Continu verbeteren. Het is een must-do bij elke serieuze projectmethodologie en bij elk Agile framework. Maar merk jij soms dat verbeteren moeilijker gaat in drukke periodes? Of heb je het gevoel dat je projecten of teams niet meteen beter worden van je acties? Dan zetten we jou graag op weg met vier tips om succesvol te verbeteren.
1. Plan een vast moment in
Gewoontes zijn moeilijk aan te leren en makkelijk te vergeten. Om van aandacht voor verbetering een echte gewoonte te maken, is het belangrijk om een kader te scheppen. Plan iedere week een moment in, alleen of met je team. Maak dit focustijd, zorg dat er geen andere afspraken worden gepland en leg na zo’n moment ook het resultaat vast. Wanneer je Scrum gebruikt, is zo’n moment automatisch gepland aan het einde van een sprint. Maar ook dan moet je erover waken dat dit niet wordt overgeslagen als het druk wordt.
2. Meet jullie acties
Wanneer je goed aan het Scrummen bent, maak je na iedere sprint tijd voor een retrospective. Daarbij is het belangrijk om terug te kijken op verbeteracties die je voorzien had. Is er al iets veranderd? Hebben jij en je team meer tijd nodig om het resultaat te behalen? Wanneer je hier niet bij stil staat, blijf je vaak met halve verbeteracties zitten. Zo krijg je als team het gevoel dat het weinig oplevert en dat is nefast voor de motivatie. Bovendien krijg je door het resultaat te meten ook weer input voor nieuwe verbeteringen. En niet onbelangrijk: het is een gelegenheid om jullie successen te vieren!
3. Gun jezelf tijd
Verbeteringen zijn veranderingen en die vragen tijd, de ene al meer dan de andere. Het verbeteren van processen, producten en diensten mag dan wel een continu proces zijn, het gebeurt stapsgewijs. Het is dus belangrijk om een verbetering te laten verankeren en te evalueren voor je een volgende verbetering doorvoert. Die rustpunten zijn belangrijk voor jou en je team.
4. Verbeter effectief én efficiënt
Wat probeer je eigenlijk te verbeteren? Wil je processen effectiever of efficiënter maken? Het is belangrijk om het verschil te kennen en op het juiste moment voor de juiste ‘E’ te kiezen. Ga na of een proces vandaag oplevert wat het moet opleveren en of het wordt uitgevoerd met de minst mogelijke middelen en de grootst mogelijke snelheid. Zorg eerst voor een effectief proces, dan pas heeft een efficiëntieverbetering echt zin. Want wanneer je 100 % efficiënt op het foute inzet, creëer je 0 % waarde.
Bron: sugar-me.be
Met deze vier tips ben jij klaar om samen met je team processen te verbeteren. Neem kleine stapjes, zorg voor de juiste veranderingen en meet je resultaten. Wil je graag de uitdaging aangaan? Ga naar ‘Dag van de Projectmanager‘ en leer hoe je optimaal jouw team en het proces begeleidt.
Zin in meer tips? Neem een kijkje tussen onze andere artikels over IT & Projectmanagement.
