Onboarding van werknemers: een stappenplan voor jouw onderneming.

In de huidige ‘war for talent’ op de arbeidsmarkt is de zoektocht naar nieuwe medewerkers geen gemakkelijke opdracht. Heel wat bedrijven steken een tandje bij om beloftevolle nieuwkomers aan te te trekken.

Volgens recente cijfers van het Steunpunt Werk waren er in de eerste helft van 2018 gemiddeld slechts 4,2 kandidaten per functie. Als gevolg van deze krapte op de arbeidsmarkt kunnen nieuwe medewerkers het zich veroorloven om ongeduldig en veeleisend te zijn. Als werkgever heb je niet veel tijd en ruimte om een goede eerste indruk te maken.

Het aan boord halen (onboarding) van een nieuwe medewerker is trouwens niet enkel de verantwoordelijkheid van de personeelsdienst. In de hele organisatie moet een positieve en productieve mindset aanwezig zijn om nieuwkomers welkom te heten en vriendelijk wegwijs te maken. In dit artikel schetsen we de basisprincipes van onboarding, aangevuld met een handig stappenplan.

Wat zeggen de cijfers?

Recent onderzoek van Acerta – met een analyse van 35.000 arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur die sinds 1 januari 2017 gesloten werden bij kmo’s en grote ondernemingen – toont enkele opvallende resultaten:

• in 29,7% van de gevallen verliet een nieuwe medewerker het bedrijf binnen het jaar.
• een professionele onboardingaanpak zorgt ervoor dat bedrijven gemiddeld tot 91% kans hebben om nieuwe medewerkers aan boord te houden. Zonder onboardingprogramma is dit slechts 30%.
• 83% van nieuwe werknemers gelooft in het nut van een onboardingprogramma. Dit vergroot de kans dat zij ambassadeurs worden voor jouw bedrijf.
• in één op drie ondernemingen moet een aanwervingsprocedure van een nieuwe werknemer overgedaan worden, omdat een nieuwkomer vroegtijdig vertrekt.
• één op drie medewerkers is ontevreden over zijn onboardingproces. Werk aan de winkel dus…

Wat is onboarding?

Onboarding van een nieuwe werknemer houdt in dat (een hr-afdeling van) een bedrijf hem wegwijs maakt in de bedrijfsstructuur en -cultuur. Tegelijk krijgt hij alle tools aangereikt om zich te kunnen ontwikkelen tot een bekwame, betrokken en gepassioneerde collega. Hoe vroeger, strategischer en persoonlijker je dit onboardingtraject aanpakt als werkgever, des te sneller de nieuwe aanwinst voor jouw bedrijf volledig inzetbaar is. En hoe groter de kans dat het een aangename samenwerking wordt op lange termijn.

In dit verband komt vaak ook de term preboarding ter sprake. Dit is het aandacht schenken en voorbereiden van de kersverse medewerker, tussen de ondertekening van het contract en de effectieve start in het bedrijf. Tussen deze beide momenten liggen vaak enkele weken of maanden. Een zorgvuldige integratie van een nieuwe werknemer begint al tijdens deze periode.

Niet aan onboarding doen: een gemiste kans

Als jouw bedrijf niet (voldoende) investeert in nieuwkomers, dan loop je het risico dat:

• een nieuwe werknemer de waarden van de onderneming onvoldoende begrijpt en niet vlot geïntegreerd raakt, waardoor hij minder snel productief wordt.
• hij de sfeer en het imago van het bedrijf beschadigt door een negatieve balans op te maken en vroegtijdig te vertrekken.
• het hr-budget voor selectie en aanwerving ontspoort, omdat teveel nieuwkomers het bedrijf vroegtijdig vertrekken. Rekrutering, screening van sollicitaties, gesprekken en contractonderhandelingen kosten veel geld, tijd en energie. Met een professioneel onboardingprogramma renderen deze inspanningen beter.

Professionele onboarding loont

Professionele onboarding stelt mensen gerust en motiveert hen om te blijven. Een goede onboarding start eigenlijk al vóór de eerste werkdag: zodra het arbeidscontract is ondertekend, begint de preboarding van de medewerker. Die fase is belangrijk om de nieuwe relatie tussen individu en organisatie op te bouwen.

