Het geheim achter Scrum: de juiste focus

In 2001 kreeg ik mijn eerste echte project. Ik kreeg het overgedragen van een accountmanager die meer aandacht had voor zijn prospecten dan voor zijn projecten. Het leek regelrecht op een ravijn af te stevenen. Stap 1 van de redding: een brainstorm met het team. En dat mondde uit op een duidelijke keuze voor Scrum. En maar goed ook, want het werkte!

Het succesvolle project had enkele duidelijke kenmerken:

• Er was een focus op het zo snel mogelijk opleveren van werkende functionaliteiten. We hadden iets te bewijzen en het hele team was zich daar van bewust. Elke 3 weken toonden we dat we vooruitgang hadden geboekt.
• Er was elke dag een vertegenwoordiger van de klant bij het team. We kregen dagelijks feedback. Aan het eind van een Sprint – een afgebakende ontwikkelperiode, beperkt in tijd en omvang – was er hierdoor een hoge zekerheid dat de functionaliteiten de problemen van de klant oplosten en gebruiksvriendelijk waren.
• Stabiliteit van de Sprint en ‘Embracing Change’ was heilig: een geplande Sprint behoudt zijn inhoud. Maar alle andere items in de Product Backlog – de ‘to do’- lijst – konden worden gewijzigd. Zo bleef het team gefocust, terwijl de klant toch kon bijsturen op basis van nieuwe inzichten in de oplossing en in de markt.
• Het hele team ging ervoor. Ze deden niet alleen het minimum (Must haves – Minimum Usable Subset), maar wilden de gebruikers een Wauw-effect geven, de ‘Could have-requirements’.
• Elk Scrum-evenement werd uitgevoerd met het specifieke doel in gedachten. En hierin bleek vooral de Sprint Retrospective zeer waardevol. Hier keken we altijd terug op het proces en ons functioneren. Dankzij die zelfreflectie leerden we snel bij en konden we bijsturen waar nodig.

Voor mijn volgende project was de keuze voor de aanpak snel gemaakt: Scrum natuurlijk. En toch werkte het niet meer zo goed… En de daarop volgende projecten ook niet. Hoe kwam dat?

Scrum: meer dan meetings

De besproken punten die het eerste project zo succesvol maakten, werden niet meer gevolgd. En toch waren we ervan overtuigd dan we Scrum werkten. De teams voerden nog steeds de Scrum-ceremonieën uit. Maar het grote verschil: ze benoemden de meetings, maar waren niet meer gericht op het doel ervan.

Sprint planning

Het doel: Aan het begin van de sprint wordt er een planning opgesteld over welke functionaliteiten ontwikkeld moeten worden tijdens de betreffende sprint. Welke stappen zijn daar voor nodig en hoeveel tijd vraagt dit? Taken worden verdeeld onder het team.

Aandachtspunt: Een sprint planning is meer dan het opstellen van een takenlijstje. Aan het einde van de planning moet concreet gemaakt zijn WAT de sprint inhoudt en HOE het team dat gaat aanpakken. Wordt de sprint-doelstelling besproken? Is de teamcapaciteit duidelijk? Hoe zal het team de oplossing bouwen? Hoe ontwerpt het team het systeem?

Daily scrum

Het doel: Elke dag vindt er een korte vergadering plaats, de ‘daily scrum’. Dit is het moment waarop elk teamlid vertelt wat ze hebben gedaan, wat hun volgende stap is en waar de uitdagingen liggen. Voorspellen ze problemen? Hebben ze extra hulp nodig? Zijn er dingen ontdekt die ook voor andere teamleden van belang zijn?

Aandachtspunt: De meeting is meer dan een korte update. Het is het moment om te kijken of de activiteiten tussen de teamleden nog gesynchroniseerd verlopen. Het is ook belangrijk om na te gaan of elke activiteit van de teamleden nog in het teken staan van de sprint goal, het uiteindelijke doel van de sprint. En loopt alles nog binnen het gehoopte tijdsschema? Zo niet, dan moet er onmiddellijk bijgestuurd worden.

Sprint

Het doel: De sprint zelf is een duidelijk afgebakend proces, uitgewerkt in een takenlijst voor het ontwikkelen van functionaliteiten. Het is beperkt in tijd en taken, met een duidelijk resultaat dat aan het einde van de sprint op tafel moet liggen.

Aandachtspunt: Het is belangrijk tijdens de sprint het algemene doel niet uit het oog te verliezen: werken naar een werkbaar tussenresultaat, zodat daarna de volgende sprint opgestart kan worden.

Werkt het team naar ‘Done’-functionaliteiten, met andere woorden: is er een concrete checklist van waaraan een functionaliteit moet voldoen om ‘klaar’ te zijn? Kan de Increment – de productverbetering die gerealiseerd is aan het einde van de sprint – in productie gaan als de klant dat zou willen? Zijn er veranderingen die de Sprint Goal in gevaar kunnen brengen?

Sprint Review

Het doel: Het product tonen dat af is. Indien nodig wordt aangegeven wat niet kon afgewerkt worden tijdens de sprint. Het is een demo van het afgeleverde sprint-product.

Aandachtspunt: Een sprint review is niet zomaar een meeting. Er kunnen belangrijke onderwerpen besproken worden die ook van belang zijn voor de volgende sprints.

Heeft de Product Owner andere stakeholders uitgenodigd? Legt het team uit met welke problemen ze zijn geconfronteerd en hoe ze deze opgelost hebben? Is de Product Backlog besproken en zijn er geplande opleveringsdatums meegegeven? Zijn er veranderingen in de markt die de oplossing kunnen beïnvloeden?

Sprint Retrospective

Het doel: Wat ging goed, wat ging niet zo goed? Elk teamlid overloopt de meevallers en de uitdagingen/problemen van zijn takenpakket. Die evaluatie is belangrijk om in de volgende sprint nog beter te kunnen presteren.

Aandachtspunt: Het is belangrijk wat gezegd wordt tijdens de sprint retrospective mee te nemen in het verdere verloop van het proces.
Is er een plan gemaakt om verbeteringen door te voeren tijdens de volgende sprint? Worden relaties tussen de teamleden en stakeholders besproken? Worden de tools besproken?

Kort samengevat:

Alles in Scrum heeft als doel de drie pijlers van empiricism te vergemakkelijken: transparantie, inspectie, aanpassing. Hoe vaker je het doorloopt, hoe korter de cycli, hoe hoger de kansen op succes. Dus als je het gevoel hebt dat Scrum niet de verwachte resultaten brengt, kijk dan terug naar deze basis.

En vergeet niet: geniet ervan!