Elk bedrijf draait rond processen. Ze vormen de levenslijn van het bedrijfsleven, maar niet elke organisatie besteedt voldoende tijd en moeite aan het optimaliseren van deze processen.
Bedrijfsprocessen worden in drie categorieën opgedeeld. De meest belangrijke zijn de operationele processen. Hiertoe behoort elk proces dat te maken heeft met inkomsten binnenbrengen. Managementprocessen zijn de stappen die ondernomen worden om het overzicht te bewaren over de operationele processen. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld budgetten of kwaliteitscontroles. De ondersteunende processen maken de cirkel rond, door bijvoorbeeld de regelgeving, boekhouding en personeelszaken op orde te houden. Maar hoe breng je al deze processen in kaart? Geen nood, met deze vijf stappen ben je op de goede weg.
1. Wat wil je bereiken?
Jezelf deze vraag stellen, is de eerste stap in Business Process Management. Je wordt een detective die aanwijzingen verzamelt om tot de oplossing van het mysterie te komen. Je moet dus weten wat jouw bedrijf wil bereiken en alle processen oplijsten die voorkomen in jouw organisatie. Wat kan beter? Welke problemen wil je aanpakken? Vanuit deze vragen kan je de bedrijfsprocessen identificeren die samenhangen met jouw doelstellingen.
2. Wat is het verband tussen de bedrijfsprocessen?
Voor elk proces moet je nagaan hoe het interageert met andere processen. De meeste processen beïnvloeden elkaar. Als het bijvoorbeeld gaat om een assemblageproces, is het bevoorradingsproces van materialen cruciaal om dit goed te laten verlopen. Het assemblageproces heeft dan op zijn beurt invloed op het logistieke proces. Als een product niet op tijd afgewerkt is, zal het ook niet op tijd in de winkel liggen.
3. Hoe blijven de processen overzichtelijk?
Eens je alle processen geïdentificeerd hebt, en je weet wat de verbanden en de invloeden tussen de verschillende bedrijfsprocessen zijn, kan je beginnen met een overzicht op te stellen. Dit kan natuurlijk naar eigen smaak en wensen, maar het belangrijkste is dat je alle processen met de onderlinge verbanden duidelijk weergeeft, zodat je er makkelijk naar kan teruggrijpen.
4. Wie heeft belang bij de processen?
Het is sterk aan te raden om per proces ook de belanghebbenden in je overzicht op te nemen. Alle medewerkers dus die het proces in goede banen leiden. Het gaat dus om afdelingshoofden en team leaders, en eventueel zelfs de CEO, maar zeker ook om de medewerkers die dagelijks met het betreffende proces werken. Ook zij zullen heel wat ideeën hebben om deze processen te optimaliseren.
5. Wat is het resultaat?
Nu komt het cruciale moment: welke bedrijfsprocessen wil je optimaliseren aan de hand van BPM? Eens je dit beslist hebt, ben je klaar om de volgende stap te zetten: het in kaart brengen van elk proces in zijn huidige vorm.
Zin in meer?
Wil je een stap verder gaan en je processen ook daadwerkelijk optimaliseren? Leer hier alles over in de opleiding Business process management van A tot Z of breid je kennis uit met BPMN 2.0: bedrijfsprocessen modelleren.
U bent geen procesexpert maar wilt uw processen beter begrijpen? Kom dan naar de opleiding “Turbo-training: Basiskennis procesmanagement voor niet-procesexperten”.
