Enthousiaste superusers verwelkomen nieuwe medewerkers bij Bru Textiles

Vanuit humanresourcesstandpunt is onboarding heel belangrijk. De eerste dagen zijn immers cruciaal om nieuwe medewerkers te verwelkomen, op te vangen en technische kennis mee te geven. Daarom besloot HR Manager Jurgen Stevens ‘superusers’ te introduceren bij Bru Textiles. 

 

“Net zoals in veel bedrijven, ging ook bij ons het onboardingtraject vroeger via de HR-afdeling”, legt Jurgen Stevens uit. “Maar na de introductie was er te weinig ruimte om operationele ondersteuning te geven. Dat werd echt een probleem toen we door
de groei van het bedrijf fors moesten uitbreiden. Dus besloten we het anders te doen. We zijn binnen onze medewerkers op zoek gegaan naar enthousiaste mensen die een positieve boodschap kunnen uitdragen, voldoende systeemkennis bezitten én zin hebben om anderen te begeleiden. Zij werden aangeduid als ‘superusers’.”

 

Superusers opleiden

Omdat deze medewerkers naast hun operationele taak een compleet nieuwe rol kregen, ging Bru Textiles op zoek naar een geschikte opleiding. Hoe geef je training en zorg je voor de inwerking van nieuwe collega’s? De opleiding moest zich enerzijds richten op de vaardigheden om kennis te delen zonder de nieuwkomers te overrompelen met technische info, en anderzijds ook op de soft skills om een nieuwe collega te verwelkomen en een goed gevoel te geven. Het doel was ook meteen de systeemkennis en professionaliteit binnen de afdeling te vergroten.

 

Train de trainer

Het bedrijf kwam uit bij de train de trainer-opleiding. Deze wordt normaal ingericht voor trainers die les geven aan grote groepen maar omdat het hier over one-to-one training ging, werd het programma en de aanpak door trainer/coach Katelijne Rotsaert op maat aangepast. “We deden een intakegesprek samen met de verantwoordelijke voor interne marketing en de begeleider van de superusers. Na de briefing van wat we voor ogen hadden kwamen we uit bij een tweedaagse workshop met onder andere testcases en praktijkoefeningen, zodat onze superusers konden leren hoe ze een presentatie geanimeerd en interactief kunnen geven. De bedrijfspresentatie zelf werd ook in een nieuw, fris kleedje gestopt. Daarnaast werd de rondleiding in het bedrijf geoefend, zodat de superusers zich zelfzekerder gingen voelen. Bij de workshops was ik bewust niet aanwezig, zodat ze vrij konden oefenen met elkaar. Dat lukt niet altijd als er een eindverantwoordelijke aanwezig is.”, getuigt Jurgen Stevens.

 

De onboardingdag is nu een apart traject voor de superuser, zodat die geen operationele druk meer ervaart.

 

Geen operationele druk

De voorbije twee jaar wierf Bru Textiles dertig nieuwe medewerkers aan, zodat de teller nu op 140 staat. Bij elke onboarding verwittigde HR de begeleider van de superusers. Die keek dan wie van de zeven beschikbaar en het best geplaatst was. “De onboardingdag is nu een apart traject voor de superuser, zodat die geen operationele druk meer ervaart. Dat is een heel positief verhaal, merken we. De superusers doen hun job met veel meer plezier en zijn ook allemaal aan de slag gegaan met de tips en adviezen uit de training.”

 

Mooie resultaten

“We hebben geleerd dat de interactie met de operationele mensen veel beter blijft hangen. De superusers benaderen de nieuwe collega vanuit hun eigen ervaring, zo wordt hij of zij meteen ‘een van hen’. Bovendien slagen ze erin de nieuwe medewerkers meteen een aantal technische features van ons systeem aan te leren. Zo komen de nieuwe krachten al met een basiskennis op de werkvloer, waar ze de eerste dagen bij de teamleader zitten en meevolgen op zijn scherm. Dat maakt een groot verschil. Vroeger was het moeilijk om nieuwe medewerkers snel up and running te krijgen. Nu wordt dat veel minder als een last ervaren!”

 

Intussen is het veel rustiger wat het aantal aanwervingen betreft, maar toch zullen de superusers ook in de toekomst een belangrijke rol blijven spelen. “Zij zullen de spilfiguren worden in ons ERP-verhaal (enterprise resource planning). Eerst om de processen in kaart te brengen en te vertalen naar ons nieuwe systeem, vervolgens zullen ze hun collega’s trainen vanuit hun positieve communicatiestijl.”

 

Meer info?

Wil je meer weten over alle facetten van opleiden, trainen en presenteren? Bekijk dan even de opleiding ‘Train the trainer: doe uw boodschap plakken’.

 

 

JurgStevens Jurgen 2015en Stevens is sinds januari 2014 HR Manager bij Bru Textiles, een toonaangevende, wereldwijde leverancier van stoffen voor interieuritems en muurbekleding. Zijn jarenlange supply chain-ervaring bouwde hij op bij DHL, eerst als Site Manager, dan als HR Business Partner en tot slot als HR Manager.

 

1f22102Katelijne Rotsaert is organisatiecoach en trainer. Ze begeleidt individuen, teams en organisaties die kwalitatiever willen samenwerken om resultaten te halen, vaak in veranderende omstandigheden. Als gecertifieerde (team-)coach maakt ze deel uit van het wereldwijde netwerk van Organization & Relationship Systems Coaches (ORSC ™). Katelijne traint voor Kluwer Opleidingen/Linkpower in de topics: leadership, change, communicatie en coaching.

 

 

Avatar foto

Auteur

NCOI Learning: een team van experts die organisaties en professionals tips aanreiken over leren en ontwikkelen

Lees ook

Nieuws per domein

Meest gelezen

Let's connect