Smart way of working bij Elia met OneNote als handige tool

by Isabel De Clercq

Elia, beheerder van het Belgische hoogspanningsnet, evolueerde naar een ‘Smart way of working’ met thuis- en flexwerk. Dan komt een tool zoals OneNote als geroepen. Dit digitaal notitieboekje verzamelt alle je aantekeningen, foto’s, tabellen en plannen in één handig document, maar bovendien: je kan dit delen met je collega’s. 

 

Kimberly De Laet, Learning & Development medewerker bij Elia: “Een keer per maand organiseren we een S&D of Stop & Develop sessie. Deze interactieve sessies zijn een aanvulling op onze standaard opleidingscatalogus. Zoals de naam het zegt, is het goed af en toe te stoppen met de day-to-day activiteiten en even de tijd te nemen om iets nieuws te ontdekken en jezelf te ontwikkelen. Zo hebben we al interactieve workshops gehouden rond o.a. story telling en de elevator pitch, een korte en krachtige presentatie waarin je iets over jezelf vertelt in 60 sec. Handig als je snel iemand moet overtuigen met enkele krachtige zinnen.”

 

Smart way of working

Kimberly: “Nu de manier van samenwerken bij Elia gewijzigd is – we zijn niet alleen fysiek geëvolueerd naar een open space, we krijgen ook de mogelijkheid om meer aan thuis- en flexwerk te doen – komt het erop aan de juiste software op de juiste manier in te zetten. Daarom vroegen we aan Kluwer om een interactieve sessie te geven over OneNote, wat perfect past in ons S&D concept.”

 

Een combinatie van methoden

Bart Van Roey, trainer bij Kluwer Opleidingen: “De vraag van de klant is natuurlijk zeer boeiend: in een kort tijdsbestek de basis-skills van OneNote aanleren zodat er op een goede, digitale manier samengewerkt kan worden. Om dit te realiseren hebben we een sterke combinatie gebruikt van de tools die we willen aanleren. Dat lijkt contradictorisch, maar dat is het niet. Er is natuurlijk nog altijd een echt trainingsmoment, maar al het materiaal zit in een speciaal hiervoor opgebouwd OneNote document en al de deelnemers worden een tijdje voor de het trainingsmoment al uitgenodigd om die OneNote te gaan gebruiken. Ze krijgen daarvoor een e-mailtje zodat het voor hen duidelijk wat er van het verwacht wordt, en hoe ze dat kunnen gaan doen.”

 

Webbinar met voor en na

Kimberly: Onder het motto “Walk your talk”, hebben we ervoor gekozen om deze sessie ook als webinar aan te bieden. Op deze manier konden onze medewerkers vanuit elke vestiging of van thuis uit deelnemen. En, omdat we weten dat één leermoment weinig blijvende invloed heeft, was er ook een voor en na ingebouwd.”

 

Drie tools gebruikt

Bart: In totaal hebben we dus drie tools gebruikt: e-mail voor de eerste uitleg en de instructies, OneNote voor de echte interactie en het doorgeven van de hand-outs, en tenslotte Skype voor Bedrijven voor de webinar versie. Dit is een zeer sterke mix, die je niet enkel kan gebruiken om OneNote te trainen, maar voor gelijk welk onderwerp. Deze werkwijze haalt onder andere zijn sterkte uit het samen leren in één (OneNote) document. Tijdens de training werd er trouwens ook veel aandacht gegeven aan de links tussen die drie programma’s. Zo kan je bijvoorbeeld een taak in OneNote ook opvolgen in Outlook.

 

Nood aan eenvoudig notitiesysteem

Koen Van Hemelrijck, Safety SPOC (single point of contact) bij Elia was vragende partij. Koen: “Als Safety SPOC kreeg ik vanuit verschillende hoeken informatie: vragen van mensen op het terrein, opdrachten van bovenaf, aanbevelingen van derde partijen die betrokken zijn bij ons veiligheidsbeleid. Ik had dus dringend nood aan een eenvoudig systeem om mijn notities te verzamelen.”

