Onboarding van nieuwe medewerkers, ook virtueel

Onboarding van nieuwe medewerkers, ook virtueel
Onboarding van nieuwe collega's is tegenwoordig geen evidentie, zeker nu het meeste contact online verloopt. Ontdek de kneepjes van het vak dankzij deze 9 tips.

Wist je dat 69% van je medewerkers zo’n 3 jaar of meer voor jouw bedrijf blijven werken als ze succesvol onboard zijn? De moeite dus om dit proces goed voor te bereiden, zeker nu het meeste contact online verloopt. Het helpt ook om medewerkers sneller op kruissnelheid te laten werken. Het kan zelfs een troef zijn om nieuw talent aan te trekken. Ontdek de kneepjes van het vak in deze 9 tips.

1. Nog voor de eerste werkdag

Iemand goed integreren kan al starten vóór de eerste werkdag. Houd contact vanaf het moment dat het contract getekend is. De nieuwe medewerker zit nog tussen 2 banen of wacht misschien het einde af van zijn of haar werkloosheidsstatuut? Dit is het ideale moment om hem of haar informatie te verschaffen over de filosofie, de waarden en werking van je bedrijf. Gaat hij of zij de eerste dag naar het werk komen om een pc op te pikken? Of zal de onboarding volledig online gebeuren? Zorg er dat laatste geval voor dat de nieuwe medewerker het nodige materiaal thuis ontvangt vóór de eerste dag en dat alles naar behoren werkt. Regel een mail-account, wachtwoorden en eventueel een badge.

2. Welkom in de club!

Een welkomstcadeautje thuis laten leveren, is heel attent en iets dat absoluut bijblijft. Zoals muffins met daarop de letters ‘Welkom x’ of een goodiebag met daarin een waterfles, T-shirt, pen of andere gadgets met je bedrijfslogo.

3. Collega’s op de hoogte

Breng de collega’s vooraf op de hoogte dat er op dag x een nieuwe medewerker start. Wat input geven over zijn of haar achtergrond geeft aanknopingspunten voor de eerste gesprekken.

4. Buddy maakt je wegwijs

Een mentor aanduiden kan helpen om je wegwijs te maken in het bedrijf. Deze mentor of buddy kan de verschillende communicatiestijlen duiden van de medewerkers waarmee de nieuweling het vaakst te maken krijgen. Je kan jullie werkproces door meerdere medewerkers laten uitleggen: elk doet zijn deel. Zo krijgt de nieuwe medewerker al meteen de kans kennis te maken met een paar collega’s. Nog een voordeel: als je de opleiding van de nieuwe medewerker opsplitst in kleinere modules krijgt hij of zij meer kans om alle info te verwerken.

5. Het gevoel erbij te horen

Je snel betrokken voelen is belangrijk en bepaalt met welk gevoel je in een nieuw bedrijf start. Elke vorm van sociale interactie is een plus, denk ook aan een game met collega’s waarbij samenwerken centraal staat. Hoe sneller de nieuwe medewerker geïntegreerd is in het team, hoe sneller hij of zij echt gaat bijdragen aan het succes van je bedrijf. Een virtuele vrijdagavonddrink? Nodig de nieuwe medewerker uit als maandag zijn of haar eerste werkdag start.

6. Checklist en 5-dagenplan

Je kan de nieuwe medewerker een checklist bezorgen met alle zaken die hij of zij in orde dient te brengen, dient te lezen of te bekijken, als het filmpjes zijn. Zo geef je hem of haar de verantwoordelijkheid en vrijheid om het eigen onboardingproces in handen te nemen. Nog een goede zaak is het 5-dagenplan. Leg verschillende meetings vast voor de eerste weken, zo is de nieuwe medewerker in een mum van tijd op de hoogte en krijgt hij of zij niet het gevoel nutteloos of verloren te zijn.

7. Dit zijn onze waarden

Dompel de nieuwe medewerker snel onder in het bad van de waarden waar jouw bedrijf voor staat. Hoe beter hij of zij hiervan doordrongen is, hoe meer passie, engagement en productiviteit je mag verwachten. Je nieuwe medewerker straalt dit ook uit naar de klanten, zijn vrienden en familie. Heb je een elevator pitch? Of filmpjes waarin verantwoordelijken van je bedrijf deze waarden toelichten? Deze kunnen heel begeesterend zijn.

8. Toon interesse en vraag feedback

Zorg voor de opvolging van de nieuwe medewerker: hoe stelt hij of zij het na enkele dagen, weken, maanden? Voorzie hiervoor informele momenten of hou een korte wandelvergadering. Je kan na de eerste week vragen wat hij of zij vond van de onboarding. Hieruit steek je altijd iets op. Pas je dit vervolgens aan in je onboardingprocedure, dan merkt de nieuwe medewerker meteen dat er rekening gehouden wordt met zijn of haar feedback. Verloopt de onboarding volledig digitaal, dan kan het zeker geen kwaad om elke dag even in te checken of een korte videocall te houden. Niet enkel om de workload te overlopen, maar ook om te weten hoe de nieuwe medewerker het ervan afbrengt en hoe hij of zij zich erbij voelt.

9. Vraag maar raak

In sommige bedrijven krijgen nieuwe medewerkers de kans om een halfuurtje te chatten met de CEO, dan zijn alle vragen toegelaten. Heel leuk, motiverend en een uitstekende manier om een gezonde relatie uit te bouwen met de grote baas.

Onboarding mag dan misschien een hele uitdaging lijken, het loont zeker de moeite om het goed en grondig aan te pakken: zowel het engagement voor meerdere jaren, de jobtevredenheid, productiviteit en passie voor de job zijn ermee gebaat.

Bronnen: yes.selectactiris.brussels, enterprisersproject.com, blog.shrm.org

Zin in meer?

Nieuwe medewerkers professioneel onthalen of onboarden, legt de basis voor hun motivatie, functioneren en tevredenheid op langere termijn. Daar steek je heel wat van op tijdens de opleiding Onboarding van nieuwkomers: moderne visies en praktijken.

Auteur

Audrey Van den Bempt is productmanager voor de opleidingen, trainingen en congressen in HSE en in het hr-domein. Ze volgt nauwlettend de trends en ontwikkelingen op en vertaalt ze in praktijkgerichte opleidingen die beantwoorden aan de leerbehoeften van hr- en HSE-professionals vandaag.

Lees ook

Nieuws per domein

Meest gelezen

Let's connect