2 Handige automation tools die je het leven makkelijker maken

by Mathias Vermeulen

‘One tool to rule them all’ bestaat niet. Het is zaak om het beste uit alle tools te halen en dat gebeurt door de interconnectiviteit tussen systemen en platformen. Leer-techneut Mathias Vermeulen stelt je 2 van zulke geconnecteerde tools voor, IFTTT en Zapier. En hij voorspelt welk Enterprise Social Network wel eens de slag der ESN’s zou kunnen winnen.

Wij staan er eigenlijk niet meer bij stil, maar het aantal tools die wij gebruiken wordt stilaan gigantisch. We sommen even op: Dropbox, Google drive, Mailchimp, Typeform, Cudasign, twitter, Facebook, LinkedIn, WhatsApp, Skype, Feedly, Wunderlist, … En we kunnen zo nog wel een tijdje doorgaan. Vermoeiend, zeker om al die paswoorden te onthouden. Maar zeker ook om die tools allemaal netjes te managen.

Gelukkig zijn de meeste tools behoorlijk ‘open’ systemen die informatie uitwisselen met andere platformen, via de befaamde API’s. Een API (een afkorting van Application Programming Interface) is een standaard waarmee computerprogramma’s met elkaar kunnen communiceren. Het beste voorbeeld uit onze persoonlijke sfeer is het creëren van je profiel op een willekeurige website (zoals een webshop). Daar kan je al vaak een account aanmaken met je Facebook-, LinkedIn of twitteraccount. Handig, gemakkelijk, en gebruikmakend van… API’s.

IFTT en Zapier: handige interconnectieve tools

Ook in een professionele context is het zeer belangrijk om het beste uit alle tools te halen en vooral gebruik te maken van de sterkte van deze tools. Want, ‘one tool to rule them all’, dat bestaat niet. De toekomst ligt immers in de interconnectiviteit van al deze sterke systemen en platformen.

En om die connectie te bewerkstelligen, maken wij gebruik van twee extra tools: IFTTT en Zapier. Dit zijn twee automation tools die ervoor zorgen dat output in één platform omgezet wordt in input voor de andere tool. Zonder dat je hiervoor enige IT-kennis moet hebben.

IFTTT staat voor If This Then That en de naam zegt eigenlijk heel veel: als ‘This’ gebeurt in een app, dan moet daar een ‘That’ uit voortvloeien in een andere tool. Even een voorbeeld. Een nieuw liedje dat we op Spotify toevoegen aan een playlist, wordt automatisch ook met alle gegevens toegevoegd in een Google Drive bestand. Of een automatische sms die verstuurd wordt naar je partner, als je vertrekt vanop je werk. Handig, niet?

Zapier doet eigenlijk min of meer hetzelfde als IFTTT, maar richt zich iets meer op de professionele toepassingen. Zapier is een tool die je toelaat om meer dan 600 apps met elkaar te connecteren en hiermee ‘Zaps’ te bouwen. En die Zaps zijn administratieve taken die je vaak moet uitvoeren en die eigenlijk perfect geautomatiseerd kunnen worden, waardoor je een pak tijd kan winnen.

En het uiteindelijke eindstation van deze tools is bij ons soms wel eens Slack. Hehe, het hoge woord is eruit. Slack! Met als meest bekende concurrent tot enkele weken terug: Yammer (zie ook de succesvolle Yammer-community van Kluwer rond New Ways of Working. Lid worden? Mail dan naar groepsbeheerder Isabel De Clercq).

De slag der ESN’s

Al jaren zijn bedrijven op zoek naar ‘een soort Facebook, maar dan voor ’t werk’. En zo zagen een aantal platformen – de zogenaamde Enterprise Social Networks – het levenslicht, met Yammer en Slack zoals gezegd als grote namen. Yammer, vandaag een Microsoft-product, was eerst en is het meest bekende ESN. Vele bedrijven hebben vermoedelijk wel een Yammer-account, maar vaak door de verkeerde manier van implementeren, weten werknemers dit helaas niet altijd. En benutten ze bijgevolg de kans van social collaboration niet. Of kunnen ze die niet benutten. Yammer dus. En dan is er nog Slack, de ietwat hippe tegenhanger van Yammer, dat er ‘slick & smooth’ uitziet, dat naadloos integreert met talloze hierboven opgesomde applicaties en dat mobile zowaar nog gebruiksvriendelijker is dan op de web-versie.

Nu is er met Workplace zowaar een derde bekende hond in het kegelspel, een echte ‘Facebook, maar dan voor ’t werk’. En daar stopt het niet, want ook IBM en opnieuw Microsoft (niet met Yammer, maar via Microsoft for Teams) zijn volop bezig met extra in te zetten op dergelijke enterprise toepassingen.

Openheid troef

En dan komen we terug bij al onze andere tools die we in de intro genoemd hebben. Het enterpriseplatform dat het best naadloos vele tools kan integreren, zal de slag der ESN’s winnen. Platformen die van mening zijn dat ze alles zelf veel beter kunnen, zullen (gelukkig?) aan het kortste eind trekken.

Het gaat uiteindelijk immers allemaal om openheid. Openheid bij systemen, maar ook bij organisaties en gebruikers. Openheid van delen van informatie, met collega’s, met klanten, met peers, … en openheid van delen van informatie met C

Zin in meer? Wil je graag meer weten over hoe je efficiënt de juiste tools inzet en met elkaar laat communiceren? Auteur Mathias Vermeulen spreekt ook op de Digital Tools Experience Day en geeft er de presentatie over 'Collaboration. The automated & connected professional'.

 

Lees ook