gelegd. Mijn boodschap was: ‘Neem de lust van de vrijheid, de last van de verantwoordelijkheid. De keuze ligt finaal bij jezelf.’”
“In het leven zijn er problemen, uitdagingen en opportuniteiten. Dat is feitelijk drie keer hetzelfde, alleen de mindset is anders.”
Specifiek natraject
“We zijn ons ervan bewust dat de effecten van de individuele coachings niet blijvend zijn, hoewel ze nu nog steeds zichtbaar zijn op de werkvloer. Daarom werken we nu, samen met de L&D manager van AVEVE, een vervolgtraject uit met meer specifieke trainingen, vb. Time Management, wat meer inspeelt op aparte vaardigheden. Voor anderen starten we binnenkort opnieuw het coachingstraject op met de twee coaches van Kluwer Opleidingen. Zo houden we de vinger aan de pols.”
Zin in meer? Het coachingtraject werd in goede banen geleid door Ilse Schepens, Learning Consultant en Kluwer-coaches Frans Van Rooij en Sabine Tobback. Meer info over hun aanpak lees je ook in het blogartikel ‘En de som van mijn talenten is’. Is dit ook een behoefte in uw bedrijf? Neem dan contact op met Ilse Schepens.
