Hr technologie in 10 stappen

Plant u een HR Technologie project binnen uw organisatie? Met deze 10 ‘tips & tricks’ helpt Adelheid Vanhecke, Senior HR Business Consultant bij Emeritis u alvast op weg:

1 Consensus = essentieel

Maak een ‘project charter’ en zorg ervoor dat deze wordt goedgekeurd door elke stakeholder met een hoge impact binnen uw organisatie. Beschrijf in deze ‘project charter’ de redenering achter uw project, uw objectieven, beschikbare budget, verwachte resultaten… Op deze manier zorgt u ervoor dat iedereen gelijkgestemd is. Indien nodig kan u ook een business case opstellen (inclusief de kost van de ‘wat als we het niet doen’ situatie) met een overzicht van alle tastbare en niet-tastbare voordelen.

2 Een goede voorbereiding is het halve werk

– Stoom uw mensen klaar: Leg duidelijk vast welke personen betrokken dienen te worden in het project, zowel in termen van tijd als skills (inclusief de post go live fase). Alle lagen van de organisatie – van operationeel tot strategisch – dienen vertegenwoordigd te zijn om de nodige ‘buy-in’ en betrokkenheid te verzekeren.

– Stoom uw processen & data flows klaar: Analyseer en visualiseer al uw processen (‘swimlanes’, rollen, gebruikte technologie…) en maak een overzicht van de potentiële obstakels en ontbrekende functionaliteiten. Gedocumenteerde processen verkorten de tijd die nodig is voor de uiteindelijke implementatie. Denk na over uw ’to be’ processen, dit kan een uitstekend scenario vormen voor de demo sessies van de vendors (zie stap 6). Hoe meer u in deze stap van het process investeert, hoe eenvoudiger – en sneller – de implementatie later zal verlopen.

– Stoom uw organisatie klaar: Scan de huidige context/situatie, identificeer mogelijke struikelblokken en/of weerstand en bepaal hoe er in deze situaties gehandeld dient te worden (afwezigheid, IT problemen, vakbonden, wetgeving & privacy problemen…)

3 Maak een overzicht van uw noden

De behoefte voor een nieuwe HR technologie komt voort uit de definitie van uw ‘to be’ processen in de vorige stap. Cluster uw noden per topic (bv. ‘processen’, ‘technische interfaces’, ‘user interface’, ‘reporting’, ‘support’…) en ‘label’ ze volgens prioriteit (bv. essentieel – optioneel – ‘nice to have’). Dit vormt de basis van een duidelijke RFP en helpt u in het selecteren van niet conforme vendors.

4 Stel de ‘juiste’ verwachtingen voor een Cloud oplossing

Cloud oplossingen bieden vele voordelen in vergelijking met geïnstalleerde basisoplossingen, maar ze verschillen ook. Zorg dat u voldoende geïnformeerd bent over deze verschillen om latere misverstanden te vermijden. Wees u ervan bewust dat –  hoewel ‘best practices’ in deze oplossingen zijn opgenomen – de kans altijd bestaat dat u uw huidige processen dient aan te passen.

5 Vind het wiel niet opnieuw uit

Raadpleeg uw ‘collega’s’ bij andere bedrijven die reeds ervaring hebben met een software implementatie proces: welke lessen hebben zij geleerd?, hebben zij eerste hand informatie over de betrouwbaarheid van vendors?…

6 Selecteer vendors in meerdere fases

Bent u overweldigd door het aantal vendors en technologieën? Er bestaan manieren om een vendor te selecteren op basis van uw behoeften. Je kan een standaard questionnaire en RFP uitsturen (hoewel ze dit zullen ‘haten’, geloof me 🙂 ) of je kan de vendors vragen om 2 (en alleen maar 2!) slides aan te leveren met daarop de argumenten waarom u voor hen zou moeten kiezen. In de volgende fase kan u hen uitnodigen, vragen naar een demo (op maat) enzovoort. Beperk uw selectie tot enkele partijen en betrek andere personen om de finale keuze te maken.

7 Wees u bewust van het verlangen om ‘ja’ te antwoorden

Wees voorzichtig voor vendors die u beloven dat ze alles kunnen waarmaken. Je kan er zeker van zijn dat er een addertje onder het gras zit. Vendors die durven te antwoorden met “Dit is geen standaard functionaliteit” en die realistische alternatieven in hun voorwaarden opnemen, zijn betrouwbaarder. Hier komt uw werk uit stap 1, 2 en 3 van pas!

8 Voorzie goede project management tools

Van zodra u de project scope hebt gedefinieerd, zorg er dan voor dat u uzelf omringt met tools die u helpen om het gedane werk op te volgen versus de gebudgeteerde tijd en effort.

9 Versnel de leercurve

De vendor kent de technologie, u kent de cultuur van uw organisatie. Zorg er dus voor dat jullie elkaar beter leren kennen vanaf de start van het project. Zo vermijdt u “blind spots” tijdens het proces. Betrek indien nodig een business consultant met kennis van de software om zo de verbinding te maken tussen beide partijen.

10 Onderschat de impact van ‘verandering’ voor de anderen niet

Zodra u volledig betrokken bent in het project en de technologie, vergeet dan niet dat de verandering gigantisch is voor partijen die niet vanaf de start betrokken werden (medewerkers, managers…). Zorg voor een duidelijk change plan, voor zowel interne communicatie als training. Betrek een Change manager want dit kan al snel uitgroeien tot een fulltime job. Een perfect geconfigureerde technologie zal waarschijnlijk falen als deze niet begeleid wordt door de nodige gebruikersondersteuning.

Bron: Emeritis

Meer weten?

Wil u meer weten over het uitrollen van een HR technologie project? Schrijf u nu in voor onze opleiding ‘HR Software in uw organisatie: van business case tot implementatie’

Avatar foto

Auteur

NCOI Learning: een team van experts die organisaties en professionals tips aanreiken over leren en ontwikkelen

Lees ook

Nieuws per domein

Meest gelezen

Let's connect