Je project de baas met deze (gratis) digitale tools

by Tom Devos

Iedere project manager ligt er wel eens van wakker: ‘Waarom bestaat er nog steeds geen goed stukje software die me helpt mijn projecten te beheren?’. Helaas, de perfecte oplossing bestaat (nog) niet. Maar tegenwoordig geraak je best ver met de juiste mix van tools en processen. Na enkele jaren sleutelen toon ik graag welke aanpak en tools ik als project manager bij Intago handig vind. 

 

Work Breakdown Structure

Voor we een project opstarten staan we even stil bij het samenstellen, plannen en inschatten van dat project. Bij het zetten van de eerste stapjes naar een Work Breakdown nemen we al gauw eens XMind bij de hand, een handige én gratis mind mapping-tool waarmee je in een oogwenk structuur brengt in het hoopje chaos aan ideeën en taken.

 

Task Management

Het kloppend hart van ons project management zit vandaag in Trello. Een freemium tool waarmee je al je taken gestructureerd kan opvolgen. Je kan er zowel het ‘Scrum’- als ‘Kanban’-principe mee toepassen. Per project kan je een ‘board’/bord aanmaken waarop je verschillende ‘lists’/kolommen plaatst. In deze kolommen kan je per taak een ‘card’/kaartje plaatsen. Dat geeft iedereen meteen een duidelijk overzicht van de verschillende onderwerpen en to do’s. Het werk wordt zo heel zichtbaar.

Een Trello-kaartje bevat veel nuttige meta-informatie: de verantwoordelijke, de vervaldatum, uploads, extra informatie… en een handige log waarin je kan rapporteren wat de status van het kaartje is.

De enige imperfectie die we vandaag bij Trello nog kunnen bedenken is misschien dat je geen algemeen overzicht hebt van je persoonlijke taken over de borden heen. Maar verder slagen we erin om ons goed te organiseren. Ik heb zelfs een Trello-bordje om de taken in huis te organiseren en doe er mijn boodschappen mee via de app.

 

Communicatie binnen het team

Wie nog geen Slack heeft geïnstalleerd voor de dagelijkse werkcommunicatie, moet het zeker eens proberen. Sinds we zijn overgestapt is ons e-mailverkeer terug gelopen met 50-60%. Met Slack kan je je projecten organiseren in ‘channels’, een chatroom op steroïden als het ware.

Zo een channel biedt een ruimte voor tal van uitwisselingen tussen groepsleden. Je discussieert, deelt bestanden, foto’s, filmpjes… met het hele team. Je kan ook rechtstreeks chatten met een collega en net zoals bij de goede oude MSN Messenger aangeven of je beschikbaar bent of niet.

De echte kracht van Slack zit hem in de integraties. Zo koppel je in een oogwenk Trello e.a. aan Slack en krijg je handige notificaties van zodra er iets op je project gebeurt. Slack werkt volgens een freemium model, waardoor je gratis kan starten. Enkel indien je interessante extraatjes wil, betaal je bij.

 

Communicatie met de gebruiker

Als je project manager bent van digitale platformen zoals applicaties of websites, is het zeker de moeite waard om eens te kijken naar Intercom. Met Intercom bouw je in een mum van tijd een handige ‘support’-button in op je website, waarmee je jouw gebruikers toelaat om live the chatten met je support-team. Is er niemand beschikbaar? Dan wordt er automatisch een ticket aangemaakt ter opvolging voor als je team weer aan de slag gaat.

Wat Intercom onderscheidt van andere support-desk tools zit hem in de personalisatiemogelijkheden en de integraties. Zo weet Intercom wie je gebruiker is als hij aangemeld is in de applicatie, zo is de drempel veel lager om contact op te nemen. Intercom neemt ook achterliggende informatie mee, bijvoorbeeld vanaf welke URL de klant de vraag stelt, zodat je een probleem makkelijker kan reproduceren. Koppel het daar bovenop nog eens met je Slack en je hebt alles weer netjes op één plek gemanaged.

 

Project rapportage

De heilige graal hebben we zeker nog niet gevonden. We hebben een tijdje gewerkt met Harvest – een betalende tool – die je toelaat om op een handige manier aan time tracking te doen van je teamleden. Dit wordt in een handig projectrapport gegoten, met budgetbewaking en zelfs billing. Sinds kort hebben ze ook mooie stappen vooruitgezet met een handige capacity planning en forecasting tool.

Een jaartje geleden zijn we echter over gestapt naar een tool van Belgische makelij: Teamleader. Deze Gentse start-up focust vooral op CRM, maar bevat vandaag ook wel interessante tools voor Projectopvolging en Timesheets. Je definieert makkelijk projecten en milestones, en legt budgetten vast per milestone. Teamleden kunnen makkelijk hun prestaties registreren, waarna je als PM snel interessante rapporten kan trekken én factureren.

 

Alle puzzelstukjes in elkaar

Op zich zijn deze tools losstaand van elkaar al best van meerwaarde. De echte kracht bestaat er in om ze met elkaar te laten spreken. Zo zijn onze Trello-borden gekoppeld aan Slack, en zien we in Slack meteen een notificatie als er iemand klaar is met een taak. Of als een klant een vraag stelt in Intercom, zien we dat meteen verschijnen als een Trello-kaart. De koppeling tussen onze timesheets in Teamleader en Trello hebben we zelf gebouwd en gefinetuned. Zo geraken we elke dag een stapje dichter bij de ideale PM-tool!

 

Zin in meer?

Ik geef een sessie tijdens de dag van de projectmanager over tools voor projectmanagers aan de hand van concrete cases. Deze is helaas al volzet, maar er zijn nog tal van interessante workshops te volgen.

Lees ook