Next level projectmanagement dankzij kanban borden

by Elke De Wit
Next level projectmanagement dankzij kanban borden

Kanban is het Japanse woord voor ‘visueel bord’. Het was dan ook Toyota die deze organisatiemethode wereldwijd verspreid heeft. Met de hulp van kanban borden visualiseer je de work flow van je projecten. Ook voor teams is het een goede manier om op te volgen welke taken afgehandeld zijn, of om in één oogopslag te zien in welke fase verschillende projecten zich bevinden. Al wat je nodig hebt is een whiteboard, magneetbord, krijtmuur… en post-its of kaartjes die je makkelijk van plaats kan veranderen.

Hoe begin je eraan?

Het grote voordeel van kanban borden is dat het een heel flexibel systeem is. Je kan het eender welke vorm geven, maar het is belangrijk om goed na te denken over de structuur vooraleer je eraan begint. De eerste stap is het in kaart brengen van de verschillende processen. Denk aan de fases waarin je project opgedeeld kan worden, van idee tot afgewerkt product. Geef elke fase een duidelijke naam, zodat het voor elk teamlid duidelijk is wanneer een to-do naar de volgende kolom mag opschuiven.

Hoe bewaar je het overzicht?

Ondanks het feit dat dit een simpel systeem is, kan het al snel overingewikkeld worden. Een goede tip is om een maximaal aantal taken per kolom in te stellen. Idealiter is dit aantal to-do’s gelijk aan het aantal mensen die op het project werken. Het is dus belangrijk dat een opdracht pas naar de volgende kolom verschuift als iemand er tijd voor heeft. De enige uitzondering is als een project zich nog in de idee- of de planfase bevindt. Hier kan je een bufferkolom voorzien, waar je projecten met lage prioriteit bewaart.

Hoe bepaal je de regels?

Het is handig om voor elk individueel kanban bord de regels te bepalen. Communiceer met je teamleden, zodat iedereen dankzij het bord weet welke taken prioriteit hebben. Hiervoor kan je ook kolommen opnemen in je kanban bord, bijvoorbeeld voor taken met een deadline, voor taken die je simpelweg in chronologische volgorde uitvoert volgens het first-in-first-out-principe, en voor dringende taken. Dit genereert flexibiliteit, en zorgt ervoor dat je snel op onvoorziene obstakels kan reageren. Onthoud dat kanban borden altijd een work-in-progress zijn. Blijf je borden aanpassen aan de noden van jou en je team.

Aan de slag!

Het kan nuttig zijn om meerdere kanban borden te hanteren. Eén overzichtsbord met alle projecten om enkel en alleen de fase aan te duiden waarin ze zich bevinden, met daarnaast een bord per project waarin de verschillende processen en taken opgenomen zijn, is een goed voorbeeld. Vervolgens kan je de to-do’s aan je teamleden gaan toewijzen. Dankzij de visuele representatie is het makkelijk om de work flow op te volgen. Door in het oog te houden hoeveel tijd er per fase of per opdracht wordt besteed, kan je er zeker van zijn dat alles naar behoren verloopt. Als kolommen vol blijven, wijst dat op een knelpunt in het proces. Dit kan betekenen dat een fase meer mankracht vereist, of dat de opdracht simpelweg meer tijd in beslag neemt dan verwacht. Kanban borden lenen zich ertoe om agile te werken. Vraag je teamleden om feedback, en kanban wordt je beste vriend.

Bron: project-management.com

Zin in meer?

Wil je een nog betere projectmanager worden? Wil je tips over kanban borden, maar ook over nog zoveel meer? Tijdens de Projectmanagement Online Workshop Week zal je heel wat nieuwe ideeën en inzichten opdoen.

Lees ook