Plannen is noodzakelijk om projecten tot een goed einde te brengen. Door het project in fases op te delen, behoud je een goede focus doorheen elke stap. Projecten verschillen natuurlijk qua timing, budget en middelen, maar algemeen gezien volgt elk project deze project life cycle.
1. Initiatie
Tijdens de initiatiefase definieer en benoem je het project. Sponsors en stakeholders beslissen of ze mee in het project stappen. Je verzamelt het nodige materiaal en ook de haalbaarheid leg je onder de loep.
2. Planning
In de tweede fase bereid je het project verder voor. Je stelt een projectmanagementplan op waarin je rekening houdt met timing, budget, strategie, etc. Wees hierbij extra aandachtig voor verschillende deadlines en belangrijke leveringen, alsook de verschillende risico’s die later in het project kunnen opduiken. Deze risico’s identificeer en analyseer je, om daarna te zoeken naar een risicobemiddeling en -responsplanning.
3. Uitvoering
Na de uitgebreide planning is het tijd om het project te ontwikkelen en te realiseren. Tijdens deze fase wordt de uitvoering voortdurend opgevolgd door statusvergaderingen, statusupdates, prestatierapporten, waardoor het meteen duidelijk is of het project zal slagen of niet.
4. Controle
Loopt het project volgens plan? Dit bekijk je in de controlefase. Zijn er wijzigingen? Zitten we nog goed qua kosten en tijd? Dit zijn enkele zaken die je meet en eventueel aanpast zodat alles vlot verloopt. Deze fase overlapt gedeeltelijk met de uitvoerende fase omdat je ook hier steeds moet controleren en bijsturen. Deze voortdurende controle zorgt ervoor dat je tijdig kan ingrijpen bij eventuele problemen.
5. Afsluiting
Het project loopt ten einde. Deadlines komen dichterbij en je levert het project af. Hierna zet je de gebruikte middelen stop, vergoed je teamleden, maak je een finaal budget op, beëindig je eventuele extra contracten en lijst je learnings op voor een eventueel vervolg of gelijkaardige projecten.
Zin in meer?
Nood aan een betere communicatie en rapportering bij je projecten? Schrijf je in voor één of meerdere modules van de 7-daagse Masterclass Projectmanagement en leer aan de hand van fictieve projecten alles over een goede communicatie en rapportering.
Hou zeker een plekje in je agenda vrij voor de ‘Dag van de Projectmanager’. Elk jaar maken meer dan 200 projectmanagers hun opwachting. Het is dé place to be als je je projectmanagementskills wil bijschaven of inspiratie wilt opdoen.
