Komt er een veranderproject aan binnen het bedrijf met grote impact op de medewerkers? Om dat te doen slagen is er een goede samenwerking tussen hr en de communicatieafdeling nodig. Misschien denk je wel, alleen ga je sneller… maar samen kom je verder! Dit zijn onze 4 tips voor geslaagd teamwork om het verandertraject met succes te voltooien.
1. Betrek de communicatieafdeling van in het begin
Door van bij de start na te denken over de communicatie, leg je de basis voor een draagvlak dat later goed van pas zal komen. Zo kan je het communicatieperspectief meenemen aan de onderhandelingstafel en de processen goed op elkaar laten aansluiten. Dankzij deze wederzijdse betrokkenheid creëer je een gedragen communicatiestrategie. Het resultaat: iedereen volgt van in het begin hetzelfde pad.
2. Leg de communicatiestrategie vast in het onderhandelingsakkoord
Bij veranderingen gaat het er niet om dát er gecommuniceerd wordt, maar vooral over de manier waarop. Tijdens de onderhandelingen bepaal je alvast de succescriteria voor de communicatie en leg je een globale aanpak vast. Een voorbeeld van een succescriterium: betrokkenheid creëren. Dat kan door leidinggevenden te helpen bij de communicatie. Een tweede voorbeeld is het organiseren van reality checks bij de medewerkers. Door je communicatiestrategie te bespreken tijdens de onderhandelingen, illustreer je je aandacht voor de impact op de medewerkers. De toonzetting wordt dan al snel milder, en zo komt het akkoord binnen handbereik.
3. Maak het verhaal eigen
Grote veranderingen in organisaties moeten door de directie gedragen en uitgedragen worden. Daarom maak je best een communicatieve vertaalslag waar directieleden zich comfortabel bij voelen. Stap dus zo snel mogelijk in de belevingswereld van de medewerkers. Voor hr-professionals is de vakinhoud onder de knie krijgen soms een moeilijke stap. Doe daarom beroep op je collega van de communicatieafdeling. Samen kunnen jullie ervoor zorgen dat alle betrokkenen de juiste bewoordingen gebruiken in hun eigen presentaties. Kies voor termen uit de leefwereld van alle medewerkers. Zo staat je verhaal steviger. Geef bovendien directieleden voldoende tijd om aan de bewoording te wennen, zodat zij de boodschap op de gewenste manier kunnen overbrengen.
4. Maak het verhaal samen af
Na de voorbereiding is het zover: de kick-off! Voor de meeste hr-werkgroepen het signaal dat alles afgerond is, maar dat is niet zo. Voor zowel hr als communicatie is dit het moment om feedback te vragen aan de medewerkers. Hoe hebben ze het nieuws opgevat? Is er iets niet duidelijk? Hoe sneller je onduidelijkheden opheldert, hoe soepeler de acceptatie. Op basis van de feedback kan je samen beslissen welke actiepunten nog op de agenda komen.
Bron: hrpraktijk.nl
Zin in meer?
Wil je een stapje verder gaan als hr- of communicatieprofessional? Dat kan via de opleidingen Hrm van A tot Z en Impactvolle interne communicatie.
