Je team ondersteunen om succesvol samen te werken

Je team ondersteunen om succesvol samen te werken
Je team efficiënt laten samenwerken om projecten tot een goed einde te brengen, hoe help je hen daarin? Trainer Dave Synaeve deelt zijn inzicht en ervaring.

Hoe laat je teams het beste van zichzelf geven, duurzaam groeien en straffe resultaten neerzetten?

Mensenkennis, alert zijn voor signalen en aanvoelen wat je team nodig heeft, vormen een belangrijke basis, volgens Dave Synaeve. Dave is ervaringsdeskundig en geeft les in deze materie. Wat gaat mensen motiveren? Waar staat je team nu en hoe kan je het werk faciliteren? Mis de 5 tips niet, naast de actuele uitdagingen en hoe omgaan met weerstand of conflict.

Wat is de basisfundering van een high performing project team?

Het vertrekpunt voor een goed geolied team is inzicht krijgen in je team: wat weet je team over het project, hoe goed zijn de teamleden op elkaar ingespeeld, wat heeft het team nodig om te kunnen werken? Een tweede fundament is duidelijk aangeven waar je naartoe wil met je team: waar staat de vlag geplant? Hoe duidelijker iedereen de why en het doel voor ogen heeft, des te meer gemotiveerd je team zich voor dit project zal inzetten.

Hoe draag je als projectleider rechtstreeks bij aan de samenwerking binnen je team?

Door na te gaan wat je team op dat moment nodig heeft. Daar zie ik een menselijke kant en een projectkant. Wat de menselijke kant betreft, kan je je afvragen wat de drive gaat geven en je mensen zal motiveren. Een handig model hierbij is bekijken in welk van deze stadia je team zich bevindt. Is het forming, norming, storming of performing? Met een gloednieuw team, dan zit je bij forming: je leert elkaar nog maar net kennen en dient uit te vissen waar de interesses en de kracht zit. Bij norming viert de dialoogcultuur hoogtij. In storming kan je ellebogenwerk tegenkomen of mensen die alles in vraag stellen. Iemand nieuw erbij kan een team ook behoorlijk door elkaar schudden. Hier is het belangrijk de zaken en rollen duidelijk te houden, te luisteren naar de feedback en de strubbelingen asap van de baan te krijgen. Is je team performing, dan kan je nagaan wat er beter kan.

Aan de projectkant is de vraag: hoe betrek ik zoveel mogelijk mensen bij het project? Vraag bijvoorbeeld naar hun mening bij de opstart: hoe zou jij het aanpakken? Er zijn altijd meerdere alternatieven om van A naar B te gaan. Zo verhoog je de gedragenheid van je project – ons project – en de motivatie om erop te werken.

Als projectleider komt een goede dosis mensenkennis zeker van pas. Je voelsprieten uitsteken en alert zijn! Een extra uitdaging omdat je bij online meetings minder zicht hebt op de lichaamstaal.
Dave Synaeve

Welke tips heb je om de samenwerking in een team snel te verbeteren?

  • Neem om te beginnen even de tijd om in te checken bij het begin van een meeting. Duik niet meteen in de agenda, vraag eerst: hoe gaat het? Of: hoe voel je je vandaag?
  • Bij een nieuw project kan je eerst polsen naar alle ideeën die leven bij je mensen over dat topic, liever dan de briefing over hen uit te storten.
  • Regelmatig je mensen zien, kort en krachtig is te verkiezen boven een maandelijkse uitputtende meeting. Zelfs als je nog niet alle info hebt, is een snellere meeting te verkiezen, bijsturen kan daarna nog.
  • Aligneren: zijn we goed bezig? Hoe doe ik het als teamleader? Hoe doet mijn team het? Gaat het project vooruit?
  • Geregeld je mensen waarderen, is een gouden tip. Neem even de tijd om hen op een creatieve manier te bedanken voor wat ze doen.

Hoe doe je dat mensen waarderen op een creatieve manier?

Dat kan heel eenvoudig en op veel verschillende manieren, bijvoorbeeld door een mailtje te sturen met je appreciatie met de baas in cc. Of gebruikers laten uitleggen waarom ze zo graag werken met het systeem dat je medewerker ontwikkeld heeft, je zal je medewerker zien stralen! De resultaten van jullie werk laten zien, levert ook een viermoment op. Ik hoorde van directeurs die bij de mensen thuis een attentie waren gaan afgeven tijdens de lockdown: succes verzekerd. Een project eindigt altijd op een feest, en tussenin feesten mag ook.

Welke remote uitdagingen heeft de projectleider?