 

Ik kan OneNote niet meer missen en heb intussen mijn collega’s besmet met het virus.

Koen Van Hemelrijck

 

Laagdrempelig

Koen: “De lesgever Bart Van Roey had de training goed voorbereid en hij lokte ons onmiddellijk naar OneNote. Vooraf had hij zich al even voorgesteld in een mail en stuurde hij ons een vragenlijst in OneNote, met o.a. de vraag: waarvoor denk je OneNote te gebruiken? Zo gingen we er al mee aan de slag nog voor het webinar van start ging en ontdekten we dat OneNote heel laagdrempelig is. Tijdens het webinar toonde hij ons alle mogelijkheden van het programma. Zalig! Ik was meteen verkocht, ideaal om je notities bij te houden en te delen. Fysiek klasseren is niet mijn sterkste kant, maar met de digitale mapjes van OneNote lukt het me wonderwel.“

 

4 collega’s, 4 regio’s

Koen: “Na de training bleven er maar voordelen opduiken waardoor ik OneNote vandaag niet meer kan missen. En ik heb intussen ook mijn collega’s besmet met het virus. Met 4 collega’s die dezelfde job als ik uitvoeren op 4 verschillende plaatsen hebben we een wekelijks overlegmoment. Op mijn aansturen gebruiken we daarvoor nu OneNote. We bellen via Skype en overlopen lijn per lijn eenzelfde document. Iedereen kan erin werken. Je typt erin waar je wil. OneNote gaat echt veel verder dan Word. Je kan er tags aanhangen, schema’s, tabellen, foto’s, to do-lijstjes, de vergaderkalender … We verzamelen onze vragen voor de ploeg op het terrein, voor het management … Het werkt perfect.”

 

Verslag meteen klaar!

Koen: “Een ander groot pluspunt is dat ons verslag nu klaar is aan het einde van de vergadering. Van draft naar final lukt in enkele muisklikken. Niemand hoeft extra tijd te steken in het verslag, het is meteen gedeeld, goedgekeurd en bewaard als pdf. Buiten het werk zet ik me in voor een vzw en ook daar introduceerde ik OneNote om nota te nemen.”

 

Nazorg

Bij de sessie was ook de nazorg inbegrepen. Koen: “Toen ik pas met OneNote werkte, botste ik op een paar onduidelijkheden. Zoals hoe voeg ik een lijntje toe aan een tabel? Daarvoor mocht ik Bart via Skype contacteren en konden we mijn scherm delen. Hij leerde me gelijk een aantal handige sneltoetsen. Goed dat we daarvoor geen beslag legden op de tijd van de hele groep.”

 

Zin in meer?

Heb je interesse in een soortgelijke inhouse training waarbij je OneNote of een aantal andere handige digitale tools leert kennen én gebruiken? Contacteer dan zeker Learning Consultant Caroline Savoye

 

koen van hemelrijckKoen Van Hemelrijck startte 6 jaar terug bij Elia. De laatste 2 jaar werkte Koen in het departement Safety als Safety SPOC. Hier zie je Koen aan het woord op een veiligheidstraining voor de hulpdiensten bij Elia.

 

 

 

kimberly-de-laetKimberly De Laet vervoegde het Learning & Development team van Elia in maart 2015. Na haar studies bedrijfsbeheer, startte ze in sales om daarna resoluut te kiezen voor HR, eerst als uitzendconsulente en daarna als consultant.

 

 

 

bart-van-roeyBart Van Roey is gefascineerd door de mogelijkheden die technologie biedt om fijn en efficient samen te werken over een afstand. Bart Van Roey geeft voor Kluwer Opleidingen onder meer training in het gebruik van OneNote. Met zijn bedrijf ihop helpt hij organisaties om hun digitale werkplek te optimaliseren.

 

Lees ook