Hoe zorg je ervoor dat de veranderde behoeften van je business ook vertaald worden in een nieuw of aangepast IT-proces? Een sterke functionele analyse zorgt voor een kwalitatief, aangepast systeem dat perfect draait binnen het bedrijf. Of hoe business en functionele analyse hand in hand gaan.
“Business analyse gaat puur om het detecteren van business behoeften die gebonden zijn aan businessgerelateerde problemen”, vertelt Luc Van den Broeck, management consultant en trainer bij Ideas at Work. “Het gaat bijna altijd om business process improvements. Iets moet sneller, efficiënter of goedkoper gebeuren. Het resultaat van zo een analyse zijn doorgaans een aantal projecten waar verschillende departementen bij betrokken zijn. Een niet te onderschatten component van die projecten is het IT-gedeelte. En dan komen we bij functionele analyse.”
Bruggen bouwen
“Functionele analyse legt de link tussen business process improvement en IT. Het zorgt ervoor dat de vastgestelde business noden vertaald worden naar IT-behoeften. Wat moet het systeem doen? Hoe werkt het en met welke reeds bestaande systemen moet het kunnen samenwerken? Op basis hiervan worden functionele en niet-functionele specificaties opgesteld”, legt Luc uit.
“De niet-functionele specificaties richten zich op de kwaliteitseisen die vooral in het vervolgproces belangrijk zijn: onderhoud, betrouwbaarheid, efficiëntie… De functionele specificaties zijn enorm bepalend voor de kwaliteit van het eindproduct. Zij vormen de basis van alle volgende stappen in het proces.”
Het belang van een goede afstemming
“Het is belangrijk om de functionele specificaties duidelijk te definiëren: wat moet het systeem doen, hoe moet het samenwerken met omliggende systemen. Hierbij geldt de gouden regel: alles wat niet beschreven staat, zal er nadien niet zijn. Dan kom je later bij problemen uit. Het systeem werkt, maar lost een fout probleem op. Of het werkt, maar kan niet samenwerken met omliggende systemen. Of, en dan heb je echt een probleem, tijdens de usertesten wordt duidelijk dat het systeem niet werkt en er moeten elementen opnieuw ontwikkeld worden. Dat is nefast voor timing, planning en budget.”
De kwaliteit van je functionele analyse bepaalt de kwaliteit van het eindresultaat.
Een essentiële stap
“De kwaliteit van het eindresultaat is recht evenredig met de kwaliteit van de functionele analyse. Het ligt mee aan de basis van een goed systeem én de acceptatie door de medewerkers. Door een duidelijke definiëring kan ook aan de gebruikers duidelijk worden uitgelegd wat er verandert en waarom. Het geeft hen inzicht in het project. Dat maakt de acceptatie van een nieuwe werkwijze makkelijker. De functionele analyse is een belangrijke stap die je niet mag overslaan. En gelukkig zien steeds meer bedrijven dat in.”
Meer weten?
Wil je weten hoe je stap voor stap een functionele analyse uitvoert? Bekijk dan zeker de opleiding ‘Functionele analyse’.
Luc Van den Broeck startte zijn carrière binnen Cap Gemini. Na 10 jaar voor de integrator en 2 succesvolle IT start-ups, vervoegde hij Microsoft waar hij gedurende 13 jaar verschillende management posities bekleedde zowel nationaal als internationaal. Luc is momenteel CEO van XePOS – het bedrijf achter de Fashion-ERP TailorFIT – en is trainer bij Ideas@Work.
