Een nieuwe job beginnen is sowieso spannend. Dat maakt elke fase van de opstart belangrijk! Ook voor de eerste werkdag kan je al een goede indruk maken en je nieuwe collega welkom doen voelen. Al wat tussen de sollicitatie en de eerste werkdag plaatsvindt, valt onder de noemer preboarding. Tijdens deze periode kan je al heel wat ondernemen om ook het onboarden vlot te laten verlopen. Een goede eerste stap om de loyaliteit van je medewerkers te winnen!
1. Begin met een proficiat
Voor jou kan het een gewoonte zijn om nieuwe medewerkers aan te nemen, maar voor de persoon in kwestie is het een uitzonderlijke gebeurtenis. Erken dat door je nieuwe collega uitvoerig te feliciteren. Moedig ook de toekomstige teamgenoten aan om een welkomstmail te sturen.
2. Betrek het team
Deel het LinkedIn-profiel van de nieuwe medewerker met het team zodat zij alvast een connectieverzoek kunnen sturen. Ook een korte call opzetten met dichte collega’s is een goed idee om al kennis te maken. Zeker als ze elkaar tijdens het sollicitatieproces nog niet ontmoet hebben.
3. Maak de mailbox klaar
Vraag eerst even na of de naam in het mailadres en de handtekening naar wens is. Sommige mensen gebruiken immers een andere voornaam dan wat er op hun paspoort staat. Zorg ervoor dat het nieuwe mailadres klaar is voor gebruik wanneer de nieuwe medewerker toekomt. Verzend alvast een uitnodiging voor de wekelijkse teammeetings en de uitlegsessies die de eerste dag op de agenda staan. Je nieuwe collega zal blij zijn om niet naar een lege inbox te moeten staren.
4. Plan een check-in call
Als er een lange periode zit tussen het laatste sollicitatiegesprek en de eerste werkdag, is het handig om een check-in call op te zetten. Je kan nog vragen beantwoorden en je nieuwe collega geruststellen over eventuele bezorgdheden. De kans is groot dat er in tussentijd dingen veranderd zijn, dus dit is ook het ideale moment om updates te geven over lopende projecten.
5. Voorzie een startersgids
Met een startersgids kan je al heel wat tijd winnen. Zo kan een nieuwe medewerker al rustig lezen over de werkcultuur, beleidslijnen, procedures enzoverder. Ook informatie over de extralegale voordelen kan nuttig zijn, zoals de inhoud van een hospitalisatieverzekering, uitleg bij een bedrijfswagen… Allemaal belangrijke informatie die op de eerste werkdag waarschijnlijk verloren zou gaan tussen alle nieuwe indrukken.
6. Preboarding kan ook pretraining zijn
Zijn er basisopleidingen online beschikbaar? Dan kan je die op voorhand bezorgen. Zo kan je nieuwe collega des te sneller zelf aan de slag. Bestaan er organigrammen van je organisatie? Ook die kan je al meesturen. Voor de nieuwe medewerker is het handig om op voorhand te weten met wie hij of zij gaat samenwerken en hoe het team binnen de organisatie past.
7. Rond de preboarding af met nuttige info voor de eerste werkdag
Stuur een aantal dagen voor de eerste werkdag alvast een mailtje met uitleg. Zo weet je nieuwe collega wat hij of zij kan verwachten. Geef een planning van de dag mee, met eventueel al een lunchafspraak met teamgenoten. Ook nuttige info zoals parkeergelegenheid, benodigdheden, startuur… is een grote hulp. Op deze manier neem je wat stress weg voor die spannende dag.
Bron: blog.namely.com
Zin in meer?
Wil je niet alleen van preboarding maar ook van onboarding een succes maken? De verwelkoming van nieuwe medewerkers is namelijk een belangrijke basis voor hun verdere loopbaan bij jouw organisatie. Kom er alles over te weten tijdens de opleiding Onboarding van nieuwkomers: moderne visies en praktijken.
