Hoe lastig is het om een aantal medewerkers uit te nodigen voor een vergadering? Ieders agenda uitpluizen om een gemeenschappelijke vrij moment te vinden. Natuurlijk heb je de “Planning assistent” in Outlook maar die is afhankelijk of je collega’s de agenda’s goed invullen met bezet, afwezig en vrij. Helaas wordt dit veel verkeerd ingevuld… Veel mensen gebruiken daarom een externe “Datumprikker” via het internet. Maar nu is er ook een soort datumprikker in Office365, namelijk in je agenda online.
Hoe werkt de online agenda in Office365 ?
Door te klikken op de tegel “Agenda” in Office365 kun je je eigen agenda online bekijken en gebruiken. Je kunt afspraken maken maar natuurlijk ook collega’s en externen uitnodigen.
Voor het maken van een afspraak met anderen bijvoorbeeld voor een vergadering kun je in de agenda online gebruik maken van een “Poll”.
- Maak in je online agenda een nieuwe afspraak en open deze.
- Klik in het lint bovenin je scherm op “Poll maken”. (afbeelding laatste knop)
- Vul de gebruikelijke velden in zoals de naam van de vergadering, de locatie, de datum en tijd.
- Typ of klik onder de tekst “Personen” op de + om personen toe te voegen.
- Onder “Voorgestelde tijden” kun je andere data en tijden kiezen
Aan de rechterzijde van de afspraak zie je nu “Voorgestelde tijden” en daar kun je zien, door de tijdsblokken met 2 poppetjes en een vinkje, wanneer alle genodigde zouden kunnen. Als je daarop klikt zie je onder de namen van de deelnemers “Beschikbaar” staan.
Als je een tijdstip kiest en een deelnemer is niet beschikbaar zie je dat ook direct onder die naam staan. Links in het bericht zie je welke data en tijden hebt gekozen.
Als je klaar bent met dit verzoek kun je deze verzenden (klik linksboven op de knop “Verzenden”).
Hoe komt dit verzoek nu bij de genodigde binnen in de mailbox. Hieronder zie je daar een voorbeeld van. De ontvanger kan nu een keuze maken wanneer hij/zij beschikbaar is en kan zelfs ook meerdere opties kiezen en drukt dan weer op verzenden.
De organisator krijgt het antwoord te zien in de mail:
De organisator kan nu zien wie (zie afbeelding persoon achter de keuze) voor welke datum en tijd heeft gekozen. Hij/zij beslist uiteindelijk welke datum en tijd definitief wordt en informeert allen door te verzenden.
In onderstaande afbeelding zie je rechts bovenin dat cur 02 niet heeft gereageerd en kun je nog een herinnering verzenden.
Bron: avk.nl
Meer weten?
Wilt u graag meer te weten komen over Office365 of andere digitale tools waarmee u taken handiger, sneller en efficiënter kunt uitvoeren? Schrijf u dan in voor de Digital Tools Experience Day.