Het komt erop aan de teamwerking te optimaliseren en de aandacht levendig te houden. Dat doe je o.a. door de online vergaderingen op te fleuren. Een eerste aanpak is de structuur van de meeting goed in de verf te zetten. Begin zoals gezegd met de check-in en praat even over alledaagse dingen: iets meegemaakt dit weekend? Wat ga je eten? Hoe doen de kinderen het? Dit is het koffiemachinemoment. Zie je vervolgens in de loop van de vergadering dat de energie wegkwijnt, las dan een pauzemoment in: even rondlopen, glaasje water halen, het raam openzetten. Het is beter te vergaderen in kortere delen, dat werkt veel efficënter. Hier kan de pommodoritechniek helpen: om de 25 min. een pauze nemen van 5 min.

Ook de tools die je gebruikt, maken het verschil. Ga niet je powerpoint delen waarbij je zelf onzichtbaar bent. Met 2 schermen werken is een nuttige, op scherm 1 zie je elkaar en op scherm 2 werk je samen in hetzelfde document. In lean forward modus is iedereen betrokken en bezig, dat helpt om na te denken. Nog een uitdaging is om geen back-to-back meetings in te plannen. Met zicht op elkaars agenda is het makkelijk om die vol te plannen. Doe dat dus niet, dat komt de gezondheid van je medewerkers niet ten goede. Ik plan bijvoorbeeld een meeting in van 10 uur tot 10.20. En de volgende meeting komt er pas om 11 uur. Zo heb ik de tijd om mijn werk van meeting 1 te verwerken, mails te lezen of te sturen en even rond te lopen. Nog een hele belangrijke als projectleider is de temperatuur meten van je team en daar de tijd voor nemen. Hoe is het met de mensen hier?

Hoe omgaan met weerstand en conflicten? Of nog beter, hoe ze te vermijden?

Weerstand en conficten laten wegebben is geen goed idee. Ik raad aan om er zeker iets mee te doen. Het start weeral met je voelsprieten uitsteken en alert zijn, als projectleider komt een goede dosis mensenkennis zeker van pas. Dat is nu wat moeilijker omdat we bij online meetings minder zicht hebben op de lichaamstaal. Als je iets verontrustend hoort in een meeting, kom er dan zeker op terug, bij voorkeur in een persoonlijk gesprek. Probeer de oorzaak van de weerstand of de breuk te achterhalen. Druist het in tegen wat de teamleden belangrijk vinden? Doet het afbreuk aan werk dat ze eerder verricht hebben? Misschien kan het helpen meer informatie te geven over het waarom en het doel.

Bron: ZigZagHR

Zin in meer?

NCOI LEARNING organiseert meer dan 200 projectmanage-menttrainingen voor meer dan 1900 professionals per jaar. Met een breed aanbod van basisopleidingen tot verdiepings-modules, van klassiek tot agile project management, van ge-certifieerde methoden als PRINCE2® en Scrum tot het ont-wikkelen van je eigen methodologie. Ontdek onze opleidingen.

Biografie

Mensen motiveren en warm maken voor projecten, is het stokpaardje van Dave Synaeve. Met meer dan 10 jaar ervaring als projectleider in IT en de medische sector en als eventorganisator van de Vlaamse JO, een award voor de beste Vlaamse Jonge Ondernemer, is Dave geboeid door teams faciliteren en brainstorms in goede banen leiden.

Dave is gecertificeerd in Agile PM, Prosci ADKAR, Open Space Agilty en ActeeChange. Daarnaast zet Dave zich in als vrijwilliger voor CoderDojo, waar hij kinderen leert programmeren. Daaruit steekt hij heel wat bruikbaars op voor zijn professionele lesgeven.

Auteur

't Zomert bij NCOI Learning

Zomeropleidingen

Chill stand is geen stilstand. Keer opgeladen met nieuwe vakkennis (en AirPods*) terug naar het werk na een ontspannen en leerrijke vakantie. Kies uit meer dan 50 opleidingen en boek je zomeropleiding nu!

Zomeropleidingen

Ontdek het aanbod

Online leerreizen

Ontdek de nieuwste vorm van e-learning. Kies uit opleidingen over leadership, professionele vaardigheden of veerkracht. Leer bij waar en wanneer jij wil! Voor een unieke online leerervaring die blijft nazinderen.

Online leerreizen

Ontdek het aanbod

De Zomer van M&D

Een ruim aanbod aan juridische en juridisch-fiscale webinars en seminaries gespreid over juli en augustus.

Lees ook

Nieuws per domein

Meest gelezen

Let's connect