Scrum op afstand: 7 tips om jouw team optimaal aan te sturen

Op 13 maart 2020 ging ons land op slot en werd thuiswerk de regel. Gelukkig is flexibel werken bij veel Agile organisaties al vrij goed ingeburgerd, al is een volledige werkweek van thuis uit toch echt iets nieuws. ‘Hoe gaan we om met onze daily stand-ups, pitches en presentaties, retrospectives en 1-op-1 gesprekken?’ En last but not least: ‘Hoe start je een project volledig remote en zorg je voor een vlotte uitvoering?’,spookte door veel Scrum Masters hun hoofd. De quarantainetijd heeft een paar opmerkelijke effecten op het Scrum werken. Wij zetten zeven tips op een rijtje om ook op afstand dynamisch en flexibel samen te werken.

1. Zorg voor luchtigheid tijdens een call

In video calls zijn we automatisch serieuzer dan wanneer we bij elkaar aan tafel zitten. We cut the craptijdens virtuele vergaderingen. Maar voor de teamspirit en energie is het juist belangrijk om niet alleen feitelijk te zijn. We hebben elkaar nodig voor reflectie en humor, om even te kunnen ontladen. Juist daarom is het belangrijk om te starten met wat ijsbrekers. Benoem bewust zaken die niets met het werk te maken hebben: laat zien wat er in je huis hangt, vertel over wat je hebt meegemaakt die week of iets grappigs dat je zag. Het zorgt ervoor dat de meeting vanzelf iets losser wordt en daarmee draaglijker.

2. Beperk het aantal calls

Aangezien je niet even langs iemand kan lopen en de chat niet voor alles geschikt is, heb je vaker online meetings. Maar als je niet uitkijkt, heb je er teveel. Calls zijn vermoeiender dan gewone meetings: je mist de dynamiek van schetsen op een whiteboard, lopen door de ruimte of tussendoor even een koffie halen. Je mist de normale interactie met je team. Kijk daarom van tevoren goed wie er echt noodzakelijk is voor de meeting. Belast mensen niet met calls die eigenlijk niet nodig zijn. Ook handig: zet in de uitnodiging alvast een agenda, doel en gewenste uitkomst van een call. Zo kunnen medewerkers inschatten of inbellen noodzakelijk is en of ze zich moeten voorbereiden op het gesprek.

3. Maak duidelijke afspraken met je team

Gelukkig zijn veel van de scrum toolings ook online beschikbaar. Denk hierbij aan workitems en taskboards. Maar nu we allemaal van thuis uit werken, hebben de gebruikelijke omgangsvormen wellicht hier en daar wat aanpassingen nodig. Vragen die hierbij kunnen helpen zijn:

• Hoe houden we contact met elkaar? Met welke apps/toolings?
• Hoe plannen we vergaderingen in?
• Hoe laten we zien dat we beschikbaar zijn voor een belletje of een gesprek?
• Hoe werken we samen?
• Hoe gaan we om met ons digitale Kanban bord?

4. Kies voor waterscrum bij remote werken

In gewone tijden werken we het liefst volgens ‘full scrum’. Teamleden werken op die manier nauw met elkaar samen en kunnen makkelijk op elkaar inspelen. Maar in deze context is een ‘remote waterscrum’ aanpak soms beter. Daarbij gebruik je de voordelen van scrum (met events als stand-ups, reviews en demo’s) maar koppel je de design fase voor een groot deel los van de development fase. Bij de design fase betrek je een developer voor input en bij de development fase een designer voor reviews. Bij dit watervalmodel staan de disciplines daardoor goed met elkaar in contact maar werken ze iets gefaseerder. Want helaas kan je niet meer zo intensief overleggen en inchecken als op kantoor.

5. Bewaak het welzijn van je team

Op afstand is het een stuk lastiger om te checken hoe het nu écht met iedereen gaat en waar mensen op vastlopen. Probeer daarom bij een stand-up te beginnen met een rondje hoe het met iedereen gaat. Zo krijg je al snel meer grip op het team en kan je altijd apart in gesprek gaan als dat nodig is. Wees aandachtig voor ieders zorgen en noden. Zo kan de druk van een deadline of een off day op afstand zwaarder doorwegen. Wees dus bereid om de teamdynamiek aan te wakkeren en in gesprek te gaan met de klant over eventuele aanpassingen in de planning. Pols ook naar de persoonlijke voorkeur voor een call bij je medewerkers. Sommige mensen hebben behoefte aan een gezamenlijke start van de dag, anderen willen dan even alleen kunnen focussen. Daarnaast is het belangrijk om ook digitaal een feedbackmoment te organiseren. Zorg er als Scrum Master voor dat feedback rechtstreeks aan elkaar gegeven wordt en niet via de manager. En last but not least: maak tijd voor humor en ontspanning. Waarom geen online spelletje doen ter afsluiting van een vergadering?

6. Investeer meer tijd in de relatie met de PO

Op kantoor bouw je al snel een goede relatie op met de Product Ownerdoordat je veel persoonlijk contact hebt, vaak overlegt en de afsluiting van een demo viert met een drankje. Tijdens de coronacrisis hebben we sommige van onze PO’s niet eens persoonlijk mogen ontmoeten. Dat maakt het lastiger om een goede vertrouwensband op te bouwen. Ook hier is het van belang om persoonlijk contact te hebben, te praten over hoe de ander remote werken ervaart en wat er in diens leven speelt. Het team moet de Product Owner ook kunnen benaderen als een volwaardig lid van het team, niet als ‘de klant’ op afstand.

7. Zorg voor face-to- face interactie via camera

Laten we heel eerlijk zijn. Iedereen vindt de eerste paar keer videobellen ongemakkelijk. Maar de overdracht van informatie verloopt nu eenmaal effectiever en zuiverder als je de non-verbale communicatie van je collega’s meekrijgt. Vanuit scrum perspectief is vooral bij een een-op-eengesprek en retrospectieve face-to-face contact erg belangrijk. Spreek met elkaar af om deze meetings altijd met video te doen.

Kortom: wees alert voor waar jouw team tegenaan loopt en bespreek dit met hen. Overweeg ook of het gebruiken van online tools zoals Mural jullie kan helpen. Ook op afstand is Scrum ideaal om in te spelen op veranderingen. Blijf mogelijke obstakels in de gaten houden en ga samen met jouw team ‘het nieuwe normaal’ tegemoet!

Bronnen:

• https://digitalnatives.nl/magazine/5-lessen-die-we-hebben-geleerd-van-remote-scrummen
• https://www.qquest.nl/agile/wat-is-de-invloed-van-corona-op-scrum-werken/
• https://corona-desk.nl/2020/03/25/agile-werken-op-afstand/