Je informatiestromen digitaal beheren en delen

by Elke De Wit
Je informatiestromen digitaal beheren en delen

Het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen in jouw bedrijf maken dat je de bestaande informatie optimaal benut en betere resultaten boekt. Efficiëntere processen bezorgen je klanten, leveranciers, partners en medewerkers bovendien een betere ervaring met je bedrijf. Ontdek de 6 grote voordelen van digitaliseren in een document managementsysteem.

Elk bedrijfsproces een digitaal aspect

In elk bedrijf gelden een heleboel bedrijfsprocessen. Dat zijn welomlijnde activiteiten waar mensen en middelen aan te pas komen. Denk bijvoorbeeld aan de procedure om mensen aan te werven. Of om grondstoffen in te kopen, de productie en de verkoop te organiseren. Of nog: hoe ga je om met klachten van klanten? Elk bedrijfsproces heeft enerzijds een fysiek of analoog aspect: dat zijn de mensen, de machines en de producten. En anderzijds een digitaal aspect: de informatiestromen errond zoals manuals, mailwisseling, offertes en facturen. Medewerkers en machines hebben de juiste informatie nodig om aan de slag te kunnen.

Faalkost tot minimum herleiden

Als deze informatiestromen, die voor het merendeel digitaal zijn, niet goed georganiseerd zijn of in zijn geheel ontbreken, dan geeft dat inefficiënt werk en een verhoogd risico op fouten. En fouten hebben hun prijs: ze zorgen voor extra kosten, ook wel faalkost genoemd. Als je deze tot een minimum wil herleiden, is digitaliseren het antwoord.

Dit zijn de 6 troeven als je bedrijfsprocessen digitaliseert

1. Je wint tijd

Wanneer documenten digitaal op één locatie eenvoudig te vinden zijn, winnen je medewerkers kostbare tijd. Ze hoeven geen tijd te verspillen met zoeken naar documenten, kopiëren, archiveren en hebben zo meer tijd om te focussen op hun kerntaken.

2. Je spaart geld

Hoe meer je digitaliseert, hoe minder kosten je hebt aan archiefkasten, toners, papier, printers en het onderhouden van printers. Zoals je weet kan dat flink oplopen. Tel daarbij de uitgespaarde arbeidskosten voor alles wat met papierwerk en inefficiënte processen te maken heeft. Je hoeft ook geen plaats te voorzien of te huren voor een papieren archief. Ook dat levert een mooie besparing op.

3. Meer tevreden klanten

Als een klant belt, heeft je medewerker meteen de meest recente informatie voor ogen. Dat kan enkel als je klantdossiers digitaal beschikbaar zijn op één centrale plaats, een Single Source of Truth. Zo kan je vragen van klanten sneller en efficiënter afhandelen. Hetgeen je meer tevreden klanten oplevert.

4. Geen verstoring door mogelijk verlies

Belangrijke papieren documenten kan je kwijtraken, door brand, diefstal, beschadiging of onoplettendheid. Dat kan je bedrijfsvoering ernstig hinderen. Digitale documenten kan je prima bewaren en afdoend beveiligen.

5. Snelle en efficiënte processen

Met digitale workflows weten medewerkers precies wat van hen verwacht wordt. Je ziet meteen wie verantwoordelijk is, controleert en goedkeurt. Het interne proces is volledig transparant en de informatiestroom is beschikbaar voor de juiste mensen.

6. Efficiënte projectgroepen

Ook wanneer medewerkers, leveranciers en/of klanten samenwerken in een projectgroep, verloopt dat vlotter door digitalisering. Elk teamlid heeft toegang tot de informatie van het project. Je hoeft dus minder te communiceren hierover en minder documenten uit te wisselen. Het risico dat je met verschillende versies van een document aan de slag gaat, is kleiner. Tegelijk wil je grip houden op de kennis van je bedrijf. Je kan de digitale informatiestroom zo afbakenen dat je documenten, bedrijfsgeheimen of intellectueel eigendom niet op de verkeerde plaats terecht komen.

Bron: digioffice.nl

Zin in meer?

Wil je je bedrijfscontent efficiënt beheren en delen met collega’s, klanten en andere stakeholders? Je leert het in deze tweedaagse opleiding. Met veel ruimte voor vragen en eigen praktijkvoorbeelden. Concreet en direct toepasbaar.

Lees ook