Er zijn uiteraard administratieve verplichtingen waar je niet onderuit kan, maar tegelijk kun je als organisatie ook betrokkenheid tonen. Bezorg mensen in de aanloop naar hun eerste werkdag de nodige informatie. Maar zorg er ook voor dat ze op een makkelijke manier contact kunnen opnemen met hun nieuwe leidinggevende, met hun toekomstige peter of meter of met de hr-afdeling.

De voordelen van een professioneel onboardingprogramma:

• een vlottere inwerking van nieuwe medewerkers die weten wat hun taken zijn, wie bij hun team hoort en waar ze alles kunnen vinden. Resultaat: betere resultaten.
• een hogere productiviteit: omdat nieuwkomers al goed vertrouwd zijn met interne bedrijfsprocessen en -procedures, komt de samenwerking met andere collega’s sneller en efficiënter op gang.
• een hogere tevredenheid: dankzij onboarding krijgt een kersverse medewerker de bevestiging dat hij de juiste beslissing heeft genomen om voor jouw bedrijf aan de slag te gaan. Een vlotte eerste samenwerking, een goede teamspirit en het zich snel nuttig voelen zijn elementen die hiertoe bijdragen. Ook bestaande medewerkers zullen de nieuwkomer extra appreciëren.
• betere retentie van werknemers: als een werknemer zich meteen welkom en thuis voelt tussen behulpzame collega’s, dan schept dit een goede band met het bedrijf. Dit zorgt er vervolgens voor dat nieuwe werknemers langer aan boord blijven.
• Nieuwe werknemers kunnen uitgroeien tot ambassadeurs voor jouw bedrijf. Dit straalt positief af op het bedrijfsimago. Een niet te onderschatten voordeel in een tijdperk waar de impact van sociale media groot is.

De voordelen vertaald in cijfers

• 62% van de medewerkers die maximum twaalf maanden geleden aangeworven werden en begeleiding kregen via onboarding, halen tijdig hun eerste doelstellingen. Zonder die begeleiding is dat slechts 17%.
• Nieuwe medewerkers die de hulpmiddelen, de verbondenheid, het vertrouwen en een netwerk krijgen, zijn 54% productiever en 34% sneller.
• Bij een begeleiding van zes maanden daalde de neiging om te vertrekken bij nieuwe medewerkers met maar liefst 32%.

Zo pak je preboarding en onboarding aan: stappenplan

Hoe pak je als hr-medewerker preboarding en onboarding correct aan? Het volgend stappenplan zet je alvast op de goede weg.

• Bij de ondertekening van het arbeidscontract: communiceer aan de nieuwkomer duidelijk welke informatie hij zal ontvangen, welke documenten bij hem opgevraagd zullen worden en welke aanpak het bedrijf verwacht. Vraag ook zijn reactie over hoe hij het wervingsproces beleefde.
• Enkele dagen later kan je starten met het opbouwen van contacten met toekomstige collega’s, waarbij zij bijvoorbeeld via persoonlijke getuigenissen de nieuwkomer informeren over de missie en waarden van het bedrijf.
• Een maand voor de echte startzorg je er als vertrouwenspersoon voor dat alle administratieve beslommeringen achter de rug zijn. Zo kan de nieuwe medewerker al zijn energie besteden aan een vlotte start in zijn team.
• Een week voor de start geef je de nieuwkomer alle praktische info en tools die hij nodig heeft tijdens de eerste dag op kantoor.
• D-Day! De kersverse medewerker arriveert in het bedrijf. Zorg voor een warm welkom met een welkomstwoord, een kleine attentie, een onthaalpakket,…
• De dagen erna is het cruciaal dat je in contact blijft met de nieuwkomer, waarbij je hem uitnodigt om vragen te stellen bij hulp. Hij mag niet bang zijn om te leren van fouten en vertrouwen te winnen bij andere collega’s.
• Tijdens de eerste weken help je jouw nieuwe collega om het bedrijf verder te ontdekken: producten en diensten, andere afdelingen, belangrijke activiteiten, opleidingsmogelijkheden,… Vraag de nieuwkomer ook om alle ervaringen, positief of negatief, te noteren. Dit kan je interessante info opleveren van hoe een ‘buitenstaander’ de werking van het bedrijf percipieert en waar verbeterpunten liggen.
• Ook de maanden erna is het zinvol om regelmatig opvolggesprekken in te plannen, zodat jullie samen kunnen afvinken welke punten volgens plan verlopen en welke niet.